Vertrag klar regeln: Wer muss Ihren Auftrag ausführen
Als Datenschutzbeauftragter sind Sie verpflichtet, alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen, um auch bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern ein Höchstmaß an Datenschutz zu gewährleisten. Ein typisches Beispiel aus dem Betriebsalltag ist die Wartung der EDV-Anlagen in Ihrem Unternehmen.
Geben Sie sich nicht mit der allgemeinen Zusage des Dienstleisters zufrieden, dass er das Datengeheimnis wahrt. Lassen Sie sich von ihm schriftlich bestätigen, dass er für die Wartungsarbeiten nur solche Mitarbeiter einsetzt, die auf das Datengeheimnis verpflichtet sind. Bestehen Sie darauf, dass Sie eine Kopie der Verpflichtungserklärung dieses Mitarbeiters erhalten. Nehmen Sie diese Kopie zu den Vertragsunterlagen.
Und ebenfalls ganz wichtig: Klären Sie vertraglich, ob Ihr Dienstleister den Auftrag mit eigenen Mitarbeitern ausführen muss oder auch Subunternehmer einsetzen darf. Schließlich sind Wartungsarbeiten an der EDV-Anlage Ihres Unternehmens Vertrauenssache.
Wenn Sie den Dienstleister verpflichten, dass er ausschließlich eigene Mitarbeiter einsetzen darf, bietet sich folgende Regelung an:
Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Einschaltung von Subauftragnehmern durch den Auftragnehmer ausgeschlossen ist. Der Auftragnehmer erklärt ausdrücklich, diesen Auftrag nicht durch Dritte ausführen zu lassen.
Soll der Dienstleister dagegen berechtigt sein, den Auftrag gegebenenfalls auch durch einen Subunternehmer ausführen zu lassen, kommt folgende Formulierung in Betracht:
Die Einschaltung eines Subunternehmers bedarf der vorherigen schriftlichen Genehmigung durch den Auftraggeber. Der Auftragnehmer hat in diesem Fall vertraglich sicherzustellen, dass die vereinbarten Regelungen auch gegenüber Subunternehmern gelten. Er hat die Einhaltung dieser Pflichten regelmäßig zu überprüfen.
Weitere aktuelle Praxistipps und Informationen für den Datenschutzbeauftragten im Unternehmen finden Sie in „Datenschutz aktuell“ .
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