Aufbewahrung von Gesundheitsdaten: Dieses Urteil zeigt Ihnen, wie es funktionieren kann
Es gibt wohl kaum einen Ort, an dem Informationen über einen Arbeitnehmer so gebündelt vorliegen, wie in seiner Personalakte. Egal, ob Beurteilungen, Beförderungen oder Gehaltsanpassungen, alle wesentlichen Veränderungen im Arbeitsleben eines Beschäftigten sind dort dokumentiert. Darüber hinaus finden sich dort
auch besondere Arten personenbezogener Daten im Sinne von § 3 Abs. 9 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Diese besonders sensiblen Informationen brauchen besonderen Schutz, was beispielsweise bei Informationen zum Gesundheitszustand leicht nachzuvollziehen ist. Bestimmt haben Sie sich diesbezüglich auch schon einmal gefragt, wie Sie als Datenschutzbeauftragter einen möglichst umfassenden Schutz gewährleisten können. Schließlich muss nicht jeder Mitarbeiter der Personalabteilung zur Erfüllung seiner Aufgaben auf solche Informationen Zugriff haben.
In einem vor Kurzem veröffentlichten Urteil geben Ihnen die Richter des Bundesarbeitsgerichts höchstpersönlich einen Tipp für die praktische Umsetzung im betrieblichen Umfeld.
Dieser Fall wurde entschieden Der Beschäftigte eines Luftfahrtunternehmens hatte ein Alkoholproblem, welches er allerdings bewältigen wollte. Hierzu bekam er vom Rentenversicherungsträger eine Kur von 16 Wochen genehmigt. Weil er glaubte, 4 Wochen würden auch ausreichen, informierte er zunächst nicht den Arbeitgeber über sein Vorhaben. Nach 2 Wochen stellte er schließlich fest, dass er wohl doch die 16 Wochen brauchte, und informierte seinen Vorgesetzten über den Sachverhalt. In diesem Zusammenhang bat er um vertrauliche Behandlung. Der Vorgesetzte informierte schriftlich die zuständige Personalabteilung, welche sich der Sache annahm. In der Folge kam es zum Schriftwechsel zwischen der Personalabteilung und dem Beschäftigten, in dem auch auf die der Kur zu Grunde liegende Erkrankung hingewiesen wurde.
Dass all diese Schreiben in der Personalakte zu finden waren, missfiel dem Beschäftigten. Dieser war der Ansicht, dass ihn die Schreiben zukünftig bei internen Stellenausschreibungen ungerechtfertigt benachteiligen würden. Daher schaltete er zunächst seine Gewerkschaft ein, welche schriftlich die Entfernung der Schreiben forderte, natürlich auch unter detaillierter Schilderung des Alkoholproblems. Die Personalabteilung war hingegen der Ansicht, die Schreiben zu Recht in die Akte aufgenommen zu haben. Folgerichtig nahm sie das Schreiben der Gewerkschaft ebenfalls in die Personalakte auf.
Der Beschäftigte wollte sich mit dieser Handhabung nicht abfinden und klagte durch die Instanzen. In 2. Instanz kam das Hessische Landesarbeitsgericht zu dem Urteil, dass einige der Schreiben gesondert aufzubewahren seien. Dieses Urteil passte aber weder dem Beschäftigten noch der Personalabteilung. Beide gingen in Revision, weshalb sich nun die Richter des Bundesarbeitsgerichts der Sache annehmen mussten.
In ihrer Entscheidung vom 12.9.2006 (Az. 9 AZR 271/06) gaben die Richter dem Beschäftigten Recht. Die bislang einfach in der Personalakte abgehefteten Schreiben sind gesondert aufzubewahren. Diese Verpflichtung des Arbeitgebers ergebe sich aus § 611 BGB in Verbindung mit §§ 12, 862, 1004 BGB. Eine ungeschützte Aufbewahrung der Dokumente in der Personalakte stellt eine Verletzung des Persönlichkeitsrechts dar.
Zwar hat der Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse an der Vollständigkeit einer Personalakte. Allerdings folgt daraus nicht das Recht, alle Dokumente ungeschützt abheften zu dürfen. Personalakten können auch besonders sensible Daten enthalten, die eines besonderen Schutzes bedürfen. Insofern muss auch gewährleistet werden, dass eine zufällige Kenntnisnahme durch Unberechtigte ausgeschlossen ist.
Wie der Arbeitgeber dies bewerkstelligt, bleibe diesem überlassen. Das könne beispielsweise durch die Führung besonderer Gesundheitsakten erfolgen oder durch die Verwendung von verschlossenen Briefumschlägen, welche nur von der Personalleitung geöffnet werden dürfen.
Weisen Sie auf das Urteil hin Als Datenschutzbeauftragter sollten Sie Ihre Geschäftsleitung bzw. die Leitung Ihrer Personalabteilung auf die Sichtweise des Bundesarbeitsgerichts hinweisen. Fragt man Sie dann Rat suchend, ob man die Vorgaben wirklich umsetzen muss, dann sollten Sie freundlich darauf hinweisen, dass es in der Verantwortung der Geschäftsleitung liegt, wie man rechtliche Vorgaben im eigenen Unternehmen umsetzt. Bemühen Sie in diesem Zusammenhang ruhig den alten Spruch: „Vor Gericht und auf hoher See ist man in Gottes Hand“.
Diese Meldung entspricht unter Umständen nicht mehr dem neuesten Stand.
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