Die richtige Vorbereitung ist das A und O für den Erfolg einer Betriebsversammlung. Das gelingt Ihnen mit folgenden Tipps:
Wie bereits erwähnt, müssen Sie als Betriebsrat 4 ordentliche Betriebsversammlungen jährlich abhalten (§ 43 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)). Um möglichst viele Kollegen zu erreichen, sollten Sie diese Termine direkt am Anfang des Jahres festlegen. So wissen alle Kollegen bereits frühzeitig Bescheid und können sich die Termine freihalten.
Als Betriebsrat sind Sie eigentlich nicht verpflichtet, die Termine mit Ihrem Arbeitgeber abzusprechen. Es ist dennoch ratsam, dies zu tun. Auch, wenn die Betriebsversammlung vorwiegend Ihnen und Ihren Belegschaftskollegen ein Austauschforum bietet, sollten Sie sich als Betriebsrat auch im Hinblick auf die Betriebsversammlung für eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Ihrem Arbeitgeber einsetzen. Passt ihm ein von Ihnen vorgesehener Termin nicht, sorgen Sie unter Umständen bereits vor der Versammlung für unnötigen Ärger.
Hin und wieder kommt es vor, dass Ihr Arbeitgeber im Zusammenhang mit der Terminierung auch die Dauer der Betriebsversammlung festlegen will. Darauf müssen Sie sich nicht festnageln lassen.
Ihre anberaumte Betriebsversammlung ist erst beendet, wenn alle Themen, Berichte und Wortmeldungen beendet sind. Das gilt vor allem, wenn noch Punkte auf der Tagesordnung offen sind.
Achtung: Können Sie eine Betriebsversammlung nicht während der Arbeitszeit sinnvoll abschließen, können Sie die Fortsetzung der Versammlung für den nächsten Tag während der Arbeitszeit festlegen (Landesarbeitsgericht (LAG) Baden-Württemberg, 5.5.1982, Az. 2 Sa 122/81).
Legen Sie den Termin für eine Versammlung – gerade, wenn es um komplexe Angelegenheiten geht – in die erste Tageshälfte.
Ihr Arbeitgeber ist grundsätzlich verpflichtet, Ihnen einen Raum für die Betriebsversammlung innerhalb des Betriebs zur Verfügung zu stellen. Sind die Räumlichkeiten in Ihrem Unternehmen allerdings nicht geeignet, können Sie auch einen Raum anmieten. Die Kosten dafür muss Ihr Arbeitgeber tragen.
Der Einladung zu einer Betriebsversammlung muss stets die Tagesordnung beiliegen. Deshalb sollten Sie diese vorher festlegen. Das ist zum Teil einfach. Denn einige Punkte, die auf die Tagesordnung gehören, stehen von vornherein fest.
Darüber hinaus sollten Sie je nach Situation im Betrieb überlegen, ob Sie einen Referenten zu einem bestimmten Thema hinzuziehen. Das bietet sich immer an, wenn aktuell ein Thema in Ihrem Betrieb diskutiert wird, das für Sie und Ihre Kollegen von Wichtigkeit ist.
Zudem sollten Sie, sofern Sie im zurückliegenden Quartal Betriebsvereinbarungen mit Ihrem Arbeitgeber abgeschlossen haben, diese kurz präsentieren.
Eine Tagesordnung könnte deshalb um die folgenden Punkte ergänzt werden:
Die Reihenfolge, in der die einzelnen Punkte auf der Tagesordnung auftauchen, sollte der Dramaturgie, der Aktualität und der Wichtigkeit folgen. Planen Sie zudem nach jedem Tagesordnungspunkt ausreichend Zeit für Diskussionen ein.
Als Betriebsrat laden Sie Ihre Kollegen zur Versammlung ein (§ 43 Abs. 1 Satz 1 BetrVG). Dazu müssen Sie in einer Betriebsratssitzung einen entsprechenden Beschluss fassen. Und es muss eine Einladung an die in Ihrem Betrieb vertretene Gewerkschaft und etwaige Sachverständige gehen.
Die Einladung sollten Sie so rechtzeitig verschicken, dass alle Teilnehmer Gelegenheit zur Kenntnisnahme, Teilnahme und zur sachgerechten Vorbereitung erhalten.
Bei der Anberaumung einer regelmäßigen Betriebsversammlung sollte die Einladung spätestens 2 Wochen vor dem Termin ausgesprochen werden. Je nach Ihren betrieblichen Verhältnissen kann aber auch eine längere Einladungsfrist erforderlich sein (LAG Düsseldorf, 11.4. 1989, Az. 12 TaBV 9/89).
Grundsätzlich sind Sie nicht an eine bestimmte Form gebunden. Aus der Einladung sollten demnach bestimmte Inhalte hervorgehen wie der Ort, die Zeit sowie die Tagesordnung.
Um auch tatsächlich alle Kollegen zu erreichen, verschicken Sie die Einladungen am besten per Hauspost. Die Kollegen aus dem Außendienst und die Telearbeitnehmer schreiben Sie mit der Post an. Zudem sollten Sie die Einladung am Schwarzen Brett aushängen und ins Intranet stellen.
