Das sollten Sie bei der Einladung zur Frauenversammlung bedenken

Zunächst einmal stellt sich die Frage, welche Frauen einzuladen sind und wie Sie an die Adressen kommen. Die Personalverwaltung müsste auch über die Adressen der beurlaubten Beschäftigten verfügen. Nehmen Sie Kontakt mit ihr auf.

Klären Sie mit der Personalverwaltung, ob die Einladung per Post oder E-Mail erfolgen soll. Und ob Sie die Einladungen verschicken oder aber die Personalverwaltung.

Meine Empfehlung: Verteilen Sie die Einladung selbst in der Dienststelle

Wenn Sie die Möglichkeit haben, laden Sie Ihre Kolleginnen persönlich ein, bzw. übergeben Sie die Einladungen selbst. Dies wird aber nur in kleinen Dienststellen sinnvoll sein. Über­legen Sie hier, ob sich der Zeitaufwand lohnt.

Der Einladungstext ist das A und O! Gestalten Sie ihn möglichst ansprechend

Besondere Mühe sollten Sie sich mit dem Einladungstext geben; letzt­lich wird dieser den Frauen Appetit machen, die Frauenversammlung zu besuchen oder eben auch nicht. Wecken Sie das Interesse und die Neugierde Ihrer Kolleginnen mit einem interessanten inhaltlichen The­ma, aber auch mit einer „peppigen“ Aufmachung.

Achten Sie auf eine persönliche Ansprache

Bei der Formulierung des Einladungstextes sollten Sie darauf achten, eine persönliche Ansprache zu wählen, sodass sich Ihre Kolleginnen auch tatsächlich angesprochen fühlen. Schreiben Sie nicht zu gestelzt, sondern bleiben Sie in Ihrer Sprache eher „volksnah”.

Formulieren Sie Ihr Thema ansprechend

Welches Thema Sie der Frauenversammlung geben, hängt natürlich eng damit zusammen, welche Ziele Sie mit der Versammlung verfolgen. Wollen Sie beispielsweise über Neues informieren, so ist es wichtig, das „Neue“ richtig zu verpacken.

Ist Ihr Thema z. B. die Reform des Gleichstellungsgesetzes, überlegen Sie, was die Frauen in Ihrer Dienststelle von diesen Informationen haben und welche Themen sie besonders ansprechen könnten. Dem­entsprechend sollten Sie den Titel des Hauptvortrags formulieren.

Meine Empfehlung: Orientieren Sie sich thematisch an der Zielgruppe

Wählen Sie als Titel des Hauptvortrags eher „Welche Vorteile haben Sie als Mitarbeiterinnen von der Reform des Gleichstel­lungsgesetzes?“, und nicht etwa „Die Reform des Gleichstel­lungsgesetzes im Jahr 2017“.

Themen der Frauenversammlung

Nach meiner Erfahrung eignen sich Themen wie

• „Ihre Rechte als Teilzeitarbeitende“,
• „Pflege von Angehörigen“ oder
• „Vorsorge für Ihr Alter“

sehr gut als Referat für eine Frauenversammlung.

Erbitten Sie eine Rückmeldung zur Teilnahme an der Frauenversammlung

Bitten Sie um eine Rückmeldung, ob die Eingeladene an der Frauenver­sammlung teilnimmt; das gibt Ihnen mehr Planungssicherheit. Geben Sie hierbei den Termin vor, bis wann die Zu- oder Absage erfolgen soll.

Meine Empfehlung: Rückmeldetermin muss Umplanungen zulassen

Achten Sie darauf, dass der Termin Sie nicht in Zeitschwierig­keiten bringt, falls die Rückmeldung deutlich macht, dass Sie Ihre Planungen umstellen müssen. Planen Sie hier großzügig.

Bei Ihrem Rückmeldewunsch sollten Sie deutlich machen, dass Sie nur eine Rückmeldung erwarten, wenn die Kollegin nicht teilnehmen wird, und ansonsten von der Teilnahme ausgehen.

Der Vorteil bei dem Wunsch nach einer Rückmeldung für den Fall der Nichtteilnahme an der Frauenversammlung ist der, dass so einige Kol­leginnen teilnehmen werden, da sie sich ansonsten abmelden müssten. So könnten Sie die Teilnehmerinnenzahl steigern.

Meine Empfehlung: Erwarten Sie nicht zu viel von der ersten Frauenversammlung!

Gerade wenn eine Frauenversammlung in Ihrem Hause noch nicht etabliert ist, sollten Sie nicht erwarten, dass die Teilneh­merinnenzahl sehr hoch ist. Es braucht eine gewisse Zeit, bis sich bestimmte Veranstaltungen im Hause etabliert haben. Geben Sie sich diese Zeit!

Ein Einladungsschreiben könnte folgendermaßen strukturiert sein:

Übersicht: Gliederung Einladungsschreiben zur Frauenversammlung

Formulieren Sie Ihr Einladungsschreiben einfach und gut verständlich

Da das Textverständnis und auch der Bildungsgrad der Beschäftigten in Ihrer Dienststelle recht unterschiedlich sein können, sollten Sie darauf achten, dass Ihr Text gut verständlich ist und in einfacher Sprache gehalten wird. Auch dies wird Ihre Kolleginnen eher ansprechen als ein formell gehaltener Text in Amtsdeutsch.

Meine Empfehlung: Formulieren Sie möglichst kurze Sätze

Vermeiden Sie lange Schachtelsätze, die mehrfach gelesen werden müssen, um sie zu verstehen. Bitten Sie eine Kolle­gin, Ihr Einladungsschreiben gegenzulesen und Ihnen hierzu Feedback zu geben.

Folgende Musterschreiben können Sie als Vorlage für Ihre Einla­dung zur Frauenversammlung nutzen.

Muster-Schreiben: Einladung zur Frauenversammlung