Datenschutz im Büroalltag: Das sollten Ihre Mitarbeiter beachten

Datenschutz fängt bei Alltäglichem an. Das gilt besonders für die Arbeit im Büro. Sicherlich kennen viele Ihrer Mitarbeiter die einfachsten Regeln, doch im Alltag wird man schnell nachlässig. Deswegen: Nutzen Sie die folgende Formulierung, um diese wieder zu täglich neu gelebtem Datenschutz zu animieren.

• Geben Sie Ihre Kennungen und Passwörter nie an andere Personen weiter!
  
• Nutzen Sie sichere Passwörter! Nutzen Sie also keine Namen von Ehepartnern, Haustieren oder Ihr Geburtsdatum. Idealerweise nutzen Sie Passwörter in denen Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen (*,#,§,$,%,&) vorkommen. Nutzen Sie folgenden Passworttrick: Aus der Liedzeile „Sieben Fässer Wein können manchmal die Rettung sein“ kann man folgendes Passwort generieren:7FWkmdRs#. Schreiben Sie Ihr Passwort niemals auf.
  
• Wechseln Sie spätestens alle 90 Tage Ihre Passwörter.
  
• Bei längerer Abwesenheit: Sperren Sie Ihren Rechner und verschließen Sie die Tür!
  
• Lassen Sie keine Akten und Unterlagen offen liegen!
  
• Nehmen Sie sich Abteilungs-/Betriebsfremden an! Begegnen Sie in Ihrer Abteilung oder auf dem Flur einer Ihnen unbekannten Person, dann fragen Sie nach deren Namen und zu wem sie möchte. Begleiten Sie die Person bis zum genannten Kollegen.
  
• Geben Sie Informationen nicht telefonisch heraus! Kennen Sie den Anrufer und dessen Berechtigung, dann können Sie auch einmal eine Information am Telefon geben. Handelt es sich um eine unbekannte Person von außerhalb des Unternehmens, dann sollten Sie grundsätzlich auf eine schriftliche Anfrage per Fax bestehen.
  
• Adressieren Sie Hauspostumschläge richtig! Wenn vertrauliche Informationen (z.B. Zeugnisse, Lohnsteuerkarten, Gehaltsabrechnungen, Krankmeldungen) per Hauspost verschickt werden sollen, dann achten Sie bitte darauf, dass Sie den Umschlag richtig adressieren und fest verschließen. Nur wenn neben dem Empfängernamen auch der Vermerk „persönlich/vertraulich“ zu lesen ist, darf der Hauspostumschlag auch nur vom Empfänger geöffnet werden. Fehlt der Zusatz, dann darf der Umschlag auch von allen anderen Mitarbeitern der Abteilung geöffnet werden. Dies liegt bei vertraulichen Inhalten sicherlich nicht im Interesse des Empfängers.
  
• Installieren Sie keine selbst beschaffte Hard- und Software!“