16.05.2010

Neues zu Ihrer Personalakte – das sollten Sie wissen – Teil 1

Über die Führung von Personalakten gibt es immer wieder Streit. Hier lesen Sie das Wichtigste zu diesem Thema:

1. Ein Arbeitgeber ist nicht zur Führung von Personalakten verpflichtet. Bewahrt er allerdings Schriftstücke, Urkunden und ähnliches auf, wird sehr schnell aus dieser Aufbewahrung einer Personalakte. Es kommt also nicht darauf an, ob Ihr Arbeitgeber seine Sammlung als „Personalakte“ bezeichnet oder nicht.  
2. Personalakten dürfen nur Informationen enthalten, die Ihr Arbeitgeber rechtmäßig erworben hat. Außerdem muss ein sachliches Interesse des Arbeitgebers bestehen. Nach dem Datenschutzgesetz gilt der Grundsatz der Datensparsamkeit. Es darf nur das aufgenommen werden, was unbedingt erforderlich ist. Hierzu gehören beispielsweise

  • Bewerbungsunterlagen,
  • Zeugnisse,
  • Beurteilungen,
  • Beförderungen,
  • Abmahnungen,
  • Angaben zu Sozialversicherungen,
  • Lohn- und Gehaltspfändungen,
  • Arbeitsvertrag,
  • Altersteilzeitvertrag.

3. Ihr Arbeitgeber hat den Datenschutz zu wahren. Nicht jeder Mitarbeiter der Personalabteilung darf Einsicht nehmen. Krankheitsdaten müssen besonders geschützt werden. Sie sind beispielsweise in einem verschlossenen Umschlag ebenfalls zur Personalakte zu nehmen. Die Akten sind auf jeden Fall zu schützen.

4. Sie haben einen Anspruch auf Entfernung der Dokumente, die nicht in die Personalakte gehören. Wichtig wird das in der Praxis immer bei berechtigten Abmahnungen. Auch diese müssen nach einem bestimmten Zeitablauf entfernt werden. Im Regelfall sind es 2 Jahre.

5. Sie haben ein Recht, Ihre Personalakte einzusehen. Geregelt ist das in § 83 Betriebsverfassungsgesetz. Dieser Paragraph gilt aber auch in Betrieben, in denen kein Betriebsrat existiert. Sie können das Einsichtsrecht jederzeit und ohne Begründung ausüben. Weigert sich Ihr Arbeitgeber, können Sie Ihr Recht auch einklagen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, ein Betriebsratsmitglied zur Akteneinsichtnahme mitzunehmen. Bei der Einführung von Personalfragebögen, die dann in die Personalakte geheftet werden, hat Ihr Betriebsrat mitzubestimmen. Kommt eine Einigung über den Inhalt nicht zustande, entscheidet die Einigungsstelle. Gleiches gilt, wenn der Arbeitgeber erstmalig schriftliche Arbeitsverträge einführen will.

Fazit: Nehmen Sie das Recht auf Einsichtnahme in Ihre Personalakte oder in Ihre digitale Personalakte wahr. Nur dann wissen Sie, welche Daten Ihr Arbeitgeber über Sie speichert!


Morgen lesen Sie noch mehr zu diesem Thema in Teil 2 und 3 meines Blogs.

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