Wie lange ist Ihr Arbeitgeber zur Aufbewahrung Ihrer Personalakten verpflichtet? Und noch wichtiger: Wie lange ist er dazu berechtigt? Das Aufbewahren von Personalakten ist keine generelle Pflicht. Ihr Arbeitgeber darf grundsätzlich sämtliche Unterlagen sofort vernichten – unabhängig davon, ob es sinnvoll ist oder nicht.
Grenzen werden ihm allerdings durch Gesetze und Verordnungen gesteckt. Handelt es sich bei den Personalunterlagen um Buchungsbelege, darf Ihr Arbeitgeber diese erst nach 10 Jahren vernichten. Da die Personalakten regelmäßig für die Besteuerung von Bedeutung sind, dürfen Sie frühestens nach 6 Jahren vernichtet werden. Dies muss jedoch nicht für die gesamte Personalakte gelten.
5 Jahre sind Unterlagen nach § 165 Abs. 4 SGB VII aus der gesetzlichen Unfallversicherung, die für Beitragsrechnungen wichtig sind, aufzubewahren.
Es gibt auch kürzere Fristen. So sind Akten nach dem Arbeitszeitgesetz 2 Jahre aufzubewahren, Akten nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz und dem Mutterschutzgesetz 2 Jahre nach der letzten Eintragung und Meldungen an die Sozialversicherungsträger nach dem SGB IV bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres.
Ein Arbeitgeber ist also gut beraten, wenn er insgesamt die Personalakten 10 Jahre aufbewahrt.
Nun gibt es aber auch noch das Bundesdatenschutzgesetz. Im § 3 a sind die Grundsätze der Datenvermeidung und der Datensparsamkeit festgelegt. Es sollen so wenig wie möglich personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet oder genutzt werden. Vor allem personenbezogene Daten sind zu anonymisieren oder pseudonymisieren, soweit dies nach dem Verwendungszweck möglich ist. Werden Ihre personenbezogenen Daten also nicht mehr benötigt, sind sie zu anonymisieren oder zu pseudonomysieren oder zu löschen. Fragen Sie einmal in Ihrem Betrieb nach, ob dies mit Daten ausgeschiedener Mitarbeiter geschieht. Allenfalls wird nach einer gewissen Zeit die Personalakte vernichtet. EDV-Daten werden in den seltensten Fällen gelöscht.
Fazit: Eine generelle Pflicht zur Aufhebung Ihrer Personalakten hat Ihr Arbeitgeber nicht. Im Regelfall wird er diese 10 Jahre aufbewahren, darauf verlassen können Sie sich allerdings nicht. Außerdem hat er die nicht benötigten Daten zu vernichten.
