Für einen Mandanten habe ich 1998 ein Kündigungsschutzverfahren gegen seinen Arbeitgeber geführt. Nun kam er wieder und teilte mit, dass er noch immer bei der Firma beschäftigt sei. Er habe seine Personalakte eingesehen. Das alte Urteil sei noch immer darin enthalten. Er habe seinen Arbeitgeber gebeten, dieses Urteil aus der Personalakte zu entfernen und zu vernichten. Schließlich müssten Abmahnungen auch nach einer gewissen Zeit entfernt werden. Der Arbeitgeber hat sich aber geweigert. Muss die alte Prozessakte teilweise vernichtet werden?
Die Prozessakte muss nicht vernichtet werden. Werden Personalakten geführt, dürfen diese nur Angaben mit einem Bezug zum Arbeitsverhältnis enthalten.
Enthält Ihre Personalakte unrichtige Angaben oder Unterlagen mit falschem Inhalt, so haben Sie einen Anspruch auf eine Berichtigung. Ihr Arbeitgeber hat diese Unterlagen dann aus den Personalakten zu entfernen. Das ist genau bei Abmahnungen der Fall. Abmahnungen sind nach einem bestimmten Zeitablauf aus der Personalakte zu entfernen. Im Regelfall ist dieses spätestens nach 3 Jahren der Fall, es sei denn, es geht um wirklich schwerwiegende Vertragsverletzungen.
Bei anderen Unterlagen gilt dies aber nicht. Da das arbeitsgerichtliche Urteil aus dem Jahr 1998 einen Bezug zum Arbeitsverhältnis hat und inhaltlich keine Unwahrheiten enthält, hat ein Arbeitnehmer also keinen Anspruch auf Entfernung eines solchen Urteils.
Wichtig: Sie haben ein Recht, Einsichtnahme in Ihre Personalakte zu nehmen. Dieses ergibt sich aus § 83 des Betriebsverfassungsgesetzes. Dieses Einsichtnahmerecht gilt auch in Betrieben, in denen kein Betriebsrat besteht.
Allgemeine Aufbewahrungsfristen gibt es nicht für die Personalunterlagen. Grundsätzlich sind sie so lange aufzubewahren, wie noch mit Ansprüchen des Arbeitnehmers zu rechnen ist. Allerdings muss Ihr Arbeitgeber besondere gesetzliche Aufbewahrungsfristen nach den Steuer- und Handelsgesetzen beachten, wenn sich in den Personalakten Quittungsbelege über gezahlten Arbeitslohn oder übrige für die Besteuerung maßgebliche Lohnberechnungsunterlagen befinden. Dann muss Ihr Arbeitgeber die Unterlagen 10 Jahre aufbewahren.
Tipp: Nehmen Sie regelmäßig Einsichtnahme in Ihre Personalakte!
