Bewerbungen per E-Mail werden zu Recht immer beliebter. Unternehmen müssen diese Bewerbungen nicht erst einscannen, haben Bewerbungen eher auf dem Tisch und können sie innerhalb des Unternehmens an die zuständigen Personen leichter weiterleiten.
Und für den Bewerber liegt der Vorteil auch klar auf der Hand: Teure Kosten für die Übersendung und Bewerbungsmappen entstehen nicht mehr.
Was geschieht aber nun mit diesen elektronischen Bewerbungen, wenn der Bewerber abgelehnt wird? Wem gehören die Schriftstücke?
Letztendlich gilt für per E-Mail übersandte Bewerbungen nichts anderes, als für herkömmliche Bewerbungsunterlagen. Sie bleiben im Eigentum beziehungsweise in der Rechtsinhaberschaft des Bewerbers. Die per Brief übersandten Bewerbungsunterlagen sind zurückzusenden.
Ob eine Rücksendung von elektronisch übermittelten Bewerbungsunterlagen erforderlich ist, wurde bislang von der Rechtsprechung noch nicht entschieden. Letztendlich dürfte erwartet werden, dass der Bewerber die entsprechenden Dateien bei sich abspeichert. Hat er jedoch ein berechtigtes Interesse an der Rücksendung, dürfte ein solcher Anspruch auch bestehen.
Mit der Rücksendung befinden sich die Dateien aber noch immer bei dem Arbeitgeber! Und das ist der entscheidende Unterschied zu den per Post rückübersandten „analogen“ Unterlagen. Der Arbeitgeber hat die per E-Mail übersandten Unterlagen nun unverzüglich zu löschen. Eine entsprechende Verpflichtung ergibt sich aus dem Bundesdatenschutzgesetz. Hier ist der Grundsatz der Datensparsamkeit festgeschrieben.
Was bedeutet nun unverzügliche Löschung? Nach meiner Ansicht sind die Daten dann zu löschen, wenn von dem Bewerber keine Ansprüche gegen den potenziellen Arbeitgeber mehr gestellt werden können. Das ist nach Ablauf von 2 Monaten nach der Absage der Fall. Bis zu diesem Datum können Entschädigung von Schadensersatzansprüche nach dem AGG wegen Diskriminierung geltend gemacht werden. Ist dieser 2-Monats-Zeitraum abgelaufen, muss der Arbeitgeber die Unterlagen vernichten.
