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6 Tipps, wie Sie Einladungen und Verpflichtungen taktvoll absagen!

13.09.2016

Sie können andere verletzen, zum Streit führen oder mit Geringschätzung gleichgesetzt werden: Absagen! Viele Menschen drücken sich daher vor dieser unangenehmen Aufgabe, warten bis zum letzten Moment oder behelfen sich mit einer Notlüge – keine gute Lösung! Lesen Sie in diesem Beitrag, worauf es bei einer Absage ankommt und wie Sie sie individuell und stilsicher formulieren!

Absagen zu erteilen ist unangenehm – es macht keinen Spaß, negative Botschaften zu verkünden. Außerdem sind die Folgen schwer abzuschätzen. Es könnte sein, dass der andere die Abfuhr nicht versteht und sauer ist. Nicht abzusagen ist jedoch auch keine Lösung: Wer eine getroffene Verabredung oder Zusage nicht einhält und den anderen versetzt, ist nicht nur unhöflich, sondern auch verletzend. Die Botschaft ist: Ich habe dich vergessen, du bist nicht wichtig. Schnell gilt man als unzuverlässiger und unhöflicher Zeitgenosse, den man
besser gar nicht erst einlädt oder um einen Gefallen bittet.

Ziele einer Absage

Bescheid zu geben gehört zum guten Ton. Ziel ist, die negative Nachricht so zu gestalten, dass sie für den Betroffenen

  • erträglich,
  • nachvollziehbar und
  • verzeihlich

ist. Wenn Sie die folgenden 6 Tipps berücksichtigen, ist die Enttäuschung garantiert nur noch halb so groß!

Tipp 1: Sagen Sie grundsätzlich zu oder ab

Geben Sie dem Gastgeber unbedingt Bescheid, wenn Sie nicht kommen können, denn nur so kann er planen. Er weiß dann beispielsweise, dass er den Festtisch für weniger Gäste decken muss und weniger Speisen und Getränke benötigt. Oder er kann die Veranstaltung verschieben, wenn zu viele Gäste am gleichen Tag verhindert sind. Eigentlich sollte eine kurze Information selbstverständlich sein. Eigentlich! Der Alltag zeigt jedoch, dass viele Eingeladene nicht daran denken und es nicht für wichtig halten!

Tipp 2: Geben Sie so früh wie möglich Bescheid

Je früher Sie Bescheid geben, desto besser kann der Gastgeber sich darauf einstellen. Wenn Sie sich erst melden, wenn er bereits auf Sie wartet, nützt ihm das wenig. Sind Sie zu einem Firmenjubiläum odereinem Fest eingeladen, ist häufig ein Termin angegeben, bis zu dem Ihre Zu- oder auch Absage erwartet wird. Es versteht sich von selbst, dass Sie hier bis zu diesem Tag antworten. Als Faustregel gilt: Informieren  Sie den Gastgeber mindestens eine bis eineinhalb Wochen vorher, ob Sie kommen oder nicht, wenn er keinen Termin angegeben hat!

Tipp 3: Tragen Sie nicht das Risiko

Informieren Sie den Einladenden auch dann über Ihre Situation, wenn noch eine ganz geringe Chance besteht, dass Sie vielleicht doch kommen können. Beispiel: Sie hoffen, rechtzeitig zur Abteilungsfeier wieder gesund zu sein. Überlassen Sie es dem Organisator, ob er das Risiko eingeht und auf Ihre schnelle Genesung hofft! Zumindest hat er so noch ausreichend Zeit, eine andere Lösung zu finden, und der Gastgeber fühlt sich von Ihnen nicht im Stich gelassen!

Tipp 4: Formulieren Sie eindeutig

Vermeiden Sie vage Formulierungen wie „wahrscheinlich“, „vielleicht“, „eventuell“, „Es könnte sein …“. Wenn Sie definitiv nicht kommen werden, dann sagen Sie dies auch so. Nur so kann der Gastgeber tatsächlich planen. Wenn Sie dagegen vage und unbestimmt bleiben, macht sich der andere möglicherweise falsche Hoffnungen oder fühlt sich vertröstet!

Tipp 5: Nennen Sie einen Grund

Wenn Sie jemandem absagen, setzen Sie damit immer auch eine Priorität, und zwar zuungunsten des Einladenden: Irgendetwas ist wichtiger als er. Damit sich Ihr Gegenüber nicht verletzt fühlt, brauchen Sie deshalb für Ihre Absage einen nachvollziehbaren Grund, der den Wert, den der andere für Sie hat, nicht infrage stellt.

Dürfen Sie lügen?
Verwenden Sie Lügen nur im äußersten Notfall, z. B., um Kränkungen zu vermeiden. Halten Sie sich an das folgende Credo: Sagen Sie nicht alles, was wahr ist. Doch das, was Sie sagen, sollte immer der Wahrheit entsprechen! Weisen Sie, wenn möglich, auf andere Verpflichtungen hin, z. B. mit folgenden Formulierungen:

  • „Ich habe schon etwas anderes vor.“
  • „An dem Tag habe ich keine Zeit.“
  • „Da bin ich leider verhindert.“

Allerdings sind solche vagen Formulierungen ebenfalls nur eine Notlösung. Denn häufig werden sie als das interpretiert, was sie meist auch sind: als Ausflüchte und Ausreden.

Nachvollziehbare Absagegründe dagegen sind:

  • Urlaub
  • Krankheit
  • berufliche Verpflichtungen
  • Verpflichtungen im engeren Familienkreis (Familienfeiern, Pflege kranker Angehöriger, wichtige Elternabende usw.)
  • Verpflichtungen und Einladungen, die der jetzigen zeitlich voranliegen und die Sie schon fest zugesagt haben
  • Todesfälle
  • höhere Gewalt, z. B. Glatteis oder eine Autopanne (kurzfristig)

Hier einige Musterformulierungen, die Sie verwenden können:

„Ich lag die ganze Woche mit Fieber im Bett und fühle mich schwindelig und noch nicht fit für meine Aufgaben.“

„In der Woche bin ich beruflich in Bremen.“

„Ich bin gerade beruflich so eingespannt, dass ich keinen freien Tag nehmen kann.“

„Wir haben gerade Urlaubssperre.“

„Wir machen derzeit Überstunden, und ich komme immer erst nach 21:00 Uhr nach Hause. Daher muss ich leider absagen.“

„Ich habe eine fürchterliche Erkältung und möchte nicht die ganze Firma anstecken.“

Ihr Grund sollte umso plausibler und verständlicher sein,

  • je wichtiger das Ereignis ist, an dem Sie nicht teilnehmen wollen oder können,
  • je größer die unangenehmen Folgen Ihrer Absage sind und
  • je kurzfristiger Sie absagen.

Wenn Sie nach einer Zusage absagen müssen
Hatten Sie zuvor gar schon zugesagt, zählen nur noch wirklich triftige Gründe wie Erkrankungen, Todesfälle, wichtige und überraschend eingetretene berufliche Verpflichtungen und höhere Gewalt.

Tipp 6: Dank nicht vergessen!

Der Einladende hat Ihnen mit seiner Einladung seine besondere Wertschätzung gezeigt. Sie sind ihm so wichtig, dass er Sie bei seinem Fest bzw. seiner Veranstaltung dabeihaben will. Zeigen Sie, dass Sie diese Auszeichnung zu schätzen wissen, und bedanken Sie sich für die Einladung, auch wenn Sie nicht hingehen können!

 

Fazit_ppmFazit:
Der Sinn Ihrer Absage ist, um Verständnis für Ihr Fernbleiben zu werben. Das gelingt Ihnen, wenn der Betroffene merkt, dass Ihnen die Absage nicht leichtgefallen ist. Zeigen Sie ihm, dass er Ihnen nicht gleichgültig ist! Dann entsteht auf der Beziehungsebene kein Schaden, und Sie sind demnächst wieder ein gern eingeladener Gast!

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