29.08.2019

Beginn der Elternzeit: So berechnen Sie als Arbeitgeber Beginn und Ende der Elternzeit

Die Schwangerschaft einer Mitarbeiterin stellt Unternehmen aller Größenordnungen vor besondere innerbetriebliche und organisatorische Herausforderungen. In der Zeit der Schwangerschaft gilt es, den Arbeitsplatz gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des Mutterschutzgesetzes (MuSchG) zu gestalten und die umfangreichen Pflichten des Gesetzgebers vollumfänglich zu beachten. Spätestens sechs Wochen vor dem errechneten Geburtstermin verlässt die schwangere Angestellte auf Grundlage von § 3 MuSchG ihren Arbeitsplatz und wechselt in den gesetzlichen Mutterschutz. Nach der Entbindung gilt dieser mindestens für 8 Wochen, in bestimmten Fällen sogar für 12 Wochen.

Elternzeit – Definiton

Während manche Mitarbeiterin nach dem gesetzlichen Mutterschutz erneut an den Arbeitsplatz zurückkehren und in Teilzeit oder Vollzeit weiterhin ihrer Beschäftigung nachgehen, entscheiden sich andere Angestellte für Elternzeit. Als Elternzeit bezeichnet man in Deutschland eine gesetzlich geregelte, unbezahlte Auszeit vom Berufsleben. Elternzeit kann sowohl vom Vater wie von der Mutter eingereicht werden und verfolgt das Ziel, die Kinder in den ersten drei Jahren oder darüber hinaus bis zum achten Lebensjahr umfassend zu betreuen und zu erziehen. Diese Familienzeit ist für Väter und Mütter lukrativ und besiegelt das Recht von Eltern auf eine bestmögliche Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

Was bedeutet Elternzeit für Arbeitgeber?

Für Unternehmen bedeutet Elternzeit in vielen Fällen einen tiefgehenden, innerbetrieblichen Einschnitt. Neben dem besonderen Kündigungsschutz in der Elternzeit und dem Rückkehrrecht an den Arbeitsplatz ist es für Arbeitgeber eine große Herausforderung, die Aufgaben des Angestellten in Elternzeit bestmöglich zu verteilen. Viele Betriebe entscheiden sich für die Zeit der Elternzeit für den Einsatz eines neuen Mitarbeiters, der mit Befristung oder in Arbeitnehmerüberlassung eingestellt wird. Für Arbeitgeber stellen sich mit dem Antrag auf Elternzeit eines Mitarbeiters darüber hinaus viele rechtliche Fragen.

Vor allem geht es verantwortlichen Führungskräften oder Personalverantwortlichen darum, den Beginn und das Ende der Elternzeit gesetzeskonform zu berechnen und somit sowohl den Eltern in Elternzeit wie dem befristeten Mitarbeiter gerecht zu werden. In letzter Instanz entscheidet eine professionelle Berechnung der Elternzeit und eine kollegiale Übergabe von Verantwortlichkeiten über den Erfolg und die Effizienz im Unternehmen.

Fakten zur Elternzeit aus Arbeitgebersicht

Die gesetzlichen Grundlagen zur Elternzeit sind im Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) verankert, das im Jahr 2007 in Kraft trat. Es verfolgt das erklärte Ziel, die Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu stärken und regelt darüber hinaus den Bezug und die Berechnung von Elterngeld und Betreuungsgeld. In den Paragrafen 15 bis 21 im Abschnitt 4 des BEEG finden Arbeitgeber die Regelungen und Vorschriften für die korrekte Kalkulation des Beginns und des Endes der Elternzeit.

Regelungen des BEEG kurzgefasst:

Regelung Ausprägung

Anspruch auf Elternzeit

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die in einem Haushaltmit dem Kind leben und das Kind persönlich betreuen und erziehen.

Anspruchsdauer

Pro Kind bis zu 3 Jahre Freistellung von der Arbeit pro Elternteil

Anspruchsfrist

Bis zu 3 Jahre vor dem Geburtstag des Kindes oder teilweise Beantragung zwischen dem 3. und 8. Geburtstag des Kindes

Nebentätigkeit

Höchstens 30 Stunden pro Woche neben der Elternzeit möglich

Verteilung der Elternzeit

Jeder Elternteil kann seine Elternzeit auf drei Zeitabschnitte verteilen; eine Verteilung auf weitere Zeitabschnitte ist ausschließlich mit der Zustimmung des Arbeitgebers möglich

Anspruchsberechtigte

Angestellte in abhängiger Beschäftigung, Teilzeitmitarbeiter, befristet Angestellte, Mitarbeiter mit einem Mini-Job, Studenten oder Auszubildende.

Wichtig: Der Arbeitsvertrag muss nach deutschem Recht geschlossen sein – ein Wohnsitz in Deutschland ist nicht erforderlich

Wie Sie mit einem Antrag auf Elternzeit umgehen sollten

Die gesetzeskonforme Berechnung von Elternzeit wird im § 16 BEEG umfassend beschrieben. Die Verantwortung für die ordnungsgemäße Beantragung trägt hierbei die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter, die Elternzeit beanspruchen möchte. Im Gesetz heißt es:

„Wer Elternzeit beanspruchen will, muss sie:

1. für den Zeitraum bis zum vollendeten dritten Lebensjahr des Kindes spätestens sieben Wochen und
2. für den Zeitraum zwischen dem dritten Geburtstag und dem vollendeten achten Lebensjahr des Kindes spätestens 13 Wochen vor Beginn der Elternzeit schriftlich vom Arbeitgeber verlangen.“

Welche Fristen für Elternzeit gelten

Dies bedeutet in der Praxis, dass Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter verpflichtet sind, Sie in jedem Fall schriftlich über die beabsichtige Elternzeit zu informieren. Eine mündliche Absichtserklärung ist nicht rechtsgültig. Geht eine Mitarbeiterin zum Beispiel direkt nach der Schwangerschaft und dem Mutterschutz in Elternzeit, müssen Sie als Arbeitgeber hierüber 7 Wochen vor Beginn der Elternzeit informiert werden.

Da die Mutterschutzfrist nach der Geburt in der Regel acht Wochen dauert, muss Ihre Mitarbeiterin Sie kurz nach der Geburt über den Umfang und die Länge der geplanten Elternzeit bekanntgeben. Der Gesetzgeber sieht in diesem Fall einen sogenannten Bindungszeitraum vor. Dieser besagt, dass Ihre Mitarbeiterin verbindlich erklären muss, für welche Zeiträume sie innerhalb der nächsten beiden Jahre Elternzeit beantragen möchte. Der Bindungszeitraum betrifft ausschließlich die Antragstellung innerhalb der ersten 3 Jahre nach der Geburt des Kindes. In der Folge ist es aus Arbeitnehmersicht nicht notwendig, sich verbindlich über die Dauer der Elternzeit auszulassen. Dieser Umstand verlangt von Arbeitgebern eine hohe Flexibilität.

Muss die Arbeitnehmerin zur Elternzeit äußern?

Aus betrieblicher Sicht macht es Sinn, den Angestellten vorab zu bitten, sich zur geplanten Elternzeit zu äußern und ihr gleichzeitig mitzuteilen, dass eine Arbeitgeberkündigung nicht geplant ist. Dies ist zielführend, um frühzeitig spezifische Aufgaben zu verteilen oder einen befristeten neuen Mitarbeiter für die Zeit der Elternzeit einzuarbeiten. Eine Angestellte ist allerdings rechtlich nicht verpflichtet, sich vorab zu ihren Plänen zur Elternzeit zu äußern. Aus rechtlicher Sicht geht Ihre Angestellte ein Risiko mit einer vorzeitigen Erklärung ein, da der Kündigungsschutz erst 8 Wochen vor Beginn der Elternzeit greift.

Wer sich als Elternteil für Elternzeit zwischen dem dritten und vollendeten achten Lebensjahr entscheidet, muss Sie als Arbeitgeber mindestens 13 Wochen vor Antritt der Elternzeit informieren.

Info: In bestimmten Ausnahmefällen können auch kürzere Fristen zur Beantragung von Elternzeit gelten. Dies ist zum Beispiel bei einer Frühgeburt der Fall oder im Rahmen einer Adoptionspflege. Bei diesen Sachverhalten, die zu jeder Zeit einer Einzelfallprüfung bedürfen gilt, dass Sie als Arbeitgeber frühestmöglich informiert werden müssen.

Welche Pflicht Arbeitgeber nach der Beantragung von Elternzeit haben

Arbeitgeber haben auf Grundlage von § 16 BEEG die Verpflichtung,

„dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin die Elternzeit zu bescheinigen. Bei einem Arbeitgeberwechsel ist bei der Anmeldung der Elternzeit auf Verlangen des neuen Arbeitgebers eine Bescheinigung des früheren Arbeitgebers über bereits genommene Elternzeit durch die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer vorzulegen.“

In der Praxis ist es gesetzeskonform und zielführend, dem Mitarbeiter die Beantragung der Elternzeit schriftlich zu bestätigen. Die Bescheinigung sollte aus Transparenzgründen und zur besseren Nachvollziehbarkeit die genauen Daten der beantragten Elternzeit enthalten. Gleichzeitig ist es essenziell zu bestätigen, an welchem Datum der Antrag auf Elternzeit bei Ihnen als Arbeitgeber eingegangen ist. Auf diese Weise haben Sie als Arbeitgeber bei später auftretenden Fragen einen Nachweis.

Wie Mutterschutz und Elternzeit korrelieren

Jeder Elternteil kann pro Kind bis zu 3 Jahren Elternzeit beantragen. Elternzeit beginnt für einen Vater frühestens mit dem Zeitpunkt der Geburt des Kindes und beträgt höchstens 3 Jahre. Eine Mutter kann die Elternzeit ehestens im Anschluss an den gesetzlichen Mutterschutz beantragen.

Wichtig für die Berechnung: Bei Müttern wird die Zeit des Mutterschutzes nach der Geburt des Kindes, die je nach Situation zwischen 8 bis 12 Wochen beträgt, von der Elternzeit abgezogen. Dies bedeutet, dass Mütter die Elternzeit maximal für 2 Jahre und 9 Monate oder 2 Jahre und 10 Monate beantragen können. Entscheidet sich eine Mutter für eine 3-jährige Elternzeit nach der Geburt des Kindes, endet die Elternzeit am 3. Geburtstag des Kindes automatisch.

Konkrete Berechnungsgrundlage für Elternzeit

Ihre Angestellten können den Beginn und das Ende der Elternzeit frei und nach eigenem Ermessen in bis zu drei einzelne Zeitabschnitte einteilen:

  • Bis zu 36 Monate in den ersten drei Lebensjahren des Kindes.
  • Bis zu 24 Monate Elternzeit ab dem 3. Lebensjahr des Kindes.

Eine Verlängerung der Elternzeit gilt nicht als neuer Zeitabschnitt. Dieser beginnt ausschließlich dann, wenn ein Angestellter zwischenzeitlich an seinen Arbeitsplatz zurückgekehrt ist und in der Folge einen weiteren Teil seiner Elternzeit beantragt. Teilzeitarbeit bis zu 30 Stunden gilt qua Gesetz ebenfalls nicht als Zeitabschnitt. Dem Antrag auf Verlängerung der Elternzeit müssen Sie als Arbeitgeber zustimmen und diesen schriftlich bestätigen. Der besondere Kündigungsschutz in der Elternzeit beginnt eine Woche vor dem Beginn der Anmeldefrist.

Wichtig: Aus dringenden betrieblichen Gründen können Sie einen Elternzeitantrag ablehnen, der auf den Zeitabschnitt nach dem 3. Geburtstag des Kindes fällt. Unter Angabe der Gründe haben Sie 8 Wochen Zeit, den Antrag abzuweisen. Ihre Bearbeitungszeit beträgt somit bis zu 5 Wochen nach Antragseingang, da dieser 13 Wochen vor Beginn der Elternzeit gestellt werden muss.

Beispiele für die Berechnung des Beginns und des Endes der Elternzeit

1. Beispiel Beginn der Elternzeit

Ihre Mitarbeiterin verabschiedet sich in den Mutterschutz.
Ihr Kind wird exakt am errechneten Geburtstermin am 11.07.2019 geboren:

Beginn des Mutterschutzes

6 Wochen vor Entbindung

30.05.2019

Ende des Mutterschutzes

8 Wochen nach der Entbindung

05.09.2019

Früheste Elternzeit Mutter

Nach der Mutterschutzfrist

06.09.2019

Antragsfrist Mutter für nahtlosen Übergang des Mutterschutzes und der Elternzeit

7 Wochen vor Ende des Mutterschutzes

18.07.2019

Antragsfrist Vater zum nahtlosen Übergang Geburtstermin / Elternzeit

7 Wochen vor der Entbindung

23.05.2019

Frühester Beginn Elternzeit Vater

Nach der Entbindung

11.07.2019

Ende des Elternzeitanspruchs

3 Jahre nach der Entbindung

10.07.2022

Maximaler Elternzeitanspruch

8 Jahre nach der Entbindung

10.07.2027

Der Anspruch auf Erholungsurlaub verringert sich mit Eintritt in die Elternzeit um 1/12. Hierbei kommt es darauf an, dass Ihr Mitarbeiter sich den kompletten Monat in Elternzeit befand. Wenn der Betriebsangehörige nur einen Teil des Monats in Elternzeit war, verringert sich sein Urlaubsanspruch nicht. Resturlaub eines Mitarbeiters verfällt am Ende eines Kalenderjahres nicht und wird ohne Abzug in ein neues Jahr übertragen. Ihr Mitarbeiter kann seinen übertragenen Jahresurlaub aus einem Vorjahr zum Beispiel zum Ende der Elternzeit nehmen und danach wieder mit voller Kraft ins Berufsleben starten.

2. Beispiel Beginn der Elternzeit

Ihre Mitarbeiterin erwartet Zwillinge. Für jedes ihrer Kinder hat sie Anspruch auf Elternzeit. Das Kind wird am 06.08.2019 geboren.

Beginn des Mutterschutzes

6 Wochen vor Entbindung

25.06.2019

Ende des Mutterschutzes

12 Wochen nach der Entbindung bei Mehrlingsgeburten

29.10.2019

Früheste Elternzeit Mutter

Nach der Mutterschutzfrist

30.10.2019

Antragsfrist Mutter für nahtlosen Übergang des Mutterschutzes und der Elternzeit

7 Wochen vor Ende des Mutterschutzes

25.09.2019

Antragsfrist Vater zum nahtlosen Übergang Geburtstermin / Elternzeit

7 Wochen vor der Entbindung

18.06.2019

Frühester Beginn Elternzeit Vater

Nach der Entbindung

06.08.2019

Ende des Elternzeitanspruchs

3 Jahre nach der Entbindung

05.08.2022

Maximaler Elternzeitanspruch

8 Jahre nach der Entbindung

05.08.2027

Da Ihre Angestellte im Falle einer Mehrlingsgeburt für jedes Kind Anspruch auf Elternzeit hat, entscheidet Sie sich für das folgende Modell:

  • Elternzeit Kind 1: 24 Monate vom 30.10.2019 bis 05.08.2021
  • Elternzeit Kind 2: 12 Monate vom 06.08.2021 bis 05.08.2022

Zum jetzigen Zeitpunkt hat Ihre Mitarbeiterin für Kind 1 noch einen Anspruch auf 12 Monate Elternzeit und für Kind 2 in Höhe von 24 Monaten. Diese nimmt sie im Anschluss an die bisherige Elternzeit

  • Elternzeit Kind 1: 12 Restmonate vom 06.08.2022 bis 05.08.2024
  • Elternzeit Kind 2: 24 Restmonate vom 06.08.2024 bis 05.08.2025

Ab dem 06.08.2025 ist die maximale Elternzeit Ihrer Betriebsangehörigen erreicht. Sie kehrt an den alten Arbeitsplatz zurück.

3. Beispiel Beginn der Elternzeit

Die Frau Ihres Angestellten hat Ihren errechneten Geburtstermin am 06.08.2019. Ihr Mitarbeiter informiert Sie fristgerecht darüber, dass er 6 Monate Elternzeit direkt nach der Geburt einreichen möchte. Das Kind wird am 08.08.2019 geboren.

Antragsfrist Vater zum nahtlosen Übergang Geburtstermin / Elternzeit

7 Wochen vor der Entbindung (errechneter Geburtstermin)

18.06.2019

Frühester Beginn Elternzeit Vater

Nach der Entbindung

08.08.2019

Ende des Elternzeitanspruchs

3 Jahre nach der Entbindung

07.08.2022

Maximaler Elternzeitanspruch

8 Jahre nach der Entbindung

07.08.2027

Nach 6 Monaten Elternzeit kehrt Ihr Mitarbeiter an seinen angestammten Arbeitsplatz zurück. Er verfügt noch über einen Anspruch an Elternzeit von 30 Kalendermonaten. Möchte er nochmals Elternzeit einreichen, muss er Sie spätestens 7 Wochen vor Beginn der gewünschten Elternzeitperiode informieren. Nach dem 07.08.2022 verlängert sich die Antragsfrist auf 13 Wochen. Gleichzeitig beträgt sein Maximalanspruch auf Elternzeit nach dem 3. Lebensjahr des Kindes maximal 24 Monate. Dies bedeutet, dass er zu diesem Zeitpunkt 6 Monate Anspruch auf Elternzeit einbüßen würde.

Fazit zum Beginn der Elternzeit

Anhand der Beispiele wird deutlich, dass die gesetzeskonforme Umsetzung von Elternzeit auf Grundlage des BEEG in vielen Fällen kompliziert ist. Arbeitgeber müssen die unterschiedlichen Rechte und Pflichten ihrer Angestellten beachten und Anträge auf Konformität prüfen. In letzter Instanz unterstützt ein professionelles Mutterschutz-Management im Unternehmen und eine offene und proaktive Kommunikation Arbeitgeber darin, den Beginn und das Ende der Elternzeit korrekt zu berechnen und die Angestellten bestmöglich während ihrer besonderen Familienzeit zu unterstützen.

Redaktion Arbeitsrecht.org

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