verständlich, unabhängig, rechtssicher

Arbeitnehmerrechte und betriebliche Interessen rechtssicher vertreten und durchsetzen.


Test

Handbuch für den Vereins Vorsitzenden

Images

Oktober/November 2017

Handbuch für den

Vereins Vorsitzenden

Rechtssicher entscheiden – solide Finanzen – begeisterte Mitglieder

G 50593

Rechtsanwalt Heiko Klages:

Mit diesen Maßnahmen beugen Sie finanziellen Mauscheleien in Ihrem Verein wirksam vor

ab Seite 5

Chefredakteur Günter Stein:

Wie Sie Mittel aus Erbschaften jetzt absolut rechtssicher verwenden

ab Seite 23

Images

Rechtsanwalt Ralph Jürgen Bährle

Top-Thema:

Rechtssichere Antworten auf die 7 heikelsten Mitgliederforderungen

ab Seite 47

Dr. Thomas Röhr:

Die 7 „Todsünden“ gegenüber Spendern und Sponsoren und wie Sie sie erfolgreich vermeiden

ab Seite 29

Margarete Witthaut:

So gewinnen Sie die ältere Generation mit gezielten Angeboten und binden Ihre Mitglieder länger

ab Seite 63

Images

Redaktions-Sprechstunde
Unser Expertenteam berät Sie kostenlos – exklusiv für Abonnenten!

Image    Tel.: (0228) 82 05 73 55 (mittwochs von 14:00 bis 17:00 Uhr)
Fax: (0228) 36 96 480 (jederzeit)
@  E-Mail: g.stein@vereinswelt.de (jederzeit)

Internet-Service
Alle Downloads, Musterformulierungen und Checklisten:
www.vereinswelt.de ► meine vereinswelt

Aktuell im beiliegenden Magazin:

Images   Was Sie den Mitgliedern bei Strafverfahren des Vereins jetzt immer sagen müssen

Images   Betreuerauswahl: So schützen Sie sich als Vorstand vor möglichen Haftungsfolgen und rücken Ihren Verein ins beste Licht

Images   Vermietung von Vereinsräumen: Diese 3 Fallen sollten Sie umgehen

Images   Investitionsumlage: Wann Sie diese Zahlung von Ihren Mitgliedern verlangen dürfen

In dieser Ausgabe

Bitte sortieren Sie in alphabetischer Reihenfolge ein:
Beitrag

Soweit vorhanden alte Seiten aus dem Ordner herausnehmen

Neue Seiten in den Ordner einlegen

BETRUG VORBEUGEN

Mit diesen Maßnahmen beugen Sie finanziellen Mausche-

leien in Ihrem Verein wirksam vor

Images  Register ABC

B50/1–18

ERBSCHAFTEN: MITTELVERWENDUNG

Wie Sie Mittel aus Erbschaften jetzt absolut

rechtssicher verwenden

Images   Register DEF

E76/1–6

FUNDRAISING: 7 „TODSÜNDEN“

Die 7 „Todsünden“ gegenüber Spendern und Sponsoren

und wie Sie sie erfolgreich vermeiden

Images   Register DEF

F89/1–18

UMGANG MIT MITGLIED ERFORDERUNGEN

Rechtssichere Antworten auf die 7 heikelsten

Mitgliederforderungen

Images   Register MNO

M66/1–16

SENIORENGERECHTE ANGEBOTE

So gewinnen Sie die ältere Generation mit gezielten Ange-

boten und binden Ihre Mitglieder länger

Images   Register STU

S37/1–20

SUCHWORT

Images  Register Suchwort

Seite 83–114

Lassen Sie diesen wunderbaren Moment nicht mit einem Kater enden!

image

 

image

Günter Stein Chefredakteur

mehr als 400 Milliarden Euro werden in Deutschland laut einer Studie jedes Jahr vererbt. Wie schön, wenn Ihr Verein da auch einmal bedacht wird. Denn das passiert immer häufiger: Menschen setzen den Verein, der ihnen zu Lebzeiten ans Herz gewachsen ist, als Teil- oder gar als Alleinerbe ein. Und zugegeben, es ist ein schöner Moment für den Verein, wenn er erfährt: „Da kommt ein Geldsegen auf uns zu!“

image Ab Seite 23 in dieser Ausgabe

Doch keine Rose ohne Dornen: Manchmal nämlich macht der Vererbende, der „Erblasser“, konkrete Vorgaben darüber, wie das Geld, das er vermacht, zu verwenden ist. Und dann? Dann kommt ein brandneues Urteil ins Spiel, das ich Ihnen in dieser aktuellen Ausgabe Ihres „Handbuchs für den VereinsVorsitzenden“ im Beitrag „Erbschaften: Mittelverwendung“ vorstelle. Mein Rat: Nehmen Sie das Urteil nicht auf die leich-te Schulter, sonst kann die schöne Überraschung des unerwarteten Geldsegens tatsächlich mit einem Kater enden.

image Ab Seite 5 in dieser Ausgabe

Katerstimmung jedenfalls herrschte unlängst in einem Verein, der beim Kassensturz feststellen musste: „Die Schatzmeisterin hat Gelder veruntreut!“ Machen wir uns nichts vor: Überall, wo Menschen arbeiten, kann so etwas passieren. Kein Verein ist zu 100 Prozent davor sicher. Aber: Für einen Verein sind solche Situationen sowohl finanziell als auch vom Image her eine Katastrophe. Es ist also dringend geboten, hier vorzubeugen. Worauf es dabei ankommt, zeigen Ihnen die Tipps aus dem Beitrag „Betrug vorbeugen“.

image Ab Seite 47 in dieser Ausgabe

Um ein Thema, das aufgrund der Altersentwicklung in Deutschland für alle Vereine an Bedeutung gewinnt, geht es im Beitrag „Seniorengerechte Angebote“. Denn viele Vereine übersehen, dass ihre Mitglieder älter werden. Die Folge: Die Angebote werden irgendwann körperlich zu anstrengend für sie oder verlieren aus anderen Gründen an Attraktivität. Dann wandern die Älteren ab und der Verein verliert die Treuesten der Treuen. Wie gut, dass Ihnen das nicht passieren wird, denn mit den vielen Tipps aus dem Beitrag steuern Sie wirkungsvoll gegen.

image Ab Seite 47 in dieser Ausgabe

Im Schwerpunktbeitrag dieser Ausgabe schließlich geht es um etwas, mit dem kaum ein Vorstand gerne konfrontiert wird, nämlich um Mitgliederforderungen wie: „Schmei-ßen Sie Mitglied Müller raus!“, oder: „Ich brauche die Mitgliederliste!“ Als Vorstand stellt sich Ihnen in so einer Situation immer die Frage: „Wie gehen wir damit um?“ Das zeigt Ihnen der Beitrag „Umgang mit Mitgliederforderungen“. Dort finden Sie ab sofort jederzeit rechtssichere Antworten auf die sieben heikelsten Forderungen von Vereinsmitgliedern.

image Ab Seite 29 in dieser Ausgabe

Und weil die Zahl Sieben bekanntlich als magisch gilt, habe ich gleich noch etwas für Sie, den Beitrag „Fundraising: 7 ‚Todsünden‘“ nämlich. Er zeigt Ihnen, welche Fehler Sie gegenüber Spendern und Sponsoren niemals machen dürfen, verrät Ihnen aber natürlich auch, wie Sie diese sieben „Todsünden“ erfolgreich vermeiden. Lassen Sie sich überraschen oder vielmehr: Kurbeln Sie mit diesen Tipps Ihre Sponsorensuche so richtig an!

Mit besten Grüßen

image

Günter Stein,
Chefredakteur „Handbuch für den VereinsVorsitzenden“

Mit diesen Maßnahmen beugen Sie finanziellen Mauscheleien in Ihrem Verein wirksam vor

„Die ehemalige Schatzmeisterin steht im Verdacht, jahrelang Vereinsgelder veruntreut zu haben.“ Solche Schlagzeilen wollen Sie als Vorsitzender Ihres Vereins nicht lesen und noch weniger kommentieren. Die Vorsitzende eines Kinderschutzbund-Ortsverbands war Anfang März 2017 aber dazu genötigt. Fast 100.000 Euro soll die Schatzmeisterin des Vereins seit 2012 von den Vereinskonten für private Zwecke abgezweigt haben. Für den Verein ist das sowohl finanziell als auch vom Image her eine Katastrophe. Lesen Sie hier, was Sie tun können, um Ihren Verein und sich selbst vor solchen kriminellen Machenschaften zu schützen.

Inhalt

Seite

►  Umgang mit Vereinsgeldern: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

2

►  Gelegenheit macht Diebe: Diese Kontrollmechanismen sollten in jedem Verein Standard sein

3

►  Mit dem Vier-Augen-Prinzip minimieren Sie das Risiko

3

►  Vorsicht bei Bankvollmachten!

4

►  Etablieren Sie ein funktionierendes System der Kassenprüfung

6

►  Gegenseitige Kontrolle im Vorstand: Diese Maßnahmen sind hilfreich

11

►  Hören Sie auf Ihr Bauchgefühl!

16

►  Checkliste: Bei diesen Anzeichen sollten Sie aufmerksam werden und genauer hingucken

17

Ihr Experte

image

Rechtsanwalt Heiko Klages kann auf eine mehr als 20-jährige ehrenamtliche Arbeit in verschiedenen Vereinen und Organisationen zurückblicken, darunter auch die Tätigkeit als erster Vorsitzender eines Sportvereins mit 300 Mitgliedern.

Adresse: 2K-verbandsberatung, Fehrsweg 20, 22335 Hamburg

E-Mail: hk@2k-verbandsberatung.de

Umgang mit Vereinsgeldern: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Dolose Handlung: Was ist das?

Mit dem Begriff „dolose Handlungen“ (lateinisch „dolosus“ = arglistig, trügerisch) werden in der Fach-sprache der Finanzwelt Bilanzmanipulationen, Un-treue, Unterschlagung und alle anderen zum Schaden eines Unternehmens vorsätzlich durchgeführten Handlungen zusammengefasst. Doch nicht nur in der Finanz- und Wirtschaftswelt kommen solche Taten vor Hier fehlt der Punkt

Aus meiner Praxis weiß ich, dass Fälle wie der eingangs erwähnte auch in Vereinen keine Seltenheit sind. Auch das Vorgehen der Täter ist weitgehend ähnlich: Bei Kassenprüfungen werden gefälschte Belege vorgelegt, auf Mitgliederversammlungen falsche Finanzberichte abgegeben usw.

Gefälschte Kontoauszüge

So war es auch in dem Fall des Ortsverbands des Kinderschutzbunds. Die Betrügereien fielen dadurch auf, dass die Steuerberaterin des Vereins ein Dokument erhielt, auf dem der Kontostand unleserlich war. Sie erkundigte sich daraufhin bei der Bank nach dem tatsächlichen Kontostand. Von den ursprünglich etwas mehr als 100.000 Euro Rücklagen waren nur noch rund 4.600 Euro vorhanden. Zur Täuschung des Vorstands soll die Schatzmeisterin die Kontoauszüge ge-fälscht haben.

Der Vorstand hatte ihr vertraut. Er durfte dies auch. Die Schatzmeisterin hatte nämlich eine langjährige „Ver-einskarriere“ hinter sich. Sie war sowohl Vorsitzende als auch stellvertretende Vorsitzende, bevor sie Schatzmeisterin wurde. Es gab also keinerlei Anhaltspunkte für die späteren Vorfälle

Gelegenheit macht Diebe: Diese Kontrollmechanismen sollten in jedem Verein Standard sein

Grundsätzlich gibt es gegen kriminelle Machenschaften keinen 100-prozentigen Schutz. Aber auch im Vereinsleben gilt: „Gelegenheit macht Diebe.“ Der logische Schluss daraus ist, dass Sie Gelegenheiten zur Schädi-gung des Vereins möglichst ausschließen müssen und es Kriminellen in Ihrem Verein so schwer wie möglich machen sollten.

Risiken ausschalten

Das mit Abstand größte Problem im Hinblick auf Schä-digungen des Vereins besteht bei den Vereinsfinanzen. Deshalb sollten Sie hier bei der Etablierung von Kontrollmechanismen einen deutlichen Schwerpunkt legen. Hier gibt es ein paar Dinge, die in jedem Verein Standard sein sollten und helfen, finanzielle Unregelmäßigkeiten von vorneherein zu vermeiden.

Mit dem Vier-Augen-Prinzip minimieren Sie das Risiko

Wenn die Satzung nichts anderes vorgibt, wird der Verein von der Mehrheit der Vorstandsmitglieder vertreten. Besteht also zum Beispiel der Vorstand aus fünf Personen, so wären für alle Rechtsgeschäfte die Unterschriften von mindestens drei Vorstandsmitgliedern erforderlich. In vielen Vereinen ist man davon aus pragmatischen Gründen abgewichen. Nicht unüblich ist es, dass der Vorsitzende oder der Schatzmeister per Satzungsregelung alleinvertretungsberechtigt ist.

Keine Alleinvertretung

Zugegebenermaßen erleichtert das die tägliche Arbeit immens. Allerdings macht es eine solche Regelung Kriminellen auch leichter, sich an den Finanzen des Vereins zu bedienen. Besser ist es, wenn in Ihrem Verein zumindest das Vier-Augen-Prinzip gilt. Nicht zuletzt schützen Sie damit auch sich selbst und die anderen Vorstandsmitglieder vor Vorwürfen, die Alleinvertretungsmacht genutzt zu haben, um sich selbst zu bereichern. Voraus-setzung dafür ist eine entsprechende Satzungsgrundlage, die zum Beispiel wie folgt formuliert werden kann:

Formulierungsbeispiel

Der Vorstand besteht aus dem ersten Vorsitzenden, dem stellvertretenden Vorsitzenden, dem Schatzmeister und zwei Beisitzern, die von der Mitgliederversammlung gewählt werden. Diese Personen bilden den Vorstand nach § 26 BGB. Jeweils zwei von ihnen vertreten den Verein gemeinsam.

Vorsicht bei Bankvollmachten!

In vielen Vereinen ist es weiter üblich, dass der Schatzmeister und/oder der Vorsitzende alleinige Bankvoll-macht haben. Natürlich hat auch das ganz pragmatische Gründe, können so doch zum Beispiel Überweisungen sehr einfach und schnell ausgelöst werden.

Keiner soll alleine handeln können

Allerdings gibt es auch hier wieder ein Missbrauchspo-tenzial. Und auch die Gefahr von Selbstbedienungsvor-würfen besteht genauso wie bei Vertragsschlüssen. Aus dem gleichen Grund sollten Sie daher mit Kontovoll-machten, die es ermöglichen, dass eine einzelne Person zum Beispiel Überweisungen auslöst, vorsichtig sein. Ich rate davon ab – trotz der dadurch entstehenden Erschwernisse bei der Kontoführung.

4-Augen-Prinzip mindestens für Geldanlagen

Wenn Sie für den täglichen Zahlungsverkehr in Ihrem Verein an Einzelkontovollmachten nicht vorbeikom-men, sollten Sie zumindest die Verfügung über Wertpapiere und Geldanlagen so regeln, dass immer mindestens zwei Unterschriften erforderlich sind. Das gilt zum Beispiel für:

image   den Verkauf von Wertpapieren,

image   Abhebungen und Überweisungen von Festgeldkon-ten.

Besprechen Sie das mit ihrer Bank. Es werden sich Lösungen zur Gestaltung dieser Kontovollmacht befinden.

Aus Schaden wird man klug

So hat es übrigens auch der eingangs erwähnte Kinderschutzbund gehandhabt – jedenfalls nach dem Vorfall. Bis dahin war es in dem Verein so geregelt, dass für die Girokonten das Vier-Augen-Prinzip galt, nicht aber für die beiden Rücklagenkonten. Das hat man als Reaktion auf die Veruntreuung geändert, jetzt gilt auch für Verfügungen von den Rücklagenkonten das Vier-Augen-Prinzip.

Und noch eine sinnvolle Maßnahme können Sie sich bei dem geschädigten Vereins abschauen: Nach Be-kanntwerden der Unterschlagung richtete der Verein eine Möglichkeit der jederzeitigen Online-Kontrolle des Kontostands durch Vorstandsmitglieder und Geschäftsführung ein.

image   Durch Transparenz das Risiko senken

Denn alleine das Bewusstsein, dass Manipulationen auffallen können, reduziert das Risiko erheblich. Hilfreich ist also zum Beispiel ein Online-Zugang zum Vereinskonto, der jedem Vorstandsmitglied die Möglichkeit gibt, den Stand der Finanzen jederzeit zu überprüfen. Beschränken Sie das auf einen reinen Lesezugriff, solange die Vorstandsmitglieder keine Kontovollmacht haben.

Etablieren Sie ein funktionierendes System der Kassenprüfung

Regelmäßige Kontrollen dienen ihrer Sicherheit

Sie kennen den alten Spruch, wonach Vertrauen gut, Kontrolle aber besser ist. Das gilt vor allem im Hinblick auf die Kasse Ihres Vereins. Hier spielt natürlich die in den meisten Vereinen satzungsmäßig vorgeschriebene Kassenprüfung eine wichtige Rolle (dazu unten mehr). Noch besser sichern Sie sich ab, wenn Sie die Finanzen und vor allem den Kontostand des Vereins regelmäßig auch selbst kontrollieren.

Erfahrungsgemäß wird die Kontrolle noch effektiver (und auch regelmäßige durchgeführt), wenn Sie beispielsweise den Steuerberater Ihres Vereins mit einbinden. Wenn Sie ihm einen entsprechenden Prüfungsauf-trag geben, wird er dafür sorgen, dass die Kontrolle zum Beispiel quartalsmäßig wie beauftragt durchgeführt wird, und sie entsprechend informieren.

Das ist nicht zu vernachlässigen. Denn sonst droht die Gefahr, dass nach mehreren unauffälligen Kontrollen die Regelmäßigkeit und Sorgfalt der Kontrollen nach-lässt. Menschen mit entsprechender krimineller Energie werden diesen Zeitpunkt abwarten und (erst) dann zuschlagen.

An die Entlastung denken

Egal, ob Sie einen externen Prüfer hinzuziehen oder die Kontrolle den internen Kassenprüfern obliegt: Es ist in Ihrem eigenen Interesse als Vorstand, dass die Kassenprüfungen in Ihrem Verein tatsächlich funktionieren. Denn der Entlastungsbeschluss der Mitgliederversammlung ba-siert in der Regel maßgeblich auf dem Bericht der Kassenprüfer. Aspekte, die der Mitgliederversammlung aufgrund der Berichte des Vorstands und der Kassenprüfer nicht bekannt waren, werden von der Entlastung nicht umfasst.

 

07.11.2017
Weitere Beiträge zu diesem Thema:

Wer ein neues Arbeitsverhältnis beginnt, befindet sich in den ersten 6 Monaten in der sogenannten Wartezeit. Damit geht unter anderem einher, dass ein Beschäftigter erstmals nach 6 Monaten seinen vollen Urlaub geltend machen...

| 17. Dezember 2015

Während Sie arbeitsunfähig krankgeschrieben sind, ruhen Ihre Pflichten aus dem Arbeitsvertrag, soweit Sie die Pflicht zur Arbeit betreffen. Andere Pflichten aus dem Arbeitsvertrag, insbesondere die Treuepflichten des...

| 18. August 2009

Fragen Sie sich auch, ob Sie Anspruch auf Sonderurlaub bei Ihrer eigenen Hochzeit haben? Hier die Antwort: Gründe für den Sonderurlaub können sowohl in Ihrer Person aber auch im öffentlichen Interesse liegen. Im Regelfall...

| 22. Juli 2009
© 2017, VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft