29.07.2011

Warum Unternehmensorganigramme zur Datenschutzfalle werden – und wie Sie das als Betriebsrat verhindern!

Noch in diesem Jahr wird es einige Änderungen beim Datenschutz geben. Natürlich müssen Sie als Betriebsrat die Änderungen im Auge behalten und darin fit sein. Denken Sie aber auch an aktuell bereits bestehende Probleme beim Datenschutz: Denn beim Datenschutz denkt man meist an Auskünfte, die der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer verlangt, oder an die Mitarbeiterüberwachung. In Vergessenheit geraten dabei ganz andere Datenschutzfallen im Betrieb – etwa das Organigramm. Hier werden Namen, Telefonnummern und oft auch Bilder der Mitarbeiter veröffentlicht. Ist das eigentlich erlaubt?

Ihre Rolle als Betriebsrat

Nach §89 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) gehört es zu Ihren Aufgaben als Betriebsrat, sich dafür einzusetzen, dass alle arbeitsschutzrechtlichen Bestimmungen im Betrieb eingehalten werden. Dazu gehört im weitesten Sinn auch der Datenschutz. Um dieser Aufgabe bei der Erstellung oder Verwendung von Organigrammen nachzukommen, müssen Sie natürlich wissen, worauf Sie hierbei speziell achten müssen:

So wenig Daten wie möglich

Auch ein Organigramm muss sich am Gebot der Datenvermeidung und Datensparsamkeit gemäß §3a Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) orientieren, also dürfen in einem Organigramm nur die erforderlichen Daten enthalten sein.

Beispiel: Name, Zimmernummer, Abteilung, Position und Büro-Telefonnummer sind okay. Private Daten (Geburtsdatum, Anschrift, Privat-Telefonnummer, Hobbys) haben aber im Organigramm nichts verloren.Außerdem ist §32 Abs. 1 Satz 1 BDSG für das Organigramm maßgeblich. Hiernach dürfen personenbezogene Daten eines Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn dies nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung erforderlich ist.

Es kommt also auf die Erforderlichkeit der Daten an. Erforderlich sind wiederum nur die im Beispiel genannten Daten.

Tipp: Sind Sie oder Ihr Arbeitgeber sich einmal unsicher, ob Daten verwendet werden dürfen oder nicht, dann erheben Sie die Daten lieber gar nicht oder holen Sie die Einverständniserklärung des Beschäftigten ein.

Spezialfall Fotos

Sind auf den Organigrammen nicht nur starre Daten abgebildet, sondern auch Fotos der Beschäftigten, dann muss Ihr Arbeitgeber §32 BDSG und das Gesetz über das Urheberrecht an Werken der bildenden Künste und der Photographie (Kunst- UrhG) beachten. Nach §22 Satz 1 KunstUrhG dürfen Bilder nur mit Einwilligung des Abgebildeten verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden. Das bedeutet, dass Ihr Arbeitgeber die Einwilligung Ihrer Kolleginnen und Kollegen benötigt, wenn er deren Bilder in das Organigramm aufnehmen will. Diese Einwilligung kann mündlich erteilt werden.

Tipp: Ich würde die Einwilligung trotzdem schriftlich geben. Beide Seiten sichern sich so ab.

Tipp: Denken Sie auch daran, Ihre Organigramme zu aktualisieren. Werden Mitarbeiter befördert, treten neue Arbeitnehmer ein oder verlassen Beschäftigte das Unternehmen, müssen die Organigramme angepasst werden. Beachten Sie zudem, dass von neuen Mitarbeitern vor Aufnahme in das Organigramm wiederum die Einverständniserklärung eingeholt werden muss. Beim Thema Datenschutz heißt es also vor allen Dingen, aktiv und aktuell bleiben!

Datenschutz ist ein sehr komplexes und schwieriges Thema. Verlangen Sie am besten von Ihrem Arbeitgeber eine umfassende Schulung. Und holen Sie sich in Zweifelsfällen ruhig auch die Meinung Ihres Datenschutzbeauftragten ein. Sicher ist sicher!

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