13.11.2011

Wie Sie die Sprechstunde „festzurren“

Für die ordnungsgemäße Einrichtung einer Sprechstunde ist ein Beschluss Ihrerseits notwendig. Doch zuvor müssen Sie abklären, ob, wann und wo eine Sprechstunde stattfinden soll.

Sie allein entscheiden über das „Ob“

Ihr Recht, Sprechstunden für die Beschäftigten Ihres Unternehmens einzurichten, ist in § 39 Abs. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) gesetzlich verankert. Diese Vorschrift stellt klar: Sie als Betriebsrat entscheiden über die Notwendigkeit, Sprechstunden einzurichten. Der Arbeitgeber darf Ihnen beim „Ob“ nicht hineinreden. Das heißt umgekehrt auch, dass weder Ihr Arbeitgeber noch die Mitarbeiter Sie dazu zwingen können, eine Sprechstunde ins Leben zu rufen.

Achtung:
Beschließen Sie, Sprechstunden abzuhalten, sind Sie und die Beschäftigten Ihres Unternehmens im Hinblick auf die Kommunikation untereinander nicht auf  die Sprechstunde beschränkt. Die Mitarbeiter haben weiterhin das Recht, Sie auch außerhalb der Sprechstunde um Rat zu fragen (Bundesarbeitsgericht (BAG), Beschluss vom 23.6.1983, Az. 6 ABR 65/80, und Landesarbeitsgericht (LAG) Berlin, Urteil vom 3.11.1980, Az. 9 Sa 52/80). Auch Sie dürfen die Beschäftigten weiterhin an ihrem Arbeitsplatz aufsuchen, soweit das erforderlich ist.

Wo der Arbeitgeber mitbestimmen darf

Haben Sie festgelegt, dass Sie eine Sprechstunde einführen, kommt der Arbeitgeber doch noch zum Zuge. Sie haben nämlich mit ihm Zeit und Ort der Sprechstunden abzustimmen, falls diese während der Arbeitszeit stattfinden sollen:

1. „Zeit“ bedeutet: Sie besprechen mit Ihrem Arbeitgeber den konkreten Tag sowie die Uhrzeit UND die Häufigkeit. Suchen Sie gemeinsam einen Zeitpunkt, den alle Beschäftigten nutzen können, ohne dass die Abläufe im Unternehmen allzu sehr gestört werden. Aus diesem Grund ist es in der Regel erforderlich, die Sprechstunden während der betriebsüblichen Arbeitszeit abzuhalten. Wird in Ihrem Unternehmen im Schichtbetrieb gearbeitet, kann es auch nötig sein, mehrere Sprechstunden anzubieten.2. „Ort“ meint den Raum, in dem die Besprechungen stattfinden werden. Dabei muss Ihnen der Arbeitgeber auf seine Kosten auch für die Sprechstunden in erforderlichem Umfang Räume, sachliche Mittel, Informations- und Kommunikationstechnik sowie Büropersonal zur Verfügung stellen (§ 40 Abs. 2 BetrVG). Erforderlich ist dabei mindestens ein Ort, an dem die Gespräche ungestört stattfinden können.

Der Raum, der Ihnen für die Besprechungen zur Verfügung steht, muss die Anforderungen an einen Arbeitsplatz erfüllen. Zur Grundausstattung gehört also beispielsweise ein Fenster. Mit einer Abstellkammer müssen Sie sich nicht zufriedengeben (LAG Köln, Beschluss vom 19.1.2001, Az. 11 TaBV 75/00).

Tipp:

Bestehen Sie darauf, dass Sie einen Raum zur Verfügung gestellt bekommen, der von außen  nicht einsehbar ist und nicht in unmittelbarer Nähe zum Personalbüro oder zum Büro des Arbeitgebers liegt. Vielen Mitarbeitern, die ein Problem besprechen möchten, fällt es nicht gerade leicht, Sie aufzusuchen. Und diese Hürde wird noch größer durch das Risiko, von ganz  estimmten Personen dabei beobachtet zu werden.

Empfehlenswert: Eine Betriebsvereinbarung

§ 39 Abs. 1 Satz 2 BetrVG verlangt, dass Sie Zeit und Ort der Sprechstunde mit dem Arbeitgeber vereinbaren. Hierfür ist nicht unbedingt eine Betriebsvereinbarung nötig. Es genügt auch eine Regelungsabrede, also eine formlose Absprache. Aus einer Regelungsabrede können die Beschäftigten aber keinen direkten Anspruch ableiten, aus einer Betriebsvereinbarung können Sie das dagegen sehr wohl.  Daher sollten Sie auch die Details rund um die Sprechstunde grundsätzlich in einer Betriebsvereinbarung regeln.

Tipp:
Nehmen Sie neben dem Ort und der Zeit in die Vereinbarung unbedingt auch noch eine Regelung mit auf, wie der Mitarbeiter sich konkret bei seinem Arbeitgeber abzumelden hat, wenn er Ihre Sprechstunde aufsuchen möchte. Bei diesem Punkt  kommt es immer wieder zu Streitigkeiten, die durch eine entsprechende Vereinbarung leicht vermieden werden können.

Übrigens:
Kommt eine Einigung über die Lage und die Häufigkeit der Sprechstunde nicht zustande, entscheidet die Einigungsstelle. Verhindert der Arbeitgeber die Sprechstunde grundsätzlich, müssen Sie sich an das Arbeitsgericht wenden.

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