12.06.2018

So läuft die Übernahme des Gremiums reibungslos

Der neue Betriebsrat ist gewählt. Nun gilt es, die Übernahme durch das neue Gremium möglichst reibungslos zu gestalten. Der folgende Beitrag wendet sich sowohl an bereits bewährte Mitglieder als auch an Betriebsratsneulinge. Sie erfahren, worauf es beim Übergang vor allem ankommt.

1. Ist-Stand erfassen

Ziel des neuen Betriebsrats wird es sein, von der Belegschaft und dem Arbeitgeber möglichst schnell als eine amtierende, funktionierende Arbeitnehmervertretung wahrgenommen zu werden. Dazu ist es erforderlich, dass der abgelöste Betriebsrat dem neuen die notwendigen Informationen zu allen wichtigen Themen übermittelt. Dabei sollte er auf eine neutrale Darstellung achten. Schließlich werden die neuen Kollegen die ein oder andere Sache unter Umständen anders beurteilen und entsprechende Gespräche auch anders führen.

Tipp: Erste Handlungsschritte empfehlen

Auch wenn ein neues Gremium sicher versuchen wird, so schnell wie möglich ein eigenes Profil zu gewinnen und frischen Wind in Ihren Betrieb zu bringen, werden die neuen Kollegen dankbar für Tipps hinsichtlich der ersten Arbeitsschritte sein. Wichtig ist dabei, dass die abgelösten Betriebsräte den neugewählten die unterschiedlichen Möglichkeiten aufzeigen. Das bietet ihnen die Möglichkeit, selbst mit dem für sie wichtigsten Aspekt anzufangen.

Bevor Sie als neu amtierender Betriebsrat eine konkrete Analyse starten, sollten Sie Ihre Ziele formulieren. Das können z. B. sein: regelmäßige Gespräche mit dem Arbeitgeber, umfassende Information der Belegschaft über die Betriebsratstätigkeit, regelmäßige Sprechstunden, um den Kollegen aus der Belegschaft ausreichend Gelegenheit zu geben, ihre Anliegen vorzutragen. Stehen Ihre wichtigsten Ziele, können Sie mit der Analyse loslegen. Setzen Sie dabei Prioritäten. Anhand der Checkliste unten können Sie die Analyse durchführen.

Wenn Sie offen auf Ihren Arbeitgeber zugehen und ihn nicht mit unrealistischen Forderungen überhäufen, haben Sie beste Chancen für den Start einer guten Zusammenarbeit mit ihm. Eine weitere Möglichkeit, Missverständnisse zu vermeiden und von Anfang an für eine gute Zusammenarbeit zu sorgen, ist die Vereinbarung von gemeinsamen Regeln.

Einigen Sie sich z. B. darauf,

  • dass Sie umgehend und umfassend informiert werden, dafür aber höchst sensibel mit vertraulichen Informationen umgehen,
  • wie Sie in Krisensituationen zusammenarbeiten wollen,
  • wie Sie auf der persönlichen Ebene bei Persönlichkeitsrechtsverletzungen und Auseinandersetzungen vorgehen wollen,
  • wie Sie sich beide in der Öffentlichkeit darstellen wollen.

Im Hinblick auf Ihre Kollegen kommt es vor allem darauf an, dass Sie ihnen uneingeschränkte Loyalität vermitteln. Und zwar selbst dann, wenn Sie sich – was immer wieder vorkommen wird – hin und wieder auf Regelungen einlassen müssen, die Ihre Kollegen aus der Belegschaft als arbeitgeberfreundlich bezeichnen werden.

Eine gute Zusammenarbeit funktioniert nur, wenn es immer wieder auch Win-win-Situationen gibt und Kompromisse das Ergebnis ernsthafter Verhandlungen sind.

2. Neue Kollegen auf ihre Pflichten hinweisen

Als Betriebsrat haben Sie viele Rechte; Sie sind aber auch gehalten, Pflichten zu erfüllen. Damit sich unerfahrene Mitglieder nicht gleich einen Patzer erlauben, sollten die übergebenden Kollegen ihre Nachfolger noch einmal auf die wichtigsten Pflichten hinweisen.

Checkliste: Analyse Ist-Stand und Verbesserungsmöglichkeiten

  • Finden die Gespräche mit Ihrem Arbeitgeber regelmäßig statt?
  • Haben Ihre Kollegen aus der Belegschaft häufig genug die Gelegenheit, ein Gespräch mit Ihnen zu führen?
  • Kommt es mit einer gewissen Regelmäßigkeit vor, dass Ihr Arbeitgeber Ihnen nicht alle notwendigen Informationen übermittelt? Müssen Sie diese im Zweifel in einem 2. Schritt nachfordern?
  • Informieren Sie Ihren Arbeitgeber Ihrerseits umgehend über wichtige Angelegenheiten?
  • Hat Ihr Arbeitgeber Sie in alle wichtigen Prozesse eingebunden? Und zwar unabhängig davon, ob Mitbestimmungsrechte bestehen oder nicht?
  • Informieren Sie als Betriebsrat Ihre Kollegen aus der Belegschaft zeitnah über für sie wichtige Änderungen bezüglich Ihrer Arbeit als Betriebsrat?
  • War die Zusammenarbeit in den vergangenen 4 Jahren harmonisch?
  • Bestehen Fachausschüsse, die eine effiziente Vorbereitung und Zusammenarbeit mit Ihrem Arbeitgeber ermöglichen?
  • Musste die Einigungsstelle in einer Angelegenheit angerufen werden?
  • Gab bzw. gibt es eine gerichtliche Auseinandersetzung?

Beantworten Sie alle Fragen hier selbstkritisch. Überlegen Sie, was Sie realistisch verbessern können. Machen Sie sich klar, wo Sie möglichst umgehend eingreifen sollten.

Die meisten Arbeitgeber achten penibel auf die Einhaltung der Ab- und Rückmeldepflicht. Verlassen Sie als Betriebsrat Ihren Arbeitsplatz, um Betriebsratsaufgaben nachzugehen, sind Sie verpflichtet, sich bei Ihrem Arbeitgeber bzw. Vorgesetzten ab- und bei der Rückkehr wieder anzumelden.

Des Weiteren haben freigestellte Betriebsräte in der Regel die gleichen Anwesenheitspflichten wie die Kolleginnen und Kollegen aus der Belegschaft. Ein weiterer wichtiger Punkt, auf den Sie Ihre Kollegen hinweisen sollten, ist die Einhaltung der Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflicht.

3. Selbstmarketing: Positionieren Sie sich jetzt richtig

Das Verhältnis von Betriebsräten und Arbeitgebern ist heute in vielen Unternehmen partnerschaftlich. Die meisten Arbeitgeber wissen, dass ihre Betriebsräte die Arbeitnehmerinteressen unter Berücksichtigung der wirtschaftlichen Interessen des Betriebs vertreten. Dennoch: In kritischen Situationen verbinden einige Arbeitgeber mit dem Betriebsrat oft nicht viel Positives. In solchen Situationen können Sie als Gremium Ihre Akzeptanz unter Umständen durch ein gezieltes Selbstmarketing erhöhen.

Ein gekonntes Selbstmarketing hilft Ihnen, sowohl von Ihren Kollegen aus der Belegschaft als auch von Ihrem Arbeitgeber positiv wahrgenommen zu werden. Grundvoraussetzung dafür, dass das funktioniert, ist, dass Sie ein gesundes Maß an Selbstbewusstsein haben.

Dazu müssen Sie Ihre Stärken und Schwächen kennen und akzeptieren. Zudem sollten Sie selbstverständlich bereit sein, sich weiterzuentwickeln und Ihre Schwächen abzumildern.

4. Wertschätzenden respektvollen Umgang pflegen

Als Betriebsrat sollten Sie Ihrem Gegenüber stets mit dem nötigen Respekt und einer grundsätzlichen Wertschätzung begegnen. Das ist sicherlich gerade in Konfliktsituationen nicht immer einfach. Dennoch trägt ein respektvoller Umgang grundsätzlich zur Entspannung von Krisensituationen bei. Und: Wer eine Krise erfolgreich meistert und dies auch entsprechend kommuniziert, stärkt sein Ansehen im Betrieb.

Richtig kommunizieren

Auch insoweit gilt: Die richtige Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Teilen Sie Ihren Kollegen und vor allem Ihrem Arbeitgeber regelmäßig mit, womit Sie als Gremium sich gerade beschäftigen. Stellen Sie gegenüber Ihrem Arbeitgeber vor allem dar, dass Sie bei allen Problemen auch seine Belange im Blick behalten. Eine solche Offenheit trägt dazu bei, dass er sieht, wie Sie sich engagieren.

Tipp: Authentisch bleiben

Bleiben Sie bei Ihren Unterrichtungen auf jeden Fall authentisch. Spielen Sie weder Ihren Kollegen noch Ihrem Arbeitgeber etwas vor. Abgesehen davon, dass dieses Versteckspiel oft eine zeitraubende Angelegenheit ist, sorgt es meist auch für Schwierigkeiten. Nennen Sie stattdessen die Dinge beim Namen und sprechen Sie auch Unangenehmes offen an.

5. Sorgen Sie dafür, dass man positiv über Sie spricht

Präsentieren Sie Ihre Erfolge. Das unterstützt Ihr Image und Sie sorgen gleichzeitig dafür, dass sich Ihr Arbeitgeber und Ihre Kollegen positiv über Ihr Gremium äußern. Es ist Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass Erfolge, die Sie erzielt haben, auch sichtbar gemacht werden. Nur so können sie von Außenstehenden wahrgenommen werden. Für eine Präsentation bieten sich beispielsweise eine Betriebsversammlung oder eine Meldung via Intranet bzw. ein Aushang am Schwarzen Brett an.

Wichtige Informationen, wie z. B. Neuigkeiten über eine Betriebsvereinbarung, sollten Sie zusätzlich zum Schwarzen Brett als Rundschreiben bekannt geben. Im Idealfall schaffen Sie es, zusätzlich einen Newsletter zu verfassen, etwa quartalsweise.

Allerdings ist ein Newsletter extrem arbeitsaufwendig. Er muss stets zuverlässig und regelmäßig verschickt werden. Zudem sollte er ansprechend gestaltet werden. Am besten übertragen Sie die Aufgabe, wenn Sie sich dazu entscheiden, einem sprachgewandten Gremiumsmitglied.

Tipp: Stellen Sie die neuen Mitglieder vor

Schön für die Belegschaft ist es, wenn Sie die einzelnen Mitglieder Ihres Gremiums mit einem Bild und ein paar markanten Stichpunkten vorstellen. Sinnvoll sind darüber hinaus Veröffentlichungen über aktuelle Themen aus der Arbeitswelt mit betrieblichem Bezug.

6. Übergabe wichtiger Dokumente

Eine wichtige Frage, die sich mit dem Wechsel eines Betriebsratsgremiums fast immer stellt, ist: Was passiert mit den Unterlagen des scheidenden Betriebsrats?

Dieser ist verpflichtet, dem neuen Gremium grundsätzlich alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zu übergeben. Dabei gilt: Unterlagen des Betriebsrats müssen so lange aufbewahrt werden, wie sie von rechtlicher Bedeutung sind. Endet die Amtszeit eines Gremiums, sind solche Unterlagen an das nachfolgende

Gremium zu übergeben. Dabei handelt es sich z. B. um noch nicht abgeschlossene Verfahren. Denn sämtliche Unterlagen stehen im Eigentum des Gremiums, und nicht der Personen, die der Arbeitnehmervertretung angehören.

Offene Vorgänge sind zu übernehmen

Das heißt für Sie: Sämtliche Unterlagen zu noch nicht abgeschlossenen Angelegenheiten mit rechtlicher Relevanz sind an den neuen Betriebsrat zu übergeben. Dabei sollte das scheidende Gremium den neuen Betriebsrat möglichst umfassend informieren. Dieser wird sich dann ein eigenes Bild von der Sache machen und entscheidet im Anschluss eigenständig über das weitere Vorgehen. Gleiches gilt im Prinzip auch für anhängige Verfahren sowie eventuell eingesetzte Rechtsanwälte.

Das neue Gremium übernimmt noch nicht abgeschlossene Angelegenheiten mit rechtlicher Relevanz. Es nimmt eine eigene Einschätzung vor und entscheidet dann, ob es die Sache weiter in der gleichen Richtung betreiben möchte oder eine andere Lösung bevorzugt. Wie die Weiterführung letztlich aussieht, liegt in den Händen des neuen Betriebsrats.

7. Organisatorisches: Bringen Sie Ihre Ausstattung auf Vordermann

Ihr Arbeitgeber ist nach § 40 Abs. 2 BetrVG verpflichtet, Ihnen alles an Material zur Verfügung zu stellen, was Sie für Ihre Arbeit benötigen, z. B. Büroraum, Schreibtisch, IT-Ausstattung, Telefon, ggf. Sitzungsräume, Büromaterial. Geht es um Büroausstattung, Räume oder Ähnliches, also um Ihren Anspruch nach § 40 Abs. 2 BetrVG, haben Sie „nur“ einen Überlassungsanspruch.

Kommt Ihr Arbeitgeber seinen Pflichten nicht nach, dürfen Sie ausnahmsweise zunächst alles Nötige selbst besorgen und vom Arbeitgeber Aufwendungsersatz verlangen. Möglicherweise ist es Ihrem Arbeitgeber sogar lieber, wenn Sie sich selbst um die nötigen Anschaffungen kümmern. Das sollten Sie aber vorher mit ihm absprechen. Nach § 40 Abs. 1 BetrVG hat Ihr Arbeitgeber die Kosten des Betriebsrats, etwa für Schulungen, Sachverständige etc., zu tragen. Überlegen Sie bereits jetzt, welche Kosten im Laufe Ihrer Amtszeit auf Sie zukommen könnten.

Achtung! Freistellungsanspruch gegen Ihren Arbeitgeber

Ist Ihr Arbeitgeber verpflichtet, nach § 40 BetrVG bestimmte Kosten zu tragen (beispielsweise für Schulungen), haben Sie grundsätzlich einen Freistellungsanspruch gegen ihn. Das bedeutet: Sie können von ihm verlangen, dass er Ihren Zahlungsverpflichtungen gegenüber Dritten nachkommt.

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