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So sorgen Sie für klare Regelungen zum Thema BYOD

03.05.2016

BYOD steht für „Bring your own Device“. Dabei geht es um die Nutzung privater Geräte wie Notebooks, Tablet-Computer und Smartphones für dienstliche Zwecke. Viele Arbeitgeber sehen darin erhebliche Vorteile. Mit einem entsprechenden Vorgehen sind allerdings auch gewaltige Risiken verbunden.

Sie als Betriebsrat fragen sich vielleicht: Was tun, wenn die Entwicklung nicht mehr aufzuhalten ist? Hier gibt es nur eins: Wirken Sie bei der Gestaltung mit – so gut es geht. So lassen sich zum Beispiel klare Regelungen zu diesem Thema in einer entsprechenden Betriebsvereinbarung festhalten.

Im Folgenden lesen Sie aber zunächst das Wichtigste zu Ihren Mitbestimmungsrechten sowie zu Punkten, die Sie auf jeden Fall berücksichtigen sollten, wenn Sie mit dem Thema beschäftigt sind.

 

Bei BYOD reden Sie mit

Smartphones, Tablet-Computer etc. sind technische Geräte, die der Leistungskontrolle dienen können. Ihre Nutzung unterliegt deshalb nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) Ihrer Mitbestimmung als Betriebsrat. Das gilt selbstverständlich auch für private Smartphones, die einer betrieblichen Nutzung zugeführt werden.

Achtung: Ihre Mitbestimmungsrechte greifen unabhängig davon, ob eine Überwachung beabsichtigt oder überhaupt gewollt ist. Die bloße technische Möglichkeit reicht aus.

Möchte Ihr Arbeitgeber – aus welchen Gründen auch immer – Telefondaten erfassen und auswerten, ist er dazu nur berechtigt, wenn er dies vorher mit Ihnen vereinbart hat. Unter Umständen kann durch die dienstliche Nutzung privater technischer Geräte auch das Arbeits- und Ordnungsverhalten berührt sein – und damit Ihr Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Satz 1 BetrVG.

Beispiel: Ihr Arbeitgeber schreibt den betroffenen Kollegen vor, im Ausland kein Roaming zu dienstlichen Zwecken zuzulassen. Eine entsprechende Vorgabe ist nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG mitbestimmungspflichtig. Weitere Regelungsgegenstände, die Ihre Mitbestimmung auslösen können, sind

  • Anweisungen, das Smartphone mit einem Passwort zu schützen,
  • die Anordnung einer bestimmten Abruffrequenz des dienstlichen
  • E-Mail-Accounts auf Dienstreisen.

Achtung: In all den bisher genannten Fällen haben Sie ein zwingendes Mitbestimmungsrecht. Ihr Arbeitgeber kann eine entsprechende Maßnahme deshalb nur einvernehmlich mit Ihnen regeln.

 

Überwachungsaufgaben ernst nehmen

Sie sind nach § 80 Abs. 1 BetrVG berechtigt, darüber zu wachen, dass die zugunsten der Arbeitnehmer geltenden Gesetze – und damit auch das in diesem Fall häufig zum Tragen kommende Bundesdatenschutzgesetz – von Ihrem Arbeitgeber eingehalten werden. Ihr Arbeitgeber ist Ihnen insoweit zur umfassenden Auskunft sowie zur Bereitstellung der notwendigen Informationen verpflichtet.

Als Betriebsrat sollten Sie verhindern, dass etwaige Daten, die Ihr Arbeitgeber zum Beispiel durch die Aktivierung von GPS-Funktionen erhält, zur Überwachung missbraucht werden. Nach § 90 BetrVG bestehen im Hinblick auf die Planung

  • von technischen Anlagen (§ 90 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG),
  • von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen (§ 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG) und
  • der Arbeitsplätze (§ 90 Abs. 1 Nr. 4 BetrVG) Ihnen gegenüber Unterrichtungspflichten.

Ihr Arbeitgeber muss Sie hinsichtlich der Gestattung von BYOD deshalb bereits im Planungsstadium einbeziehen. Setzen Sie als Betriebsrat sich vor allem dafür ein, dass Ihr Arbeitgeber mithilfe einer entsprechenden Software dafür sorgt, dass private und betriebliche Daten getrennt gesichert werden (Mobile Device Management).

 

Muster-Betriebsvereinbarung: Bring your own Device (BYOD)

Betriebsvereinbarung zwischen der … (Name des Unternehmens) und dem Betriebsrat der … zum Thema BYOD, also der dienstlichen Nutzung privater Endgeräte

§ 1 GELTUNGSBEREICH
Diese Betriebsvereinbarung gilt für alle Beschäftigten des Betriebs.

§ 2 NUTZUNG PRIVATER ENDGERÄTE
Den Arbeitnehmern ist es gestattet, zur betriebsinternen, aber auch zur externen Kommunikation eigene, private Endgeräte wie: Laptop,
 Smartphone,
 Tablet-Computer etc. dienstlich zu nutzen.

Jeder Beschäftigte hat das Recht, die Nutzung seiner persönlichen Geräte für dienstliche Zwecke abzulehnen. In einem solchen Fall stellt der Arbeitgeber ihm die für seine Arbeit notwendigen Geräte zur Verfügung.

Einigen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer auf die dienstliche Nutzung privater Endgeräte, haben beide Parteien das Recht, diese Nutzungsvereinbarung schriftlich mit einer Kündigungsfrist von einem Monat zum Monatsende zu kündigen.

§ 3 ARBEITGEBER BLEIBT VERANTWORTLICHE STELLE
Werden bei der Nutzung der privaten Endgeräte personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Arbeitsaufgabe stehen, auf den privaten Geräten verarbeitet, bleibt der Arbeitgeber dennoch die verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts.

Der Arbeitgeber hat deshalb die Möglichkeit, gewisse Mindestanforderungen an Hardware, Betriebssystem und Schutzeinrichtungen zu stellen, um das Funktionieren von Systemen und Anwendungen auch auf Unternehmensseite zu gewährleisten.

Die seitens der IT-Abteilung vorgegebenen Schutzmaßnahmen, insbesondere Firewall und Virenschutz, dürfen nicht deaktiviert oder auf sonstige Weise außer Betrieb gesetzt oder umgangen werden. Zur Verfügung gestellte Aktualisierungen (vor allem Sicherheitsupdates und Virensignaturen) müssen von den nutzenden Arbeitnehmern unverzüglich installiert werden.

§ 4 DATENSCHUTZGRUNDSÄTZE
Zwischen privaten und geschäftlichen Daten ist grundsätzlich zu trennen. Dazu sind betriebsbezogene Daten in einem separaten Speicher abzulegen, der über einen Datencontainer geschützt wird. Der Datencontainer muss mit einem Passwort geschützt werden. Das Passwort ist in der Personalabteilung bei Frau/Herrn … zu hinterlegen.

Der Arbeitnehmer verpflichtet sich, sein privates Gerät Dritten nicht zur Verfügung zu stellen.

Außerdem verpflichten sich Beschäftigte, die BYOD nutzen, betriebsbezogene Daten umgehend zu löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Für den Fall des Verlustes oder des Diebstahls eines privaten Endgeräts wird die Möglichkeit einer Fernlöschung geschaffen.

Für die Sicherung der privaten Daten haben die Arbeitnehmer ei- genverantwortlich Sorge zu tragen. Kommt es zum Verlust privater Daten, steht dem Mitarbeiter gegenüber dem Unternehmen kein Ersatzanspruch zu.

§ 5 ZUGRIFFSREGELUNG
Wird das Arbeitsverhältnis beendet, verpflichtet sich der Mitarbeiter, dem Unternehmen alle betriebsbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen und diese sodann auf dem privaten Endgerät zu löschen.

§ 6 ARBEITSZEIT
Der Beschäftigte ist außerhalb seiner vertraglich vereinbarten Arbeitszeit nicht verpflichtet, dienstliche Gespräche auf seinem privaten Gerät anzunehmen oder dienstliche E-Mails abzurufen und zu lesen.

Grundsätzlich sollen am Wochenende keine dienstlichen Arbeiten über das private Endgerät erledigt werden. Gleiches gilt für Feiertage und die Dauer des Urlaubs.

§ 7 KOSTEN
Die Anschaffungskosten und die laufenden Kosten für das Gerät trägt der Arbeitnehmer. Der Arbeitgeber beteiligt sich daran mit einer individuell zu vereinbarenden Pauschale, mit der auch die Kosten für einen eventuellen Verlust oder eine Beschädigung in Ausübung der betrieblichen Tätigkeit abgegolten sind.

Um die Kosten möglichst gering zu halten, sollte ein Mobilfunkvertrag mit
 einer Flatrate ins Internet und
 in alle deutschen Netze
vereinbart werden.

Ebenso werden im Fall von Auslandsdienstreisen der Arbeitnehmer Auslandsflats vereinbart.

§ 8 INKRAFTTRETEN UND BEENDIGUNG
Diese Betriebsvereinbarung tritt mit ihrer Unterzeichnung in Kraft.

Sie kann durch Kündigung mit einer Frist von 3 Monaten jeweils zum Jahresende beendet werden. Im Fall der Kündigung gilt sie fort, bis eine neue Betriebsvereinbarung zu diesem Thema geschlossen wurde.

§ 9 SALVATORISCHE KLAUSEL
Sollten einzelne Bestimmungen dieser Betriebsvereinbarung unwirksam sein oder werden, so wird hierdurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen dieser Betriebsvereinbarung nicht berührt.

Ort, Datum, Unterschriften

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