08.01.2019

So bringen Sie sich bei Befragungen der Kollegen sinnvoll ein

Mitarbeiterbefragungen sind für Sie und Ihren Arbeitgeber ein wirksames Instrument, um ein aktuelles Stimmungsbild der Belegschaft zu erhalten. Richtig eingesetzt, helfen sie, etwaigen Problemen in Ihrem Unternehmen auf den Grund zu gehen. Ihnen als Betriebsrat bieten die Befragungen häufig eine gute Argumentationshilfe. Sie können sie gut einsetzen, wenn Sie Ihrem Arbeitgeber belegen wollen, dass bei einem Thema Handlungsbedarf besteht. Dazu sollten Sie die Befragung allerdings gut vorbereiten. 

Ziel von Mitarbeiterbefragungen 

Mitarbeiterbefragungen sind Umfragen unter Mitarbeitern, um die Meinungen zu einem bestimmten Thema zu erfahren. Ziel der Fragen ist es herauszufinden, wie die Arbeitszufriedenheit verbessert und wie die Unternehmenskultur optimiert werden kann. 

Die Sorgen von Betriebsräten 

Als Betriebsrat fallen Ihnen im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung, die Ihr Arbeitgeber plant, häufig zunächst mögliche Nachteile ein: Fehlende Anonymität, Missbrauch der Umfrageergebnisse und drohende Veränderungen zum Nachteil Ihrer Kollegen sind häufig Ihre Befürchtungen. 

Vorteile im Blick behalten 

Die Gefahr des Missbrauchs kann natürlich nicht gänzlich ausgeschlossen werden. Allerdings sollten Sie nicht von vornherein die Gefahr sehen. Richten Sie Ihren Blick besser auf die Vorteile: Ihren Kollegen bietet eine solche Befragung die Möglichkeit, Dampf abzulassen. Sie können anonym ihre Meinung äußern, auf bestehende Ärgernisse und gesundheitliche Probleme aufmerksam machen sowie Verbesserungsvorschläge einbringen. 

Welche Mitbestimmungsrechte Sie haben

Führt Ihr Arbeitgeber eine Befragung durch, muss er Sie als Betriebsrat nach § 80 Abs. 2 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) rechtzeitig und umfassend informieren. Rechtzeitig ist seine Information in aller Regel dann, wenn Ihre Änderungs- und Ergänzungswünsche tatsächlich noch berücksichtigt werden können. Umfassend ist die Unterrichtung, wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen alle erforderlichen Unterlagen vorlegt. 

Im Zweifel nach Grund der späten Information suchen

Sollte Ihr Arbeitgeber Sie erst sehr spät über eine Mitarbeiterbefragung informieren, dann fassen Sie das nicht automatisch als Affront oder Provokation auf. Erfragen Sie die Ursache für die späte Information. Weisen Sie Ihren Arbeitgeber zudem darauf hin, dass Sie Wert darauf legen, dass Ihre Änderungs- und Ergänzungswünsche tatsächlich Berücksichtigung finden können. Verlangen Sie von ihm, dass er Ihnen alle Unterlagen aushändigt, die Sie benötigen, um Ihre Aufgabe ordnungsgemäß zu erfüllen. 

Beteiligen Sie sich an der Vorbereitung der Befragungen

Als Betriebsrat sollten Sie stets versuchen, sich an der Durchführung der Mitarbeiterbefragungen Ihres Arbeitgebers zu beteiligen. Überzeugen Sie ihn, dass er Sie in das Projektteam aufnimmt, das die Befragung organisiert. Als Argument können Sie anbringen, dass Ihre Mitarbeit die Akzeptanz der Befragung in der Belegschaft erhöhen wird. 

Welche Mitbestimmungsrechte noch berührt sein können

Als Betriebsrat haben Sie darüber hinaus ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG, wenn es um die Ordnung des Betriebs und das Verhalten Ihrer Kollegen geht. Dieses Mitbestimmungsrecht kommt in dem Moment zum Tragen, in dem Ihr Arbeitgeber aufgrund der Ergebnisse der Befragung Maßnahmen einleiten will, die die Ordnung des Betriebs und das Verhalten Ihrer Kollegen betreffen. 

Mitbestimmungsrecht bei technischen Einrichtungen beachten

Eine Rolle spielt zudem unter Umständen Ihr Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (Anwendung technischer Einrichtungen). Und zwar sobald Ihr Arbeitgeber mithilfe technischer Einrichtungen Daten über das Verhalten und die Leistung Ihrer Kolleginnen und Kollegen erheben oder verarbeiten will. 

Achtung: Auch an manuell erhobene Daten denken!
Ihr Mitbestimmungsrecht umfasst auch die manuell erhobenen Daten, die später technisch ausgewertet werden sollen. Lassen sich aus den Daten einer Mitarbeiterbefragung Rückschlüsse auf die Leistung oder das Verhalten eines Ihrer Kollegen schließen, dann bestehen Sie auf Ihre Mitwirkungsrechte. 

Wann Sie als Betriebsrat selbst eine Befragung durchführen können

Als Betriebsrat dürfen Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit eigene Mitarbeiterbefragungen durchführen. Voraussetzungen dafür sind allerdings, 

  • dass die Befragung im direkten Zusammenhang mit Ihren Aufgaben als Betriebsrat steht, 
  • Ihr berechtigtes Informationsrecht als Betriebsrat befriedigt,
  • die Persönlichkeitsrechte der Arbeitnehmer nicht verletzt, 
  • den Betriebsablauf nicht stört und 
  • den Betriebsfrieden nicht gefährdet. 

Checkliste: Mitarbeiterbefragung 

  • Hat Ihr Arbeitgeber bzw. haben Sie die konkrete Zielsetzung vor der Befragung formuliert? 
  • Hat Ihr Arbeitgeber die Vorbereitung und Durchführung der Befragung einem Projektteam übertragen? 
  • Sind Sie Mitglied des Projektteams? 
  • Hat Ihr Arbeitgeber Sie als Betriebsrat rechtzeitig und umfassend informiert bzw. an der Vorbereitung beteiligt? 
  • Hat Ihr Arbeitgeber Ihnen den Fragebogen vorgelegt, bevor die Befragung startet? 
  • Hat Ihr Arbeitgeber die Belegschaft rechtzeitig und umfassend über die Befragung und deren Ziel unterrichtet? 
  • Haben Sie sichergestellt, dass die Anonymität bei der Befragung garantiert ist? 
  • Hat Ihr Arbeitgeber klargestellt, dass die Teilnahme freiwillig ist? 
  • Haben Sie dafür gesorgt, dass Ihr Arbeitgeber Ihre Kollegen umfassend über die Ergebnis- se der Befragung informiert? 

Können Sie alle Fragen dieser Checkliste mit Ja beantworten und haben Sie die Befragung kritisch geprüft, haben Sie alles getan, um den bestmöglichen Erfolg zu erzielen. 

Tipp: Einhalten der Voraussetzungen sicherstellen. Sorgen Sie dafür, dass die Bedingungen erfüllt sind. Denn genau so, wie Sie den Mitarbeiterbefragungen Ihres Arbeitgebers kritisch gegenüberstehen, wird auch Ihr Arbeitgeber unter Umständen von Ihrer Idee nicht begeistert sein. 

Durchführung der Befragung: Das müssen Sie bedenken 

Grundsätzlich gilt: Je mehr Arbeitnehmer sich an einer Befragung beteiligen, desto repräsentativer wird das Ergebnis. Sie sollten deshalb vorab unbedingt Werbung für das Vorhaben machen. Die höchste Akzeptanz erreichen Sie, wenn Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen vorab umfassend informieren. Erklären Sie, warum die Mitarbeiterbefragung wichtig ist. Sagen Sie, was Sie damit erreichen wollen. 

Unterrichten Sie über den Ablauf der Befragung. Klären Sie Ihre Kollegen darüber auf, wann die Fragebogen verteilt werden. Sagen Sie ihnen, wo die ausgefüllten Fragebogen abgegeben werden sollen. Gehen Sie zudem darauf ein, was passiert, wenn das Ergebnis vorliegt. 

Eine Mitarbeiterbefragung ist nur sinnvoll, wenn sie freiwillig erfolgt. Andernfalls füllen nicht motivierte Kolleginnen und Kollegen den Bogen unter Umständen nicht wahrheitsgemäß aus. Sie sollten im Zusammenhang mit der Vorstellung des Projekts deshalb auch darauf hinweisen, dass die Teilnahme freiwillig ist. Zudem sollten Sie die Gewährleistung der Anonymität zusichern. 

Gerade in Zeiten eines verstärkten Datenschutzes ist es sinnvoll, im Rahmen dieser grundsätzlichen Aufklärung auch noch einmal darauf hinzuweisen, dass Sie und Ihr Arbeitgeber selbstverständlich zu jedem Zeitpunkt die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes einhalten werden. 

Tipp: Schriftliche Information über die Befragung. Handelt es sich um eine lediglich von Ihnen als Betriebsrat durchgeführte Mitarbeiterbefragung, dann informieren Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen am besten schriftlich. Ein Muster-Schreiben finden Sie auf dieser Seite unten. Planen Sie die Durchführung der Mitarbeiterbefragung mit Ihrem Arbeitgeber, ist es am einfachsten, wenn er die Befragung im Rahmen einer Betriebsversammlung vorstellt. 

Wenn die Ergebnisse vorliegen 

Liegen Ihnen die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung vor, setzen Sie sich dafür ein, dass Ihre Kolleginnen und Kollegen aus der Belegschaft eine Rückmeldung erhalten. Zudem sollten Sie es sich zur Aufgabe machen, dafür zu sorgen, dass die Entwicklung von Verbesserungsmaßnahmen umgehend in Gang gesetzt wird. Schließlich ist dies ein zentraler Punkt jeder Mitarbeiterbefragung. 

Wichtig ist, dass Ihr Arbeitgeber bzw. Sie (je nachdem, wer die Mitarbeiterbefragung initiiert hat) Ihren Kollegen aus der Belegschaft eine Rückmeldung geben, die sich nicht nur auf eine schriftliche Information beschränkt. 

Erfolg hat eine Mitarbeiterbefragung dann, wenn sie nach Vorlage der Ergebnisse zu einer aktiven Auseinandersetzung zwischen allen Beteiligten führt. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Arbeitgeber bei der Rückmeldung sowie Planung späterer Maßnahmen und Verbesserungen folgende Grundregeln beachtet: 

  • Er muss in jedem Fall für eine ausreichende Unterrichtung über die Maßnahmen und Konsequenzen aufgrund der Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung sorgen. 
  • Achten Sie bei der Auswertung der Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung unbedingt auf Anonymität. Sollte diese nicht 100%ig gewährleistet werden können, setzen Sie sich dafür ein, dass die Auswertung von einem externen Dienstleister übernommen wird. 
  • Sprechen Sie sich für eine gesonderte Gesprächsrunde z. B. mit den leitenden Führungskräften oder dem oberen Management (je nach Größe und der sich daraus ergebenden Möglichkeiten Ihres Betriebs) aus, um über die Ergebnisse, Ursachen und Verbesserungsmaßnahmen in der Runde der Entscheider zu diskutieren. Sorgen Sie dafür, dass Sie als Betriebsrat zu diesen Gesprächen auch eingeladen werden. 

Muster-Schreiben: Information über eine Mitarbeiterbefragung 

Der Betriebsrat
– im Hause – 

Liebe Kolleginnen und Kollegen, 

die Geschäftsführung möchte das jetzige Arbeitszeitsystem in einigen Punkten ändern. Wir sind deshalb mit ihr im Gespräch. Als Betriebsrat sind wir allerdings mit dem momentanen Arbeitszeitsystem überwiegend zufrieden. Um etwaige Änderungen auch in Ihrem Sinne zu gestalten, möchten wir Sie deshalb im Rahmen einer Mitarbeiterbefragung bitten, uns Ihre Meinung zu diesem Thema mitzuteilen. 

Bitte antworten Sie so ehrlich wie möglich. Denn nur so erhalten wir ein zutreffendes Bild darüber, wie Sie die Situation beurteilen. Beachten Sie: Die Befragung ist absolut anonym. Die Antworten in den Fragebogen lassen keine Rückschlüsse auf Ihre Person zu. Die Unterlagen werden außerdem gleich nach der Auswertung vernichtet. 

Bitte werfen Sie den ausgefüllten Fragebogen in einen der eigens zu diesem Zweck bereitgestellten Sammelbehälter im Eingang zur Kantine und im Haupteingang des Verwaltungsgebäudes ein. Über das Ergebnis der Befragung werden Sie schnellstmöglich informiert. 

Wir bedanken uns schon jetzt ganz herzlich für Ihre Mithilfe.

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift Betriebsratsvorsitzende(r)

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