Immer wieder erzählen mir Gleichstellungsbeauftragte, die ja eine Vielzahl von Terminen und Aufgaben abzuarbeiten haben, dass es für sie schwierig ist, den Überblick zu behalten. Ein paar Kniffe und Tipps haben wir Ihnen hier zusammengestellt, die Ihnen die Organisation Ihrer Gleichstellungsarbeit erleichtern und sicherstellen, dass Ihnen nichts Wichtiges „durchrutscht“.
Routine erleichtert den Alltag enorm und strukturiert diesen zudem. Und Sie müssen Ihren Gleichstellungsalltag schließlich selbst strukturieren, da es in Ihrem Amt keine Vorgaben gibt.
Überlegen Sie, welche Aufgaben Sie routinemäßig täglich, wöchentlich, monatlich „einbauen“ können. Gut ist es, hierfür Zeitpunkte festzulegen und diese möglichst stringent einzuhalten. Was dies sein könnte, lesen Sie in der Übersicht:
Nach den Frauengleichstellungsgesetzen des Bundes und der Länder sind bestimmte Fristen einzuhalten, innerhalb derer beispielsweise ein Votum abgegeben oder auch ein Einspruch eingelegt werden muss. Da geht schon einmal schnell etwas unter. Insoweit sollten Sie sich angewöhnen, bei jedem Vorgang, der neu hereinkommt, stets einen Eingangsstempel zu benutzen, um den Eingang zu dokumentieren.
Empfehlung: So organisieren Sie Ihre Vorgänge strukturiert
Als 2. Schritt sollte stets der Fristablauf notiert und der Vorgang in einem wie auch immer gearteten System abgelegt (Hängeregistratur oder Ähnliches) sowie mit einem Wiedervorlagedatum versehen werden. Dieses sollte einige Tage vor Fristablauf liegen, damit Sie dann bei Wiedervorlage noch hinreichend Zeit haben, den Vorgang zu bearbeiten.
Empfehlung: Fristabläufe und Wiedervorlagen immer sofort im Kalender notieren
Gewöhnen Sie es sich an, den Fristablauf ggf. mit einer Vorfrist sowie das Wiedervorlagedatum stets sofort in Ihrem Kalender zu notieren. So behalten Sie auch längerfristige Termine immer im Blick und vergessen nichts.
Ihre Tages-und Wochenplanung sollte einige Lücken enthalten, damit Sie hinreichend Zeit haben, Unvorhergesehenes ohne Stress zu erledigen bzw. sich die Zeit nehmen können, über schwierigere Probleme länger nachzudenken.
Empfehlung: Reservieren Sie Lücken in Ihrem Kalender
Freie, also nicht verplante Zeit sollten Sie in Zeitblöcken reservieren und in Ihrem Kalender blockieren. Machen Sie sich und anderen eindeutig klar, dass diese Zeit keineswegs für Termine etc. zur Verfügung steht.
Überlegen Sie einmal, welche Aufgaben Sie zu Zeitblöcken zusammenfassen können und zu welchem Zeitpunkt. Reservieren Sie zum Beispiel einen Block für Anrufe und machen Sie deutlich, dass dies Ihre telefonische Sprechzeit ist. Sie können auch Sprechstunden für persönliche Beratungen zeitlich begrenzen.
Verfügen Sie über eine Mitarbeiterin, dann teilen Sie ihr unmissverständlich mit, wann Sie welche Tätigkeiten verrichten wollen. Bitten Sie sie, Termine, Besprechungen und Telefonate entsprechend aufzunehmen und in Ihren Kalender einzutragen. Verdeutlichen Sie hier, dass von Ihrer Struktur tatsächlich nur im Notfall abgewichen werden darf.
Empfehlung: Geben Sie klare Anweisungen
Auch wenn es schwerfällt, sollten Sie hier klare Anweisungen geben – etwa wann Sie die Post sichten wollen, wann Vorgänge wieder vorgelegt werden sollen und wie mit Terminen umzugehen ist. Denn je mehr Klarheit Sie schaffen, desto strukturierter und effektiver werden Sie zusammenarbeiten.
Gerade in Stresszeiten ist es wichtig, zunächst einmal zu überlegen, welche Arbeiten Sie delegieren können, ehe der Stress zu viel wird. Denn Aufgaben können Sie an Ihre Mitarbeiterin, Ihre Stellvertreterin oder – soweit vorhanden – an Ihre Vertrauensfrau delegieren. Machen Sie aber auch hier deutlich, welche Aufgabe wie und in welchem Zeitraum erledigt sein muss, und binden Sie somit Ihre Unterstützerinnen in Ihr Ordnungssystem ein.
Ein gut strukturierter Tag wird Sie in Ihrem Arbeitsalltag enorm entlasten, der Zeitaufwand für die Planung zahlt sich aus.
