02.11.2018

Urlaubsgewährung: Wer darf den Urlaubszeitpunkt festlegen?

Ihre Dienststellenleitung ist letztendlich für die Erteilung bzw. Genehmigung des Erholungsurlaubs zuständig. Deshalb müssen Ihre Kolleginnen und Kollegen ihren Urlaub vorher bei ihr anmelden und beantragen; sie dürfen sich also nicht selbst beurlauben.

Die Selbstbeurlaubung ist grundsätzlich ein Kündigungsgrund. Einfach der Arbeit fernbleiben, das tolerieren die wenigsten Dienststellenleitungen und auch die wenigsten Arbeitsrichter. Kann ein Kollege seinen Urlaubswunsch nicht durchsetzen, muss er also auf eine Urlaubserteilung nach seinen Wünschen klagen. Meist wird er hier ein Eilverfahren anstrengen müssen, denn bis das normale Gerichtsverfahren abgeschlossen ist, ist der Urlaub in den meisten Fällen schon vorbei.

Das heißt aber nun nicht, dass Ihre Dienststellenleitung nach eigenem Gutdünken bestimmen darf, zu welchem Zeitpunkt und in welchem Umfang Ihre Kollegen ihren Urlaub nehmen dürfen. Vielmehr muss sie sich an die Spielregeln des § 7 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) halten:

  • Bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs sind in erster Linie die Urlaubswünsche der Mitarbeiter zu berücksichtigen.
  • Im Anschluss an eine Maßnahme der medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation kann ein Mitarbeiter verlangen, dass ihm Urlaub gewährt wird.
  • Der Urlaub soll möglichst zusammenhängend gewährt werden.

 

Hinweis: Keine Regel ohne Ausnahme 


Zumindest über einen Teil des Urlaubs der Kolleginnen und Kollegen kann Ihre Dienststellenleitung doch verfügen, indem sie Betriebsferien anordnet. Ist ein Kollege mit der Regelung zum Betriebsurlaub nicht einverstanden, dann muss er vor das Arbeitsgericht ziehen (Landesarbeitsgericht Düsseldorf, 20.4.2004, Az. 8 Sa 435/04).

Wann darf Ihre Dienststellenleitung einen Urlaubsantrag ablehnen?

Die Ablehnung eines Urlaubswunsches ist in 2 Fällen möglich: Dem Urlaubswunsch stehen dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter entgegen, die unter Berücksichtigung von sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen (§ 7 Abs. 1 Satz 1 BUrlG).

Ob ein Kollege zu diesem vorrangigen Personenkreis gehört, können Sie anhand folgender Checkliste ermitteln (wobei die Priorität von Frage zu Frage abnimmt).

Checkliste: Wer hat den Vorrang?

Prüfpunkte: 

  • Ein Kollege will im Anschluss an eine medizinische Vorsorge- oder Rehabilitationsmaßnahme Urlaubmachen. Beachten Sie als Personalrat: Hier hat Ihr Dienstherr keine Ablehnungsmöglichkeit (§ 7 Abs. 1 Satz 2 BUrlG).
  • Der Kollege ist offensichtlich akut erholungsbedürftig und muss sich ausruhen; er war öfter krank oder musste viele Überstunden machen, die jetzt
„an die Substanz gehen“.
  • Der Kollege hat schulpflichtige Kinder, weswegen er nur in den Schulferien verreisen kann.
  • Der Kollege hat im letzten Jahr in der Ferienzeit keinen Urlaub erhalten bzw. wurde als nachrangig gegenüber anderen eingestuft.
  • Der Kollege ist verheiratet und muss sich mit seiner ebenfalls arbeitenden Partnerin abstimmen.
  • Der Kollege ist am längsten in der Dienststelle beschäftigt.
  • Der Kollege ist Jahrgangsältester.
  • Überschneiden sich danach immer noch die Urlaubswünsche von 2 „gleichberechtigten“ Kollegen und ist ein Kompromiss nicht möglich, kann Ihr Dienstherr entscheiden.

Hat Ihre Dienststellenleitung mithilfe dieser Liste sämtliche Kriterien geprüft, um eine Entscheidung für den einen oder den anderen Kollegen zu treffen, und kann sie anhand der Ergebnisse dennoch keine eindeutige Entscheidung treffen, gilt es, Fingerspitzengefühl zu zeigen. Meist hilft hier nur noch ein Kompromiss.

Beispiel: Mögliche Kompromisse. Der Kompromiss könnte so aussehen, dass der eine Kollege seine Terminwünsche für den Sommerurlaub dieses Mal zurücksteckt, dafür aber bei der nächsten Urlaubsplanung bevorzugt behandelt wird. Alternativ kann ja auch ein Kollege im 1. Drittel der Sommerferien fahren, der nächste Kollege im 2. Drittel und wiederum ein anderer im verbleibenden Drittel.

Einvernehmliche Lösungen gibt es viele, wenn man kompromissbereit ist!

Merken Sie sich eines: Der Urlaubswunsch Ihrer Kolleginnen und Kollegen hat Vorrang vor den Wünschen der Dienststellenleitung. Diese muss versuchen, ihren Ablauf mit den Wünschen Ihrer Kollegen zu arrangieren. Hier gilt ganz klar: Kompromiss vor Konfrontation!!!

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