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Datenaufbewahrung und -vernichtung

26.06.2016

Sind auch bei Ihnen die Aktenberge, verstaut in Ordnern und Mappen, aber auch auf Festplatten, USB-Sticks, CDs, DVDs und selbst noch auf Disketten im Laufe der Jahre immer größer geworden? Protokolle, Beschlüsse, Korrespondenz mit dem Dienstherrn, der Gewerkschaft oder einzelnen Kollegen und insbesondere Tausende von E-Mails:

Im Personalratsbüro fallen unendlich viele Schriftstücke an. Doch was ist aufzubewahren? Diese Informationen finden Sie im Artikel „Datenaufbewahrung und -vernichtung“ inkl. Musterschreiben zur Datenerhebung.

Nach den Datenschutzgesetzen sind personenbezogene Daten zu löschen, wenn sie nicht mehr erforderlich sind. Sie begehen also sogar eine Ordnungswidrigkeit, wenn Sie nicht mehr benötigte Akten oder Daten nicht vernichten bzw. löschen!

An dieser Stelle sollten Sie sich den § 32 Abs. 1 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) einmal ansehen:

„Personenbezogene Daten eines Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist.“

Wichtig:
Verarbeiten Sie Daten?
Diese Regelung gilt auch für Sie als Personalrat, wenn Sie ein Datenverarbeiter sind!

3 Grundregeln, die Sie als Personalrat beachten müssen:

  • Ist ein Vorgang definitiv abgeschlossen und ohne weitere rechtliche Bedeutung, sind die entsprechenden Daten zu löschen, wenn es sich um personenbezogene handelt.
  • Nur wenn der Inhalt auch weiterhin von rechtlicher Bedeutung ist, endet die Aufbewahrungsfrist nicht mit Ihrer Amtszeit. Vielmehr sind solche Dokumente und Daten länger aufzubewahren und gegebenenfalls dem nachfolgenden Personalrat zu übergeben.
  • Dienst- und Regelungsvereinbarungen bewahren Sie bis zum Ende der Laufzeit auf, sofern keine Nachwirkung bis zum Abschluss einer neuen Dienstvereinbarung eintritt.

Konsequenzen aus dem Datenschutz

Nun schauen wir uns die Konsequenzen aus den datenschutzrechtlichen Regelungen einmal etwas genauer an. Sie werden schnell erkennen, dass Sie diese Regelungen vollständig zu beachten haben.

Denn: Bei Ihrer täglichen Arbeit als Personalrat werden Sie personenbezogene Daten Ihrer Kollegen erheben, speichern und verarbeiten müssen. Das beginnt mit den Daten eines Bewerbers, geht weiter über die Daten eines zu versetzenden Kollegen bis hin zu Daten, die Sie in einem Anhörungsschreiben zu einer Kündigung von Ihrem Dienstherrn erhalten.

Überwachung verboten

Dabei sind Sie allerdings unabhängig tätig und dürfen nicht überwacht werden. Weder Ihr Dienstherr noch der Datenschutzbeauftragte haben Kontrollbefugnisse hinsichtlich der Einhaltung des BDSG innerhalb Ihrer Personalratsarbeit. Trotzdem müssen Sie natürlich die gesetzlichen Regelungen beachten.

Voraussetzungen der Datenerhebung

Personenbezogene Daten dürfen im Personalratsbüro nur dann erhoben werden, wenn Sie als Gremium diese Daten zwingend zu Ihrer Aufgabenerfüllung benötigen.

 

Fazit_ppmTipp:
Holen Sie sich die Einwilligung der Kollegen
Als Personalrat sollten Sie für jede Datenverarbeitung, die sich nicht unmittelbar aus dem BDSG oder den Personalvertretungsgesetzen ableiten lässt, eine schriftliche Einwilligung der betroffenen Kollegen einholen. Ein Muster finden Sie am Ende dieses Beitrags.

Als Beispiele seien genannt: Erhebung und Veröffentlichung von Jubiläumslisten, Übermittlung von personenbezogenen Daten an Gewerkschaften oder bei Einsichtnahmen in Personalakten, nicht anonymisierte Mitarbeiterbefragung.

Vertrauen in Dienstherrn

Haben Sie die Daten von Ihrem Dienstherrn erhalten, müssen Sie als Personalrat davon ausgehen, dass er die Daten rechtmäßig erhoben hat. Der Dienstherr ist nach § 4 Abs. 3 BDSG verpflichtet, die Kollegen über die Datenverarbeitung zu informieren. Das heißt wiederum für Sie als Personalrat, dass Sie nicht weiter tätig werden müssen. Sie müssen Ihre Kollegen nicht nochmals gesondert über die Datenerhebung informieren.

Schutz vor Missbrauch

Auch als Personalrat haben Sie erhobene Daten zu schützen und zu sichern. So sieht es auch der Gesetzgeber in der Anlage zu § 9 BDSG vor. Dort werden detailliert die technisch-organisatorischen Maßnahmen aufgeführt. Sie als Personalrat sind für die Umsetzung dieser Maßnahmen im Personalratsbüro verantwortlich.

Denken Sie hier vor allem an die folgenden Maßnahmen:

Zutrittskontrolle:

Unbefugten ist der Zutritt zu Räumen, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, zu verwehren. Das Personalratsbüro darf nur Ihren Gremiumsmitgliedern zugänglich sein.

Zugangskontrolle:

Es ist zu verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten genutzt werden können. Der Zugang zu den PCs ist mit einem Passwort zu sichern. Werden im Personalratsbüro vertrauliche Akten verwahrt, müssen diese in verschlossenen Schränken aufbewahrt werden.

Zugriffskontrolle:

Jeder Nutzer darf nur auf die Daten zugreifen, für die er eine Berechtigung hat (Benutzerverwaltung).

Weitergabekontrolle:

Personenbezogene Daten dürfen bei der Weitergabe nicht unbefugt gelesen, verändert oder entfernt werden können (Verschlüsselung). Als Personalrat sollten Sie die Weitergabe und den Transport von personenbezogenen Daten aus dem Personalratsbüro strikt verbieten.

Eingabekontrolle:

Es muss nachträglich geprüft werden können, welche Daten von welchen Personen verarbeitet wurden (Protokollierung). Werden sensible Daten verarbeitet, sollten Sie als Personalrat eine personalisierte Benutzeranmeldung einführen. Nur so können entsprechende Protokolle geführt und im Zweifel nachgewiesen werden, welche Daten von wem verarbeitet wurden.

Verfügbarkeitskontrolle:

Personenbezogene Daten müssen gegen zufällige Zerstörung geschützt sein (Datensicherung, Back-up). Als Personalrat sind Sie auch dafür verantwortlich, dass die Ihnen anvertrauten Daten vor Verlust geschützt sind.

Die Art der Aufbewahrung

Natürlich können Sie sämtliche Unterlagen im Original bzw. versandte Briefe und dergleichen als Kopie aufbewahren. Denken Sie aber auch über eine digitale Archivierung nach. Nicht ohne Grund ist sie in vielen Unternehmen der Privatwirtschaft schon lange Standard. Denn nur die wenigsten Dokumente müssen Sie im Original aufbewahren. Fast alle Unterlagen können Sie einscannen und auf handelsüblichen Medien speichern.

Aufbewahrung im Original

Alle Schriftstücke, die der Schriftform bedürfen, die also unterschrieben sein müssen, sollten Sie auch in Papierform aufbewahren. Dazu gehören insbesondere Ihre Personalratsprotokolle.

Ort der Aufbewahrung

Bei der Ablage der Dokumente müssen Sie natürlich die Vertraulichkeit der Unterlagen und die Geheimhaltungspflichten beachten. Sie benötigen zwingend abschließbare Schränke. Auch der Raum, den Sie zur Archivierung der Unterlagen nutzen wollen, muss gewissen Anforderungen entsprechen. Sie haben die Risiken der Vernichtung von Unterlagen durch Wasser oder Feuer möglichst gering zu halten.

Die Weitergabe an den nächsten Personalrat

Aus den bisherigen Ausführungen ergeben sich auch Ihre Rechte und Pflichten bei der Übergabe von Akten an einen neuen Personalrat: Geht es um personenbezogene Daten, dürfen Sie Akten nur übergeben, wenn ihr Inhalt noch von rechtlicher Bedeutung ist.

So lange heben Sie Unterlagen auf

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen existieren für Sie nicht:

  • Bei personenbezogenen Daten: Ist ein Vorgang beendet, sind die entsprechenden Daten zu löschen.
  • Ist ein sonstiger Vorgang beendet, können Sie die entsprechenden Daten löschen. Eine Aufbewahrung ist in aller Regel mindestens 3 Jahre sinnvoll, da so lange gesetzliche Verjährungsfristen in aller Regel laufen.
  • Ist der Inhalt auch weiterhin von rechtlicher Bedeutung, endet die Aufbewahrungsfrist nicht mit Ihrer Amtszeit. Die entsprechenden Dokumente und Daten sind länger aufzubewahren und gegebenenfalls dem nachfolgenden Personalrat zu übergeben.

Wer gut organisiert ist, gewinnt

Eine gute Organisation ist bei der Beachtung der Aufzeichnungs-und Aufbewahrungspflichten das Wichtigste.

1. Schritt: Altlasten prüfen und entsorgen
Sie kommen nicht darum herum: Die alten Akten und Dateien müssen gesichtet und dann, wenn sie nicht mehr benötigt werden, ordnungsgemäß vernichtet werden.
2. Schritt: Digitalisierung
Für alle Beteiligten im Personalratsbüro ist es auf Dauer das Einfachste, wenn sämtliche Akten, Vorgänge und andere Dinge eingescannt, also digitalisiert werden.
3. Schritt: To-do-Listen erstellen
Damit es in der Zukunft einfacher wird, bekommt jeder Vorgang eine Wiedervorlage. Am Ende einer Wiedervorlagekette steht immer die Vernichtung der Akten oder der Daten.

Die rechtssichere Entsorgung von Daten

Im Personalratsbüro werden vertrauliche Akten zu Ihrer Arbeit und datenschutzrelevante Unterlagen verwahrt. Handelt es sich um Dokumente, die dem BDSG unterliegen, sind Sie als Personalrat für eine sichere Vernichtung verantwortlich.

 

Fazit_ppmTipp:
Aktenvernichter – die rechtssichere Lösung
Beantragen Sie für das Büro einen Aktenvernichter/Schredder und verpflichten Sie alle Personalratsmitglieder dazu, Dokumente vor der Entsorgung grundsätzlich zu schreddern.

 

Muster-Schreiben: Einwilligung zur Datenerhebung

Arbeitnehmer                                                                                         Ort, Datum
Sehr geehrte Frau …, / Sehr geehrter Herr …,
für die Mitarbeiterbefragung benötigen wir folgende Angaben von Ihnen: …

Zur Datenerhebung und Verarbeitung benötigen wir Ihre Zustimmung, um die wir mit diesem Schreiben bitten. Ihre Zustimmung können Sie jederzeit schriftlich widerrufen.

Ihre Daten werden im Fall der Zustimmung elektronisch verarbeitet und nach Auswertung noch 6 Monate aufbewahrt. Danach werden sie gelöscht.

Sie haben die Möglichkeit, der Datenverarbeitung und Erhebung zu widersprechen. Falls Sie dies tun möchten, kreuzen Sie einfach das entsprechende Feld an.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr Personalrat

Mit der Erhebung meiner Daten bin ich

Ο einverstanden.

Ο nicht einverstanden.

 

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Ort, Datum                                                                                          Unterschrift Arbeitnehmer

 

 

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Chefradakteurin: RA Maria Markatou

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