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Datenschutz in Ihrer Dienststelle ganz leicht sichern

23.05.2017

Fast jeden Tag gibt es Meldungen über Datenschutzlücken auf PCs, Handys, in Banksystemen oder bei Telekommunikationsanbietern. Wir müssen, was unsere personenbezogenen Daten angeht, wachsam sein – auch in der Dienststelle. Denken Sie nur an die E-Mail-Kontrolle, an Personalakten, die jeder einsehen kann, oder die Überwachung von Kommunikationsanlagen. Mit jeder unberechtigten Datenerhebung greift Ihre Dienststellenleitung in das Persönlichkeitsrecht Ihrer Kollegen ein – und spätestens dann sind Sie als Personalrat gefragt.

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Keine Datenerhebung ohne Einwilligung
Beim Thema Datenschutz müssen Sie gleich an das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) denken. Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten sind danach nur zulässig, soweit das Datenschutzgesetz selbst oder eine andere Rechtsnorm (etwa eine Dienstvereinbarung) dies erlaubt oder anordnet oder der Betroffene eingewilligt hat (§§ 4, 4a und 28 BDSG).

Was wird geschützt?
Das BDSG spricht von Dateien und personenbezogenen Daten, die erhoben und verarbeitet werden, und stellt all dies unter seinen Schutz. Doch was diese Begriffe bedeuten, wird nur schlecht erklärt. Deswegen hole ich das für Sie nach:
Datei: Eine Datei ist eine Sammlung personenbezogener Daten, bei der eine Auswertung durch ein automatisiertes Verfahren nach bestimmten Merkmalen erfolgen kann, oder die gleichartig aufgebaut ist und nach bestimmten Merkmalen geordnet, umgeordnet und ausgewertet werden kann.

Papier ist auch Datei
Auch auf Papier festgehaltene Daten oder in Ordnern abgelegte Informationen sind Dateien. Denken Sie hier nicht zu technisch!

Personenbezogene Daten: Darunter versteht man Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer Person. Der Personenbezug besteht hier aber schon dann, wenn sich die Identität der betroffenen Person feststellen lässt, etwa durch Zusatzwissen (Codes oder eine bestimmte Bezeichnung, die eben nur eine Person in der Dienststelle führt).

Beispiele
Personenbezogene Daten in Dateiform sind etwa Personalakten, die ganz oder teilweise auf elektronische Speichermedien übernommen worden sind, und auch Datenmengen auf Disketten, Magnetbändern, Festplatten.

Datenerhebung: Das ist die Speicherung im Zuge der Datenbeschaffung, etwa durch Fragebogen, Personalfragebogen oder auch durch Auswertung bereits vorhandener Datenbestände.

Nur erforderliche Daten! Es dürfen nur dann und nur solche Daten erhoben werden, die aufgrund des Arbeitsverhältnisses konkret erforderlich sind (Zweckbindungsgebot). Erforderlich ist z.B. die Kenntnis des Lebensalters, um die Höhe des Urlaubsanspruchs für den Mitarbeiter festzulegen. Nicht erforderliche Daten dürfen nicht erhoben werden.

Datenverarbeitung und -nutzung: Speicherung, Veränderung, Übermittlung, Sperrung, Löschung und sonstige Nutzbarmachung personenbezogener Daten fallen in diesen Bereich.

Datenübermittlung: Eine Übermittlung gespeicherter Daten an Dritte ist grundsätzlich unzulässig. Ausnahmen bestehen aber auch hier: So dürfen Personaldaten an Träger der betrieblichen Altersversorgung übermittelt werden.

Diese Ausnahmen sind für Sie und Ihre Kollegen wichtig
Eine wichtige Ausnahme von dem Grundsatz der Einwilligung findet sich in § 28 BDSG. Das Erheben, Speichern, Verändern und Übermitteln personenbezogener Daten oder ihre Nutzung kann als Mittel für die Erfüllung eigener Geschäftszwecke auch ohne Einwilligung des Beschäftigten möglich sein. Etwa,

  • wenn es der Zweckbestimmung eines Vertragsverhältnisses oder eines vertragsähnlichen Vertrauensverhältnisses mit dem Betroffenen dient,
  • soweit es zur Wahrung berechtigter Interessen der verantwortlichen Stelle erforderlich ist,
  • die Daten ohnehin schon öffentlich zugänglich oder allgemein bekannt sind und
  • das schutzwürdige Interesse des Betroffenen an dem Ausschluss der Verarbeitung und der Nutzung der Daten nicht überwiegt.

Hier reden Sie als Personalrat mit
Im Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG) ist zwar kein Mitbestimmungsrecht „Datenschutz“ geregelt. Das heißt aber noch lange nicht, dass Sie als Personalrat hier völlig außen vor sind:
Zum einen gehört es zu Ihren allgemeinen Aufgaben, darauf zu achten, dass Ihre Dienststellenleitung die Gesetze und alle Schutzrechte zugunsten Ihrer Kolleginnen und Kollegen einhält. Dazu gehören auch das BDSG und der Datenschutz.

Zum anderen kann das Thema Datenschutz bei verschiedenen anderen Mitbestimmungsrechten eine Rolle spielen. Etwa:

  • Sie haben ein Mitbestimmungsrecht bei der Festlegung der Arbeitszeit (§ 75 Abs. 3 Nr. 1 BPersVG). Wenn Ihre Dienststellenleitung hier eine Arbeitszeiterfassung einführen möchte, ist schon der Datenschutz berührt.
  • Ebenso haben Sie ein Mitbestimmungsrecht bezüglich des Inhalts von Personalfragebogen (§ 75 Abs. 3 Nr. 8 BPersVG). Und hier geht es ja ausschließlich um die Sammlung von Daten.
  • Denken Sie auch an Videoüberwachungen oder andere Leistungs- und Verhaltenskontrollen, die Ihre Dienststellenleitung einführen möchte. Auch hier ist der Datenschutz berührt und Sie als Personalrat sind zu beteiligen (§ 75 Abs. 3 Nr. 15 und 17 BPersVG). Behalten Sie immer im Hinterkopf, dass Ihr Mitbestimmungsrecht schon dann besteht, wenn die technische Einrichtung zur Überwachung nur geeignet ist – Ihre Dienststellenleitung muss nicht mal planen, sie zur Überwachung einzusetzen!

Denken Sie hier also ein bisschen um die Ecke – Datenschutz spielt doch eigentlich immer eine Rolle. Sogar bei der Einstellung: Ihnen sind stets alle Bewerbungsunterlagen vorzulegen. Aber nur Ihnen als Personalrat, und nicht der kompletten Belegschaft. Sie sehen, hier fängt der Datenschutz schon an!

Wichtig
Abwiegeln verboten Ihre Dienststellenleitung wird hier oft versuchen abzuwiegeln. So nach dem Motto: „Ich will doch nur die Leistung überwachen und keine Daten aufnehmen.“

Lassen Sie sich hier nicht abwimmeln, eine Prüfung kann nur anhand von Aufzeichnungen erfolgen. Und Aufzeichnungen sind eben Daten. Lassen die Daten Rückschlüsse auf das Verhalten und die Leistung Ihrer Kolleginnen und Kollegen zu, müssen Sie als Personalrat mitbestimmen. Daran kommt Ihre Dienststellenleitung nicht vorbei!

Achten Sie auf die Einhaltung der folgenden Grundsätze
Ihre Dienststellenleitung kommt ohne die Erhebung personenbezogener Daten nicht aus, so viel ist klar. Aber sie muss die Datenmenge so gering wie möglich halten. Das können Sie als Personalrat auch einfordern.

Beispiel
Natürlich benötigt Ihre Dienststellenleitung den Namen, die Anschrift und eine Kontonummer eines Beschäftigten, um dessen Gehalt überweisen zu können. Aber ob der Beschäftigte in der Freizeit nur fernsieht oder segeln geht, das muss die Dienststellenleitung nicht wissen.
Zudem sollte der Personenkreis, der Zugang zu den Daten hat, immer so klein wie möglich gehalten werden. Der Einblick in die Personalakte etwa sollte dem Beschäftigten und der Personalabteilung vorbehalten bleiben. Was den Personenkreis angeht, der Einblick in Daten hat, kann auch differenziert werden:

Beispiele

Bankverbindung: Diese Info bleibt der Lohnbuchhaltung vorbehalten.

Durchwahl am Arbeitsplatz: Die kann im Intranet veröffentlicht werden.

Verstößt Ihre Dienststellenleitung gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen, dann können Sie die Einhaltung von ihr verlangen (§ 68 Abs. 1 Nr. 2 BPersVG). Dem einzelnen Beschäftigten können sogar Schadenersatzansprüche zustehen!

Mit diesen 10 Tipps den Datenschutz sicherstellen
Wenn Sie diese Tipps einhalten, dann haben Sie schon jede Menge in Sachen Datenschutz getan.

1.  Gehen Sie mit gutem Beispiel voran – Als Personalrat sind auch Sie zur Geheimhaltung verpflichtet. Erinnern Sie alle Mitglieder und Ersatzmitglieder Ihres Gremiums immer wieder an das Datengeheimnis!

2.  Unübersichtliche Datenmengen sind zu vermeiden – Das gilt besonders in der Personalabteilung! In § 3a BDSG ist dieser Grundsatz als Datensparsamkeit und Datenvermeidung niedergelegt. Ihr Dienstherr muss sich daranhalten und Sie können es von ihm verlangen.

Wichtig: Personalrat ist in der Pflicht – Auch der Personalrat als Gremium muss in seinem Büro mit Daten sparsam umgehen und die Daten schützen!

3.  Nutzen Sie die Möglichkeiten des § 44 BPersVG – Danach trägt der Dienstherr den Kosten- und Sachaufwand für die erforderliche Personalratsarbeit. Also auch die notwendig werdenden Kosten und Maßnahmen für den Datenschutz und die Datensicherheit.

Beispiel
Zu denken wäre hier an abschließbare Schränke.

4.  Besuchen Sie Schulungen und Qualifizierungen – Nach § 46 BPersVG muss Ihre Dienststellenleitung die Kosten tragen, wenn die Schulung erforderlich ist. Bei einem so schwierigen Thema wie dem Datenschutz wird dies meist der Fall sein.

5.  Achten Sie darauf, dass Ihr Dienstherr keine unzulässigen Kontrollen durchführt – Unzulässig sind etwa: Abhören und Aufzeichnen von Telefongesprächen, heimliches Mithören, heimliche Videoüberwachung. Sollten solche Maßnahmen (zeitlich befristet) in der Dienststelle erforderlich werden, so empfiehlt sich immer der Abschluss einer Dienstvereinbarung zu dem Thema.

6.  Fordern Sie Informationen zum Datenschutz vom Dienstherrn – Dies dürfen Sie im Rahmen Ihrer allgemeinen Informationsrechte jederzeit.

7.  Bauen Sie sich ein gutes Arbeitsverhältnis zum Datenschutzbeauftragten auf! – Denn er ist die Fachkraft in Sachen Datenschutz. So bleiben Sie nämlich immer auf dem Laufenden.

8.  Passwortschutz nutzen – Erledigen Sie alle Ihre Arbeiten im Personalratsbüro sinnvollerweise mit Verschlüsselungen und Passwörtern. Das schützt Ihre Daten.

9.  Prüfen Sie nach! – Überprüfen Sie bereits geschlossene Dienstvereinbarungen auf ihre Übereinstimmung mit dem geltenden Datenschutzrecht. Ergänzen Sie diese notfalls.

10.  Erstellen Sie ein Datenschutzkonzept für den Personalrat! – Folgende Fragen bieten sich in etwa zur Vorbereitung an: Welche Mitglieder des Personalrats haben zu welchen Daten im Personalratsbüro und im Unternehmen Zugriff? Aus welchen Gründen ist dies erforderlich? Wer verwaltet die Sitzungsunterlagen?

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