Egal, mit welchem Thema Sie sich gerade beschäftigten, ob Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) oder personenbedingte Kündigung: Bei Ihrer täglichen Arbeit als Personalrat erheben, speichern und verarbeiten Sie personenbezogene Daten Ihrer Kollegen. Es geht gar nicht ohne.
Dabei sollten Sie eines bedenken: Als Personalrat sind Sie in Ihrer Aufgabenerfüllung unabhängig. Das heißt, dass weder Ihr Dienstherr noch der Datenschutzbeauftragte Kontrollbefugnisse haben, ob Sie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) innerhalb der Personalratsarbeit einhalten.
Dennoch bewegen Sie sich nicht im rechtsfreien Raum. Bei der Verarbeitung von Daten müssen Sie die Anforderungen des BDSG einhalten. Was Sie dabei wissen und beachten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Die Grundregeln des Datenschutzes
Wenn Sie Daten erheben oder verarbeiten, ist dies nur gestattet, wenn entweder das BDSG selbst oder eine andere Norm dies ausdrücklich gestattet oder – soweit überhaupt möglich – der Betroffene selbst eingewilligt hat (§ 4 BDSG).
Für Mitarbeiterdaten findet sich die derzeit gültige Regelung in § 32 BDSG. Zulässig sind die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten außerdem nur, wenn
Ergeben sich aus anderen Gesetzen andere Vorgaben, gehen solche Sonderregelungen dem BDSG immer vor!
Im öffentlichen Dienst sollte Ihnen hier sofort § 3 Abs. 1 Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) einfallen – der alle Beschäftigten zur Geheimhaltung verpflichtet. § 3 Abs. 1 TVöD geht Hand in Hand mit dem BDSG und Ihrer Geheimhaltungspflicht als Personalrat.
Denken Sie hier etwa an die gesetzlichen Auskunfts- und Meldepflichten gegenüber Behörden (z. B. nach § 5 Abs. 1 Mutterschutzgesetz oder § 41 Jugendarbeitsschutzgesetz) sowie an die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Meldepflichten.
Für den Bereich der Telekommunikation (etwa Telefon und E-Mail) enthält § 88 Telekommunikationsgesetz eine Spezialregelung. Und für die Telemedien wie Webseiten, Suchmaschinen, Webshops etc. sind die besonderen Vorschriften in § 12 Telemediengesetz zu beachten.
Datenerhebung muss zwingend notwendig sein
Personenbezogene Daten dürfen im Personalratsbüro nur dann erhoben werden, wenn diese Daten zwingend für Ihre Aufgabenerfüllung erforderlich sind.
In erster Linie ist hierbei § 28 BDSG zu beachten. Sie als Personalrat müssen unter Umständen auch Daten verarbeiten, die sich aus Ihren Aufgaben aus dem Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG) oder aus Ihrem Landespersonalvertretungsgesetz herleiten lassen. Sie sollten jedoch konkret begründen können, aus welchen rechtlichen Vorgaben sich die Datenverarbeitung ableiten lässt.
Tipp
Als Personalrat sollten Sie für jede Datenverarbeitung, die sich nicht unmittelbar aus dem BDSG oder BPersVG ableiten lässt, eine schriftliche Einwilligung der betroffenen Kollegen einholen. Dies gilt z. B. für die Erhebung und Veröffentlichung von Jubiläumslisten genauso wie für die Übermittlung von personenbezogenen Daten an Gewerkschaften oder bei Einsichtnahmen in Personalakten.
Sie als Personalrat sind ja zur Verschwiegenheit verpflichtet und müssen deshalb auch eigene Datenschutzmaßnahmen treffen. Aus diesem Grund kann Ihnen Ihr Dienstherr auch keine Daten aus Datenschutzgründen verweigern.
BPersVG setzt die Grenze
Dies gilt natürlich nur für die Daten, die Sie als Personalrat im Rahmen Ihrer Aufgabenerfüllung nach dem BPersVG benötigen. Darüber hinaus müssen Ihnen keine Auskünfte gegeben werden.
Ihre Personalratsrechte und -pflichten
Als Personalrat unterliegen Sie hinsichtlich der Beschäftigtendaten einer besonderen Geheimhaltungspflicht. Allerdings haben Sie auch eine Überwachungspflicht. Letztere erstreckt sich auch auf die Arbeit des Datenschutzbeauftragten. Gleichzeitig bestehen umfangreiche Mitbestimmungsrechte bei der Einführung von Verhaltenspflichten der Beschäftigten oder der Einführung technischer Anlagen zur Überwachung wie z. B. bei der Installation von Videokameras.
Ihre Informationsrechte
Im Rahmen Ihrer Überwachungspflicht haben Sie auch das Recht, Informationen anzufordern und Unterlagen einzusehen. Was Sie hierbei dürfen und was nicht, ist immer wieder ein Streitpunkt.
So hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) mittlerweile entschieden, dass der Betriebsrat kein Recht auf einen Onlinezugriff auf Beschäftigtendaten hat. Der Arbeitgeber kann ihm die gewünschten Informationen auch mithilfe von Papierausdrucken geben (BAG, 16.8.2011, Az. 1 ABR 22/10). Diese Entscheidung ist auf die Personalratsarbeit übertragbar.
Gehaltslisten dürfen Sie als Personalrat in nicht anonymisierter Form anfordern. Diese Listen sind nicht Bestandteil der Personalakte und unterliegen daher auch nicht dem besonderen Datenschutz einer Personalakte (Hamburgisches Oberverwaltungsgericht, 29.11.2011, Az. 8 Bf 138/11.PVL).
Und wenn Ihr Dienstherr ein BEM für Langzeiterkrankte durchführen muss, dann haben Sie als Personalrat das Recht auf Auskunft und namentliche Benennung aller Personen, die hierfür in Betracht kommen. Datenschutzrechtliche Gründe stehen der namentlichen Nennung dabei nicht entgegen (BAG, 7.2.2012, Az. 1 ABR 46/10).
