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Die Top 5 der Fehlerquellen bei der Eingruppierung

Die Eingruppierung ist eines der schwierigsten Themen, die Ihre Dienststellenleitung zu bewältigen hat. Und auch Sie als Personalrat werden sicher oft mit der Frage Ihrer Kolleginnen und Kollegen konfrontiert, ob sie richtig eingruppiert wurden. In meiner anwaltlichen Praxis habe ich festgestellt, dass Dienststellenleitungen vor allen Dingen 5 Fehler machen, die ich Ihnen nicht vorenthalten möchte.

Was ist eine Eingruppierung?

Eine Eingruppierung liegt vor,

  • wenn ein Beschäftigter als Arbeitnehmer eingestellt wird oder
  • wenn einem Beschäftigten ein völlig neuer Arbeitsplatz im Zuge einer Organisationsänderung in der Dienststelle zugewiesen und
  • in dem Zusammenhang die Entgeltgruppe (Tabellenentgelt) festgelegt wird.

Unter Eingruppierung ist also schlicht und ergreifend die Zuordnung der Tätigkeiten von Arbeitnehmern in die Entgeltordnung zu verstehen.

1. Fehler: Papier ist geduldig oder: Das gelebte Arbeitsverhältnis entscheidet

Alle Beschäftigten in Ihrer Dienststelle sind eingruppiert – auf dem Papier. Bei einer Eingruppierung kommt es aber immer auf die tatsächliche Ausgestaltung des Arbeitsverhältnisses an. Wie wird das Arbeitsverhältnis gelebt? Danach muss die Eingruppierung erfolgen.

Denn auf dem Papier können sich Ihre Dienststellenleitung und der Beschäftigte auf vieles einigen. Erfüllt der Beschäftigte aber die Voraussetzungen der Eingruppierung in eine bestimmte Entgeltgruppe nicht, kann er diese Eingruppierung auch nicht verlangen.

Oder andersherum: Wird er zu niedrig eingruppiert, stellt aber eine höherwertige Aufgabe sein „täglich Brot“ dar, kann er eine Höhergruppierung verlangen.

Wichtig: Tatsächlich geleistete Arbeit ist ausschlaggebend
Merken Sie sich also für Ihre Arbeit: Gehen Sie bei der Eingruppierung immer vom gelebten Arbeitsverhältnis aus. Welche Tätigkeit erbringt der Kollege tatsächlich? Nach diesem Kriterium richtet sich die Eingruppierung. Auf solche Umstände, die im Einzelfall auch positiv für den Kollegen sein können, wird in der Praxis zu wenig geachtet.

Deutlich wird dies auch anhand des folgenden Falls, der zwar schon älter ist, aber dadurch nichts von seiner Anschaulichkeit und Aktualität verloren hat:

2006 traten die Tarifverträge zwischen dem Marburger Bund, der Vereinigung der kommunalen Arbeitgeberverbände sowie der Tarifgemeinschaft deutscher Länder in Kraft. Dabei wurde eine eigenständige Entgeltgruppe für Oberärzte geschaffen. Deren Vergütung übersteigt die Vergütung für Fachärzte um rund 1.300 € monatlich.

Ein Arzt war bis zum 31.12.2008 an einer Universitätsklinik als Facharzt beschäftigt. Auf Veranlassung der Klinikleitung wurde er ab Mai 2006 auf den Arztbriefen und in den Organigrammen der Klinik als Oberarzt geführt. Also klagte er auf die Vergütung als Oberarzt. Er scheiterte jedoch. Voraussetzung für die Eingruppierung in die Entgeltgruppe der Oberärzte ist, dass dem Arzt die medizinische Verantwortung für einen Teilbereich einer Klinik oder einer Abteilung vom Arbeitgeber übertragen wurde.

Diese Voraussetzungen erfüllte der klagende Arzt nicht. Denn auf den Stationen, auf denen er eingesetzt wurde, war immer auch ein anderer Oberarzt tätig. Dieser hatte im Gegensatz zu ihm alle Weisungsrechte und die Verantwortung. Die tatsächliche Ausgestaltung des Arbeitsverhältnisses widersprach also der Eingruppierung als Oberarzt, so das Bundesarbeitsgericht (BAG) im Urteil vom 9.12.2009 (Az. 4 AZR 841/08).

Dem Arzt mangelte es im gelebten Arbeitsverhältnis an einer Voraussetzung für die höhere Eingruppierung. Diese konnte deswegen auch nicht erfolgen. Umgekehrt wird für Ihre Kollegen aber genauso ein Schuh draus: Sind sie zu niedrig eingruppiert und in der täglichen Arbeit längst aus der niedrigen Stufe herausgewachsen, steht ihnen eine Höhergruppierung zu.

2. Fehler: Anforderungsprofil verzweifelt gesucht

Arbeitsverträge sind oft nicht aussagekräftig. Jemand wird als Sachbearbeiter oder Pförtner eingestellt. Aus diesen pauschalen Bezeichnungen kann Ihre Dienststellenleitung aber nicht sehen, welche Aufgaben der Beschäftigte tatsächlich erbringt. Damit kann sie aber auch nicht rechtssicher sagen, wie er eingruppiert werden muss.

Also muss sich Ihre Dienststellenleitung erst einmal über die Anforderungen an die Stelle im Klaren sein. Hier helfen Stellenbeschreibungen, in denen genau aufgelistet ist, welche Tätigkeiten auf einer Stelle zu erledigen sind. Drängen Sie als Personalrat darauf, dass Stellenbeschreibungen erstellt werden, damit sichergestellt ist, dass jeder Kollege seinen Aufgaben entsprechend eingruppiert wird.

In der Praxis wird das Problem oft mit Aufzeichnungen gelöst: Der Arbeitnehmer muss über 6 Wochen aufschreiben, was er macht. Dann wird das bewertet.

Tipp: Ohne Sie geht nichts
Als Personalrat sind Sie bei Eingruppierungen zu beteiligen. Nehmen Sie sich vor der Eingruppierung immer die Stellenbeschreibung zur Hand. Nur so sehen Sie, welche Anforderungen die Stelle an den Beschäftigten stellt. Erst dann können Sie die Eingruppierung überprüfen.

3. Fehler: Ausnahmen bestimmen die Regel

Wie gut kennen Sie Ihren Tarifvertrag, also den Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) und/oder den Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L)? Im TV-L z. B. ist geregelt, wie Vorbeschäftigungszeiten zu behandeln, wann sie anzurechnen sind und wann sie zu einer höheren Eingruppierung führen müssen.

Auf solche Ausnahmen wird in der Praxis oft zu wenig geachtet. Ein vor dem BAG ausgetragener Rechtsstreit verdeutlicht die Problematik:

Ein Beschäftigter war zunächst bei einem Bundesland als beamteter Lehrer tätig. Von Ende Juli 1995 bis August 2007 war er nicht im Staatsdienst tätig, sondern in privaten Einrichtungen. Seit September 2007 ist er als angestellter Lehrer bei demselben Land beschäftigt. Er wurde in die Stufe 2 der Entgeltgruppe 11 TV-L eingruppiert. Der Lehrer klagte aber auf eine Eingruppierung in die Stufe 5 der Entgeltgruppe 11 TV-L.

In die Stufe 5 werden Lehrer eingruppiert, die bereits zuvor einmal beim Land beschäftigt waren. Die Stufe 5 wird auch bei einer Unterbrechung der Beschäftigung beim Land von höchstens 6 Monaten gewährt. Zeiten einer einschlägigen Beschäftigung bei einem anderen Arbeitgeber werden aber nicht berücksichtigt, so § 16 TV-L.

In dieser unterschiedlichen Behandlung sah der Lehrer eine Diskriminierung und klagte. Damit ging er aber baden – denn die Richter hielten die Regelung des § 16 TV-L für rechtswirksam (BAG, 23.9.2010, Az. 6 AZR 180/09). Der Lehrer musste sich also mit weniger Geld begnügen.

Tipp: Achten Sie immer auf Besonderheiten
Vorbeschäftigungen, besondere Qualifikationen, Mangel an Qualifikationen, die Bewerber eigentlich für diese Stelle aufweisen müssten, das alles ist wichtig für die richtige Eingruppierung. Durchforsten Sie dann den für Ihre Dienststellenleitung geltenden Tarifvertrag und geltende Eingruppierungsregeln nach Ausnahmen. Vielleicht lässt sich im Einzelfall mehr Geld für Ihren Kollegen herausholen.

4. Fehler: Personalrat wird vergessen

Sie als Personalrat sind nach § 75 Abs. 1 Nr. 2 Bundespersonalvertretungsgesetz (BPersVG) bei Eingruppierungen zu beteiligen. Zur Eingruppierung benötigt Ihre Dienststellenleitung sogar Ihre Zustimmung (§ 69 Abs. 1 BPersVG). Holt sie die Zustimmung nicht ein, dann hat sie den Beschäftigten nicht wirksam eingruppiert.

Um Ihre Zustimmung wirksam einzuholen, muss Ihre Dienststellenleitung Sie vorab umfassend und rechtzeitig informieren. Die folgenden Informationen gehören zu einer vollständigen Auskunft:

Wer ist der Beschäftigte? Welche berufliche Bildung hat er? Wie sieht die Stellenbeschreibung aus? Welche Aufgaben wird der Beschäftigte wahrnehmen? Warum ist aus Ihrer Sicht eine Eingruppierung in eine bestimmte Entgeltgruppe gerechtfertigt?

Kommt Ihre Dienststellenleitung ihrer Informationspflicht nicht nach, dann fordern Sie die fehlenden Angaben umgehend nach. Ihre Zustimmung können Sie z. B. mit diesem Schreiben verweigern:

Muster-Schreiben: Zustimmungsverweigerung zur Eingruppierung

Personalrat der Dienststelle


Ort, Datum …

An die Dienststellenleitung im Hause

Mitwirkung des Personalrats nach § 75 Abs. 1 Nr. 2 BPersVG bei der Eingruppierung des Arbeitnehmers … Ihr Beteiligungsersuchen vom … und Erörterung am …

Sehr geehrte Frau …, / Sehr geehrter Herr…, 

mit Schreiben vom … haben Sie den Personalrat im Rahmen der Mitbestimmung nach § 75 Abs. 1 Nr. 2 BPersVG wegen der Eingruppierung des Arbeitnehmers … in Gruppe … beteiligt.

Auf der Grundlage der Erörterung am … und abschließenden Beratung im Gremium verweigert der Personalrat seine Zustimmung nach § 77 Abs. 3 BPersVG.

Uns ist bekannt geworden, dass der einzustellende Mitarbeiter Vorbeschäftigungszeiten als … von 5 Jahren hat. Sie haben uns keinerlei Informationen zu diesen Vorbeschäftigungszeiten gegeben. Wo wurden diese zurückgelegt? Was war damals Inhalt der Tätigkeit? Wie wurde der Beschäftigte damals eingruppiert?

Ohne diese Angaben können wir die Zustimmung zur Eingruppierung nicht erteilen. Bitte reichen Sie uns die Informationen bis zum … nach. Vorsorglich weisen wir darauf hin, dass die Äußerungsfrist nach § 69 Abs. 2 BPersVG wegen unvollständiger Information nicht angelaufen ist.

Mit freundlichen Grüßen
Personalratsvorsitzende(r)

5. Fehler: Vorbeschäftigungen werden mit einbezogen

Bereits seit einigen Jahren gilt im öffentlichen Dienst der TVöD. Dieser hat den Bundesangestelltentarifvertrag (BAT) abgelöst. Die Vereinfachung der Eingruppierung war eines der wesentlichen Ziele der Tarifreform. 17.000 verschiedene Eingruppierungsmerkmale galten früher im BAT und machten die Eingruppierung zu einem wahren Lauf durch den Irrgarten.

Viele Personalverantwortliche denken nicht daran und ziehen auch beim Stufenaufstieg die (Vor-)Beschäftigungszeit während der Geltung des BAT heran.

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