Alles, was Sie zum Urlaubsanspruch wissen sollten

Mit Fragen rund um den Urlaubsanspruch Ihrer Kollegen sind Sie sicher auch schon oft konfrontiert worden. Damit Sie in Zukunft hierauf schnell eine Antwort parat haben, haben wir Ihnen die wichtigsten Fragen in diesem Beitrag zusammengefasst.

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Muster: Dienstvereinbarung Erholungsurlaub

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Was heißt Erholungsurlaub?

Erholungsurlaub ist

• die bezahlte Freistellung von der Arbeit,
• die – wie der Name schon sagt – der Erholung von der Erwerbstätigkeit dient.

Wo finden wir die Regelungen zum Erholungsurlaub?

Das meiste rund um den Urlaub ist im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt. Dieses enthält Regelungen

• zum gesetzlichen Mindesturlaubsanspruch,
• zu den Modalitäten der Urlaubsgewährung und
• zur Berechnung des Urlaubsentgelts.

Sondervorschriften zum Erholungsurlaub Jugendlicher finden Sie in § 19 Jugendarbeitsschutzgesetz; der zusätzliche Urlaub schwerbehinderter Menschen ist in § 125 Sozialgesetzbuch IX geregelt.

Tipp: Tarifverträge nicht vergessen: Im öffentlichen Dienst müssen Sie auch immer an Regelungen in Tarifverträgen denken, etwa an §§ 26, 27 Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD), die den Urlaub regeln.

Ab wann kann Urlaub verlangt werden?

Anspruch auf gesetzlichen Erholungsurlaub besteht erst, wenn das Beschäftigungsverhältnis für mindestens einen vollen Monat besteht (§ 5 Abs. 1 BUrlG).

Hinweis: Dieser Monat muss jedoch nicht zwingend ein Kalendermonat sein.

Wie viele Urlaubstage müssen mindestens gewährt werden?

Nach § 3 Abs. 1 BUrlG steht jedem Arbeitnehmer im Kalenderjahr ein jährlicher Mindesturlaub von 24 Werktagen zu. Diese Dauer darf Ihre Dienststellenleitung weder durch Arbeitsvertrag noch durch Tarifvertrag kürzen. Als Personalrat müssen Sie andernfalls hier sofort widersprechen und Ihre Kolleginnen und Kollegen darauf aufmerksam machen, dass ihnen mehr Urlaub zusteht.

Da das BUrlG von einer 6-Tage-Woche ausgeht, erfolgt bei einer kürzeren Arbeitswoche oder bei Teilzeitmitarbeitern eine Umrechnung entsprechend ihrem wöchentlichen Arbeitsumfang:

• 5-Tage-Woche: 20 Arbeitstage von Mindesturlaub nach BUrlG, 30 Arbeitstage von Mindesturlaub nach TVöD
• 4-Tage-Woche:16 Arbeitstage von Mindesturlaub nach BUrlG, 24 Arbeitstage von Mindesturlaub nach TVöD
• 3-Tage-Woche: 12 Arbeitstage von Mindesturlaub nach BUrlG, 18 Arbeitstage von Mindesturlaub nach TVöD
• 2-Tage-Woche: 8 Arbeitstage von Mindesturlaub nach BUrlG, 12 Arbeitstage von Mindesturlaub nach TVöD
• 1-Tage-Woche: 4 Arbeitstage Mindesturlaub nach BUrlG, 6 Arbeitstage Arbeitstage von Mindesturlaub nach TVöD

Beachten Sie: Es kommt immer auf die Zahl der wöchentlichen Arbeitstage, nicht auf die Zahl der Arbeitsstunden an.

Wann entsteht der volle Jahresurlaubsanspruch?

Das BUrlG unterscheidet zwischen vollem Jahresurlaub (§ 4 BUrlG) und Teilurlaub.

Den vollen Jahresurlaubsanspruch erwirbt ein Beschäftigter erstmalig nach einer 6-monatigen Wartezeit, die mit dem Start seines Arbeits- bzw. Ausbildungsverhältnisses beginnt (§ 4 BUrlG).

Hinweis: Übernimmt Ihre Dienststellenleitung einen Azubi aus einem vorausgegangenen Ausbildungsverhältnis, muss dieser die Wartezeit nicht noch einmal erfüllen.

Wird die Wartezeit nicht erfüllt, weil beispielsweise das Arbeitsverhältnis innerhalb der Probezeit beendet wird, hat der betreffende Mitarbeiter lediglich Anspruch auf Teilurlaub. Nach erfüllter Wartezeit entsteht der volle Jahresurlaubsanspruch jedes Jahr mit Beginn des Kalenderjahres neu.

Wie berechnet sich der Teilurlaub?

Voraussetzung für einen Teilurlaubsanspruch ist natürlich zunächst einmal die Erfüllung der einmonatigen Mindestbeschäftigungsdauer. Ist diese Voraussetzung erfüllt, erwirbt ein Mitarbeiter – abweichend vom Jahresurlaubsanspruch – in folgenden 3 Konstellationen lediglich einen Teilurlaubsanspruch (§ 5 Abs. 1 BUrlG):

Übersicht: In diesen Fällen besteht Anspruch auf Teilurlaub

• Das Arbeitsverhältnis mit Ihrem Kollegen beginnt erst in der 2. Jahreshälfte (§ 5 Abs. 1 Satz 1a BUrlG)
• Ihr Kollege erfüllt die 6-monatige Wartezeit nicht (§ 5 Abs. 1 Satz 1b BUrlG)
• Das Arbeitsverhältnis mit Ihrem Kollegen endet nach erfüllter Wartezeit von 
6 Monaten in der 1. Hälfte eines Kalenderjahres. (§ 5 Abs. 1 Satz 1c BUrlG)

Wer darf den Urlaubszeitpunkt festlegen?

Ihr Dienstherr ist letztlich für die Erteilung bzw. Genehmigung des Erholungsurlaubs zuständig. Die Kolleginnen und Kollegen müssen ihren Urlaub deshalb vorher anmelden bzw. beantragen; sie dürfen sich also nicht selbst beurlauben.

Das wäre ein Kündigungsgrund, je nach Sachlage sogar Anlass für eine fristlose Entlassung (Landesarbeitsgericht Hamm, 18.7.2007, Az. 18 Sa 1945/06). Ihr Dienstherr muss sich aber an die Spielregeln des §7 BUrlG halten:

Und das sind die Spielregeln: 

• Bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs sind in 1. Linie die Urlaubswünsche der Arbeitnehmer zu berücksichtigen.
• Im Anschluss an eine Maßnahme der medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation kann ein Arbeitnehmer verlangen, dass ihm der Urlaub gewährt wird.
• Der Urlaub soll möglichst zusammenhängend gewährt werden.

Die Antragspflicht bezüglich des Urlaubs könnte bald kippen. Das Bundesarbeitsgericht hat nämlich dem EuGH die Frage vorgelegt, ob die Antragspflicht wirklich mit dem Unionsrecht s vereinbar ist oder nicht (Beschluss vom 13.12.2016, Az. 9 AZR 541/15 (A)). Ich informiere Sie, sobald es hier Neues gibt!

Bis wann muss der Urlaub genommen werden?

Grundsätzlich muss der Urlaub im laufenden Kalenderjahr beantragt und genommen werden, ansonsten verfällt er (§ 7 Abs. 3 Satz 2 BUrlG).

Nicht erfüllte Urlaubsansprüche muss Ihr Dienstherr aber dann in das nächste Kalenderjahr übertragen, wenn dies

• aus dringenden betrieblichen oder
• in der Person Ihres Kollegen liegenden Gründen erforderlich ist (§ 7 Abs. 3 Satz 2 BUrlG).

Wann darf ein Urlaubsantrag abgelehnt werden?

Die Ablehnung eines Urlaubswunsches ist in 2 Ausnahmefällen möglich: Dem Urlaubswunsch stehen

• dringende betriebliche Belange oder
• Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter entgegen, die unter Berücksichtigung sozialer Gesichtspunkte den Vorrang verdienen (§ 7 Abs. 1 Satz 1 BUrlG).

1. Ablehnungsgrund: dringende betriebliche Belange 


Als betrieblich begründete Verweigerungsgründe für den Urlaub sind etwa dringende fristgebundene Arbeiten, Unterbesetzung zu besonders arbeitsreichen Zeiten etc. zu nennen. Es reicht nicht, wenn Ihre Dienststellenleitung den Urlaubswunsch pauschal abwehrt und einfach behauptet, dass die Erteilung des Urlaubs den betrieblichen Interessen widerspricht. 
Sie und Ihre Kollegen müssen hier also schon konkrete Infos bekommen. Haken Sie also nach. Außerdem gebietet es auch ein korrekter Umgangsstil, dem Mitarbeiter zu erläutern, warum er gerade akut gebraucht und sein Urlaubsantrag abgelehnt wird.

2. Ablehnungsgrund: sozial vorrangige Mitarbeiter 


Sehr häufig überschneiden sich die Urlaubswünsche von 2 oder mehreren Kollegen. Wenn nicht beide zum Wunschtermin in Urlaub können, hat der sozial vorrangige Kollege den Vorzug. Ob ein Arbeitnehmer zu diesem Personenkreis gehört, können Sie anhand der folgenden Checkliste ermitteln (wobei die Priorität von Frage zu Frage abnimmt):

Checkliste: Wer hat den Vorrang?

• Ein Kollege will im Anschluss an eine medizinische Vorsorge- oder Rehabilitationsmaßnahme Urlaub machen. Beachten Sie: Hier hat Ihr Dienstherr keine Ablehnungsmöglichkeit (§ 7 Abs. 1 Satz 2 BUrlG).
• Der Kollege ist offensichtlich akut erholungsbedürftig; er war öfter krank oder musste viele Überstunden machen, die jetzt „an die Substanz gehen“.
• Der Kollege hat schulpflichtige Kinder, weswegen er nur in den Schulferien verreisen kann.
• Der Kollege hat im letzten Jahr in der Ferienzeit keinen Urlaub erhalten bzw. wurde als nachrangig gegenüber anderen eingestuft.
• Der Kollege ist verheiratet und muss sich mit seiner ebenfalls arbeitenden Partnerin abstimmen.
• Der Kollege ist am längsten im Betrieb beschäftigt.
• Der Kollege ist Jahrgangsältester.

Überschneiden sich danach immer noch die Urlaubswünsche von 2 „gleichberechtigten“ Kollegen und ist ein Kompromiss nicht möglich, kann Ihr Dienstherr entscheiden.

Darf der Dienstherr erteilten Urlaub widerrufen?

Ist der Urlaub einmal festgelegt, ist das für die Dienststellenleitung und den Kollegen bindend. Ein einseitiger Widerruf des erteilten Urlaubs ist dann nicht mehr möglich.

Darf der Urlaub ausbezahlt werden?

Nur wenn der Urlaub wegen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses (teilweise) nicht genommen werden kann, darf Ihre Dienststellenleitung einem Kollegen diesen Teil des Urlaubs ausbezahlen (§ 7 Abs. 4 BUrlG).

Welche Auswirkungen haben Mutterschutz und Elternzeit auf den Urlaubsanspruch?

Zeiten, in denen eine Kollegin wegen mutterschutzrechtlicher Beschäftigungsverbote nicht arbeitet, gelten als Beschäftigungszeiten. Der Jahresurlaub darf wegen dieser Ausfallzeiten nicht gekürzt werden.

Während der Elternzeit darf Ihre Dienststellenleitung den Urlaubsanspruch aus dem laufenden Urlaubsjahr für jeden vollen Monat der Elternzeit, in dem Ihre Kollegin oder Ihr Kollege nicht gleichzeitig Teilzeitarbeit in der Dienststelle leistet, um 1/12 kürzen. Noch offener Resturlaub verfällt nicht. Betroffene können ihn nach Beendigung der Elternzeit einbringen – im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr (§ 17 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz).

Worüber dürfen Sie mitbestimmen?

Sie als Personalrat können nach § 76 Abs. 3 Nr. 3 Bundespersonalvertretungsgesetz bei

• der Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrundsätze und des Urlaubsplans sowie
• der Festlegung der zeitlichen Lage des Urlaubs für einzelne Kolleginnen und Kollegen (bei Streitigkeiten) mitentscheiden. Sie haben hier sogar ein Initiativrecht, nutzen Sie dieses auch!