Eine entscheidende Rolle bei der Personalversammlung hat natürlich immer der Versammlungsleiter. Was darf er, was nicht? Was muss er beachten, damit die Versammlung zu einer wirklichen Aussprache wird? Die Grundregeln habe ich Ihnen im Folgenden zusammengefasst.
Bevor Sie zur Personalversammlung einladen, müssen Sie einige Dinge klären: die Raumbelegung etwa und die Themen, die besprochen werden sollen. Denken Sie bei Ihrer Vorbereitung an die folgenden Punkte:
Besprechen Sie sich
Über die Gestaltung und den Zeitpunkt einer Personalversammlung sollten Sie zunächst im Gremium sprechen. Was steht an? Handelt es sich um die turnusmäßige Versammlung oder muss ein aktuelles Thema besprochen werden? Reicht eine Teilversammlung oder muss die gesamte Belegschaft geladen werden?
Beachten Sie, dass Sie grundsätzlich Vollversammlungen durchführen müssen, Teilversammlungen sind die Ausnahme.
Festlegen des Zeitpunkts
Den Zeitpunkt für eine turnusmäßige Personalversammlung können Sie nach eigenen Vorstellungen frei festlegen. Sie müssen dabei sowohl auf die dienstlichen Interessen als auch auf die der Beschäftigten Rücksicht nehmen. Arbeiten Sie in gleitender Arbeitszeit, dann müssen Sie die Personalversammlung in die Kernzeit legen.
Und besprechen Sie sich mit der Dienststellenleitung. Bieten Sie der Dienststellenleitung mehrere Ausweichtermine an. Sie müssen aber das Anberaumen einer Personalversammlung nicht von der Dienststelle genehmigen lassen.
Inhaltliche Vorbereitungen
Genauso wichtig wie die Termin ist die Themenauswahl. Beim Tätigkeitsbericht tun Sie sich noch leicht. Daneben sollten Sie aber für Ihre Kollegen wichtige Themen aufgreifen. Behalten Sie im Hinterkopf, dass Sie auf das Wohlwollen der Beschäftigten angewiesen sind. Setzen Sie also auf populäre Themen.
Nehmen Sie sich immer vor, Ihrer Belegschaft die Wichtigkeit und den Nutzen, die sie aus Ihren Handlungen zieht, näherzubringen. Die Kollegen kommen ja in die Personalversammlung, um zu erfahren, was Sie für sie tun. Vermitteln Sie den Nutzen nicht, wird die Belegschaft nicht mehr kommen. Das wiederum wirft ein schlechtes Licht auf Sie als Personalrat.
Denken Sie daran, dass der Zuhörer einer Einladung meistens folgt, wenn er vorher eine klare Erwartung daran hat, welchen Nutzen er sich von der Teilnahme an der Veranstaltung verspricht. Diese Fragestellung sollte in den Darstellungen des Personalrats möglichst früh beantwortet werden.
Muster-Schreiben zur Vervielfältigung des Tätigkeitsberichts
Als Personalrat haben Sie die Pflicht, die Kosten für die Dienststelle so gering wie möglich zu halten. Grundsätzlich müssen Sie sich auch bei der Vervielfältigung von Material für die Personalversammlung mit der Dienststellenleitung absprechen. Das können Sie schriftlich tun, etwa mit dem folgenden Schreiben:
An die Dienststellenleitung im Hause
Ort, Datum
Durchführung einer Personalversammlung, Vervielfältigung des Tätigkeitsberichts
Sehr geehrte Frau …, / Sehr geehrter Herr …,
am … findet die mit Ihnen terminlich vereinbarte Personalversammlung statt, in der unter anderem der Tätigkeitsbericht vorgetragen werden soll.
Dieser Bericht soll nach dem Willen des Personalrats den Teilnehmern der Personalversammlung auch in gedruckter Form zur Verfügung gestellt werden.
Der Personalrat bittet um Ihr Einverständnis, dass die Vervielfältigungen dienstlich veranlasst werden und die mit der Arbeit Beauftragten zur Verschwiegenheit verpflichtet werden.
Wir benötigen ca. … Kopien.
Mit freundlichen Grüßen
Unterschrift Personalratsvorsitzende/-r
Aufgaben der Versammlungsleitung
Dem Versammlungsleiter obliegen sämtliche Leitungsaufgaben. Wirklich wahrnehmen kann er diese nur, wenn er selbst neutral bleibt. Dazu gehört es, mit Kritik an der eigenen Person genauso umzugehen wie mit anderen Wortmeldungen auch.
Behalten Sie als Personalrat im Hinterkopf: In der Versammlung können die Beschäftigten ihren Ärger, Unwillen und Sorgen endlich mal loswerden. Vor diesem Hintergrund relativiert sich doch einiges. Ihnen als Personalrat kann an einer lebhaften Aussprache nur gelegen sein, denn nur so erfahren Sie die Wahrheit und erhalten Ansatzpunkte für Ihr weiteres Handeln als Personalrat.
Wird die Dienststelle selbst angegriffen, dann geben Sie den Vertretern der Verwaltung in der Aussprache Gelegenheit, ihre Sicht der Dinge darzustellen. So wird es Ihnen gelingen, die Parteien auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen.
So gehen Sie richtig mit Wortmeldungen um
Die Versammlungsleitung erteilt und entzieht das Wort. Wichtig ist hier, das Wort in der richtigen Reihenfolge zu erteilen. Machen Sie sich eine kleine Rednerliste, in der Sie die Namen nach der Reihenfolge der Wortmeldungen notieren. So wird niemand übergangen.
Kommt es zu Wortbeiträgen, die in ihrem Inhalt nach sachfremd sind, weisen Sie den Redner zunächst höflich darauf hin Spricht er trotzdem weiter, dann entziehen Sie ihm mit der Bitte um Verständnis das Wort. Sie haben das Recht hierzu!
Hinweis: Jeder Beschäftigte hat in der Personalversammlung das Recht, zu allen dienststellenbezogenen Angelegenheiten seine Meinung frei zu äußern. Auch Ihre Kollegen aus dem Personalrat dürfen sich in Personalversammlungen frei äußern – auch Kritik an der Dienststellenleitung. Der Grundsatz der vertrauensvollen Zusammenarbeit steht dem nicht entgegen,
Kritik gehört zu Ihrem Job. Sachlich muss sie aber sein. Kritik dürfen oder sollen Sie auch gegenüber jenen Personen üben, die für diese Missstände verantwortlich sind. Die Kritik kann sich auch auf den öffentlichen Arbeitgeber, auf den Dienststellenleiter oder andere mit Führungsaufgaben beauftragte Personen beziehen. Aber auch hier gilt wieder das Sachlichkeitsgebot.
So setzen Sie die Fragetechnik richtig ein
„Wer fragt, führt“ – das wird Diskussionsleitern gerne mit auf den Weg gegeben. Aber: Richtiges Fragen ist gar nicht so einfach. Als Versammlungsleitung sollten Sie damit umgehen können. Denn mit Gegenfragen oder Initiativfragen erhält Ihre Versammlung Leben und einen besseren Informationswert.
Hören Sie aktiv zu
Sie haben die folgende Situation sicher schon erlebt: Ein Beschäftigter meldet sich zu Wort. Sichtlich aufgeregt und erregt kommt er aber gar nicht richtig zum Punkt. Man merkt so ungefähr, worauf er hinauswill, aber er bringt sein Anliegen nicht in die Form einer konkreten Frage.
Jetzt sind Sie als Versammlungsleiter gefordert. Sie müssen die Frage bei dem Beschäftigten abholen. Hören Sie ihm genau zu. Greifen Sie ein paar seiner Schlagworte auf und stellen Sie dann für ihn die Frage. Dies machen Sie in Form einer Gegenfrage an den Beschäftigten. Etwa so: „Herr/Frau …, Sie sagen, dass … Damit wollen Sie die folgende Frage stellen …“
Können Sie die Frage nicht so heraushören, dann ermöglichen Sie dem Beschäftigten, erst einmal Dampf abzulassen. Hat er sich dann etwas beruhigt, ergreifen Sie die Initiative. Zeigen Sie Verständnis und fragen Sie dann beim Beschäftigten nach, ob seine Kritik in diese oder jene Richtung geht. So lenken Sie ihn zur richtigen Frage.
Stellen Sie offene Fragen
Um eine lebendige Diskussion zu erreichen, sollten Sie vor allem offene Fragen stellen und anderen das Wort erteilen. Offene Fragen sind solche, auf die man nicht nur mit Ja oder Nein antworten kann. Stellen Sie auch während einer laufenden Diskussion möglichst einfache offene Fragen an die Versammlungsteilnehmer, denn nur so halten Sie die Diskussion am Laufen.
Die Diskussionsfrage richten Sie immer an die ganze Versammlung. Sie sollte immer nur einen wichtigen Punkt des behandelten Themas treffen.
Anträge und Abstimmungen
Antragsberechtigt sind vorrangig die in der Versammlung anwesenden Beschäftigten der Dienststelle. Teilnahmeberechtigte aus anderen Dienststellen (Beauftragte oder Stufenvertretungsmitglieder) haben nur ein Beratungs-, aber kein Antragsrecht.
Also dürfen Sie als Versammlungsleitung nur solche Anträge in der Personalversammlung behandeln, die in Ihren Zuständigkeitsbereich fallen, also nur Anträge von Beschäftigten Ihrer Dienststelle bzw. zu allen Angelegenheiten, die die Dienststelle oder ihre Beschäftigten unmittelbar betreffen. Das können insbesondere sein:
Wichtig
Die Personalversammlung kann einem Dienststellenleiter nicht in einem förmlichen Beschluss ihre Missbilligung aussprechen. Sie ist kein Kontrollorgan! Deswegen kann in der Personalversammlung auch kein Mitglied des Personalrats per Misstrauensvotum abberufen werden.
Alle Anträge sind mit der Mehrheit der Antragsberechtigten zu beschließen. Eine bestimmte Mindestzahl (Quorum) ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Es liegt auch dann ein wirksamer Beschluss vor, wenn nur ein geringer Anteil der Beschäftigten an der Personalversammlung teilnimmt und der Antrag mit nur einer Stimme mehr als der Hälfte angenommen wird.
Beschlussfassung
Die Personalversammlung kann Ihnen nach § 51 Bundespersonalvertretungsgesetz Anträge unterbreiten und Stellung nehmen. Beschlüsse als solche sind hier aber nicht möglich.
Protokollieren ist wichtig
Protokolle sind immer lästig. Es gibt auch keine Pflicht, über eine Personalversammlung ein Protokoll zu führen. Sie sollten dies aber schon aus Beweiszwecken tun. Nach einer Woche weiß niemand mehr, was beschlossen wurde, wer zuständig war …
Eröffnung, Begrüßung – das müssen Sie beachten
Wenn Sie in die Versammlung starten, dann fragen Sie erst, ob es zur Tagesordnung Einwendungen oder Ergänzungswünsche gibt. Ggf. sind Änderungen nötig. Über die Änderung oder Ergänzung der Tagesordnung ist abzustimmen. Sie müssen von der Mehrheit angenommen werden.
Danach geben Sie eine kurze Einführung über den Ablauf der Versammlung (insbesondere wenn die vorher bekannt gegebene Tagesordnung verändert worden sein sollte) und rufen den ersten Tagesordnungspunkt auf.
Kommen keine neuen Punkte mehr, dann beenden Sie die Diskussion zu diesem Thema. Ziehen Sie ein Fazit und wiederholen Sie noch einmal die wichtigsten Beiträge. Dann gehen zum nächsten Tagesordnungspunkt über.
Haben Sie alle Punkte abgehandelt, dann schließen Sie die Personalversammlung.
