11.12.2018

So überzeugen Sie auch Ihre Dienststellenleitung von Ihren Plänen

Das nächste Jahr wirft schon seine Schatten voraus – und damit gehen auch Sie als Personalratsgremium so langsam in die Planung für 2019. Was ist im vergangenen Jahr nicht so gut gelaufen? Mussten Sie oft schwierige Überzeugungsarbeit leisten? Hat Sie das viel Kraft gekostet? Damit Ihnen dies 2019 leichter von der Hand geht, habe ich Ihnen hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für erfolgreiche Überzeugungsarbeit verfasst.

Schritt 1: Definieren Sie vorab klare und eindeutige Ziele

Nur wer das Ziel kennt, kann andere auch überzeugen. Bereiten Sie sich als Personalrat deshalb immer umfassend vor, bevor Sie Pläne oder Vorhaben vorstellen. Machen Sie sich Notizen:

  • Was genau wollen Sie durchsetzen? 
  • Welches Wunschziel hat der Personalrat? 
  • Gibt es auch andere Wege, Ihr Ziel zu erreichen? 
  • Wo sind Sie eventuell bereit, Abstriche und Zugeständnisse zu machen? 
  • Oder wollen Sie Ihre Entscheidung eins zu eins umsetzen? 

Nur wenn Sie das schon geklärt haben, können Sie in die Diskussion starten und effektiv argumentieren.

Tipp: Schweigen ist Gold
Meist werden Sie Maßnahmen nicht allein, sondern in einer Gruppe planen. Kontraproduktiv wäre es hier, wenn einzelne Mitglieder des Teams mit Ihren Plänen schon nach außen gehen. Vereinbaren Sie hier absolutes Stillschweigen bzw. genaue Zeitpunkte, wann Sie mit was nach außen treten. Legen Sie dabei auch fest, wer die Kommunikation übernimmt.

Schritt 2: Finden Sie Argumente, die Ihr Gegenüber überzeugen

Überzeugen bedeutet, den anderen auf Ihre Seite, also die Seite des Personalrats, zu ziehen – nicht mit Gewalt, sondern so geschickt, dass es der andere kaum mitbekommt. Und das gelingt Ihnen nur, wenn Sie sich in die Person des anderen versetzen. Was will Ihr Gegenüber? Warum könnte er Ihrem Vorschlag eher skeptisch gegenüberstehen?

Wenn Sie sich hierzu Gedanken gemacht haben, können Sie sich in der Gruppe Gegenargumente überlegen. Besonders plastisch wird diese Strategie anhand des folgenden Beispiels, das Sie vielleicht aus der Fernsehwerbung kennen:

Eine Mitarbeiterin sitzt vor ihrem Chef und stellt ihm ein Konzept zur Digitalisierung von Akten in der Dienststelle vor.

Chef: „Wissen Sie denn, was das kostet und wie viel Arbeit wir reinstecken müssen, um die alten Akten zu digitalisieren?“

Mitarbeiterin: „Das weiß ich wohl. Aber ist das geschafft und digitalisieren wir Neuzugänge immer gleich, dann sparen wir uns im Endeffekt x Arbeitsschritte. Wir können Zugriffsrechte einräumen, es entfällt ein Großteil der Hauspost, auch das Archiv, und damit reduzieren wir Raumkosten. Wir werden investieren, aber ein Vielfaches herausholen.“

Und schon war der Chef dabei. Sie sehen, wenn Sie sich in den anderen hineinversetzen, kann Ihnen das für Ihr Vorhaben Tür und Tor öffnen.

Wenn Sie eine Gruppe überzeugen wollen, müssen Sie dementsprechend berücksichtigen, dass Sie es mit mehreren Individuen zu tun haben. Theoretisch müssten Sie als Personalrat sich in jeden Einzelnen hineinversetzen. Praktisch verfolgt aber auch diese Gruppe ein gemeinsames Ziel, das sie eint. Insofern reicht es, wenn Sie versuchen, sich in die Gruppe hineinzuversetzen und sich zu fragen, was diese erreichen will.

Schritt 3: Tragen Sie Ihre Argumente überzeugend vor

Haben Sie als Personalrat die richtigen Argumente gefunden, müssen Sie diese noch überzeugend vortragen. Auftreten, Körpersprache und Sprachstil sind hier wichtig. Nur wer vermitteln kann, dass er hinter seiner Sache steht, wird auch Erfolg haben.

Führen Sie deshalb Gespräche nicht zwischen Tür und Angel, sondern an einem ungestörten Ort mit ausreichend Zeit. Sie strahlen dann automatisch mehr Ruhe aus.

Schauen Sie Ihr Gegenüber oder auch die Gruppe an, wenn Sie sprechen. Ihr Blick sollte dabei freundlich und offen, aber nicht angriffslustig sein.

Tipp: Der Wechsel bringt’s
Damit Sie nicht streitsüchtig wirken, sollten Sie den Blickkontakt zwischendurch immer wieder kurz abbrechen, um ihn gleich darauf wieder neu aufzunehmen. In der Gruppe schauen Sie am besten abwechselnd verschiedene Personen an. Wenn Sie immer dieselbe Person fixieren, fühlt sich diese exponiert und eventuell auch angegriffen. Das ist nicht gut für Ihre Überzeugungsarbeit.

Vor größeren Gruppen sollten Sie locker stehen: Stellen Sie Ihre Beine hüftbreit, in den Beinen locker. Das gibt Ihnen Standfestigkeit und die Möglichkeit, sich gut zu bewegen.

Verschränken Sie nicht die Arme vor der Brust, sondern lassen Sie sie locker an der Seite. Nutzen Sie die Arme, um Ihre Aussagen mit Gesten zu unterstreichen. Aber Vorsicht, nicht zu wild gestikulieren!

So formulieren Sie überzeugend 

Eine gute Idee zu haben ist die eine Sache, diese überzeugend zu präsentieren eine andere. Gehen Sie in Zukunft am besten so vor:

  • Bilden Sie vorzugsweise kurze Sätze, denen Ihr Gegenüber mühelos folgen kann. Als Regel gilt dabei: Spätestens nach 3 Sekunden braucht Ihr Zuhörer eine Zäsur. Sonst verliert er leicht den Überblick und steigt gedanklich vorzeitig aus. Und das wäre dann schon das Ende für Ihren Überzeugungsversuch. Zudem bergen lange Sätze immer die Gefahr, dass man sich verhaspelt oder den Faden verliert. Und das wirkt nicht wirklich überzeugend.
  • Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche. Vermeiden Sie es, Ihren Zuhörer mit unnötigen Details zuzuschütten. Da steigt er wieder aus und zudem geht das Wesentliche dann unter.
  • Verwenden Sie keine „Weichspüler“. Ihre Überzeugung und Kompetenz sollten Sie auch in Ihrer Ausdrucksweise zeigen. Wer z. B. „man könnte“ sagt statt „ich möchte“, signalisiert Unsicherheit.
    Vermeiden Sie Worte wie: eigentlich, vielleicht oder Lückenfüller wie ihm und öh. Das macht einen schlechten Eindruck.
  • Betonen Sie das Positive. Betonen Sie immer die Vorteile Ihres Vorschlags.

Tipp: Wecken Sie Aufmerksamkeit
Positive Vokabeln lassen Ihr Gegenüber automatisch aufhorchen. Verwenden Sie diese! Positive Vokabeln sind etwa: profitieren, Gewinn, Erfolg, Nutzen, Verbesserung, genießen, Garantie, Vorteil, Sicherheit, Chance. 

So sehr, wie Sie positive Wörter verwenden sollten, sollten Sie Reizworte vermeiden. Vokabeln, bei denen Ihr Gesprächspart- ner in Habachtstellung geht, überzeugen nie. Vermeiden Sie also Begriffe wie Gefahr, Problem, Risiko, Verlust oder die For- mulierung „Sie müssen“. 

Schritt 4: Nehmen Sie Widerstände ernst 

Sie werden es meist nicht schaffen, Ihre Dienststellenleitung auf Anhieb zu überzeugen. Das sollten Sie auch nicht erwarten, selbst wenn zwischen Ihnen bzw. dem Personalratsgremium und Ihrer Dienststellenleitung das beste Klima herrscht. Sie stehen zunächst mal naturgemäß auf verschiedenen Seiten, die erst zusammengeführt bzw. auf eine Linie gebracht werden müssen. 

Lassen Sie deshalb auch Ihre Dienststellenleitung zu Wort kommen. Hören Sie erst mal zu, ohne zu unterbrechen. Antworten Sie nicht gleich, machen Sie immer erst eine kleine Pause. Denn dann denkt Ihre Dienststellenleitung, dass Sie wirklich zugehört haben, und wiegt sich wahrscheinlich schon ein wenig in Sicherheit. Und dann legen Sie los. Etwa so: „Gut, dass Sie das ansprechen, aber …“ 

So bringen Sie Ihr Gegenargument an, ohne dass sich die Fronten verhärten, denn bei einer Verhärtung geht oft gar nichts mehr. Und: kein Kompromiss, keine Lösung. Im Gegenteil: Sie haben sich äußerst höflich und respektvoll verhalten. 

Tipp: Schaffen Sie ein Forum
Bilden Sie z. B. Arbeits- und Erfahrungsgruppen. So können Sie sich untereinander austauschen, gemeinsam gute Argumente finden und von den Erfahrungen der anderen profitieren. Jeder kann vom anderen und dessen Erfahrungsschatz lernen. Frei nach dem Motto: Gemeinsam sind wir stark. 

Schritt 5: Räumen Sie Einwände aus 

Ihre Dienststellenleitung hat ihre Einwände vorgetragen. Nun ist es an Ihnen als Personalrat, diese zu entkräften. Bedenken Sie hierbei: Kritik ist normal. Reagieren Sie nicht emotional wie etwa mit einem „Das ist doch Quatsch“. So kommen Sie schlicht und ergreifend nicht weiter, Sie müssen immer lösungsorientiert handeln. 

Verwenden Sie lieber die sogenannte Bumerang-Technik, anstatt eskalierend zu argumentieren. Das bedeutet genau: Sie fangen den Einwand auf und schicken ihn dann einfach wieder zurück an Ihren Dienstherrn: 

Einwand: „Die Abteilung C arbeitet nicht effizient. Da investiere ich kein Geld in ein neues Computerprogramm!“ 

Bumerang: „Gerade weil die Abteilung nicht effizient ist, ist dieses neue Programm so wichtig. Denn es kann die Abteilung C deutlich entlasten. Zukünftig müssen damit alle Daten nur noch einmal und nicht 4-mal eingegeben werden. Wir gewinnen so Zeit für die anderen Aufgaben.“

Wortschleifen für die Bumerang-Technik können sein:

  • gerade weil …
  • eben deshalb …
  • eben darum …
  • genau deswegen …
  • auf der anderen Seite … 
  • dafür …
  • dem entgegen steht … 

Auch mit der besten Technik können Sie Ihre Dienststellenleitung oder Ihre Kollegen nicht immer überzeugen, denn es gibt gerade in der Arbeitswelt immer wieder mal unüberbrückbare Interessengegensätze. Lassen Sie bzw. das Gremium Personalrat sich davon nicht frustrieren. Was Ihnen heute misslungen ist, kann das nächste Mal gelingen. Es wird immer gute und schlechte Tage geben! Außerdem: Haben Sie einen Kompromiss erzielt, dann können Sie auf alle Fälle schon mal einen Teilerfolg für sich als Personalratsgremium verbuchen. Und das ist doch auch schon mal was!

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