Datenschutz ist in aller Munde – und das ist auch gut so. Allerdings ist er in der Praxis gar nicht so leicht umzusetzen. Damit Sie sich hier ein bisschen leichter tun, haben wir Ihnen die folgende Checkliste verfasst:
Checkliste: Maßnahmen zur Sicherstellung des Datenschutzes
- Wurden in Ihrer Dienstelle Maßnahmen zur Sperrung bzw. Löschung nicht mehr erforderlicher Daten getroffen?
- Gibt es eine dokumentierte Belehrung der Mitarbeiter zum Thema Datenschutz?
- Liegt die Verschwiegenheitserklärung der Mitarbeiter vor (soweit erforderlich)?
- Gibt es Regelungen zur privaten Nutzung dienstlicher Kommunikationsmittel?
- Gibt es Regelungen zur Verwendung privater Kommunikationsmittel?
- Können die Türen zu Wartebereichen geschlossen werden?
- Können die Türen von Besprechungszimmern stets ganz geschlossen werden?
- Wird von der namentlichen Anrede am Telefon abgesehen, wenn Anwesende mithören können?
- Ist sichergestellt, dass Unterlagen an Kopierern und Faxgeräten nicht in die falschen Hände geraten können?
- Sind Bildschirme und Unterlagen mit sensiblen Daten so positioniert, dass sie von Dritten nicht eingesehen werden können?
- Werden Bildschirme gesperrt, wenn sie nicht benutzt werden?
- Werden die Diskretionsabstände eingehalten?
- Erfolgt die Datenvernichtung mit einem Schredder der Sicherheitsstufe 3 bis 4?
- Falls mit der Datenvernichtung ein externer Dienstleister beauftragt ist: Erfolgt die Sammlung in abgeschlossenen Behältnissen und liegen
- Entsorgungsnachweise vor?
- Werden externe Dritte schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet?
- Kommen Virenscanner, Firewalls, WLAN-Verschlüsselungen zum Einsatz?
- Werden tägliche, wöchentliche und monatliche Datensicherungen durchgeführt?
- Wird bei einem Austausch von Geräten mit Speicherfunktion darauf geachtet, dass die Speicher gelöscht werden?
- Ist ein Datenschutzbeauftragter bestellt, wenn 10 oder mehr Personen Daten automatisiert verarbeiten?
- Sind Schränke, in denen sensible Daten gelagert werden, abschließbar?
- Wird darauf geachtet, dass Unterlagen nicht offen und einsehbar herumliegen, wenn man in der Mittags- oder Kaffeepause ist?
- Beachten Sie, dass diese Liste nicht abschließend ist. Wo immer Sie kein Häkchen machen können, besteht in Ihrer Dienststelle
- Nachbesserungsbedarf. Gehen Sie diesen zum Wohle des Datenschutzes an!
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