Der Datenschutz wird derzeit reformiert, darüber haben wir Ihnen schon berichtet. Die Anpassungen sind auch wirklich wichtig, denn Datenschutzfallen lauern überall – auch bei der Gleitzeit im Rahmen der Zeiterfassung. Als Personalrat können Sie dem aber entgegenwirken, z. B. mit der folgenden Dienstvereinbarung:
Zwischen der Dienststelle und dem Personalrat wird die folgende Dienstvereinbarung über die Gewährleistung des Datenschutzes bei Gleitzeit geschlossen:
§ 1 Verwendetes System
Zur Zeiterfassung im Rahmen der Gleitzeit wird das System … eingesetzt. Dieses ist auf dem …-Rechner installiert.
§ 2 Systembetreuung
Die Systembetreuung erfolgt ausschließlich durch Angehörige der Abteilung EDV.
§ 3 Zugang zum Rechner und zu den Zeiterfassungsdaten
Der Raum, in dem der Rechner aufgestellt ist, ist durch eine abschließbare Tür zu sichern. Den Schlüssel dafür hat lediglich der aktuell mit der Bearbeitung der Gleitzeitdaten befasste Beschäftigte, im Fall seiner Abwesenheit sein Vertreter.
Anderen Personen ist der Aufenthalt in diesem Raum nur ausnahmsweise aus dringenden Gründen erlaubt. Dies gilt nicht für das Reinigungspersonal.
§ 4 Systemkonfiguration
Das Gleitzeiterfassungssystem ist so einzurichten, dass nur diejenigen Zeiterfassungsdaten eines Beschäftigten aufgerufen und auf einem Bildschirm sichtbar gemacht werden können, die zur Bearbeitung der Daten eines bestimmten Tages erforderlich sind.
Alle personenbezogenen Daten im System, die länger als 6 Monate gespeichert sind, werden automatisch gelöscht.
§ 5 Ausgabeprotokollierung
Jeglicher Ausdruck von Zeiterfassungsdaten ist zu protokollieren. Eine Kopie der Gesamtauflistung von Ausdrucken wird dem Personalrat monatlich übersandt.
Die Ausgabe der Protokolle über den Ausdruck von Zeiterfassungsdaten wird vom Referat kontrolliert, das für Fragen des Datenschutzes zuständig ist. Erst nach dessen Prüfung können die Protokolldaten gelöscht werden.
§ 6 Daten
Gespeichert werden nur die Namen der Mitarbeiter und deren Ein- und Ausbuchung.
§ 7 Datensicherung
Die Datensicherung erfolgt auf externen Datenspeichern, die in einem verschlossenen Schrank vor unbefugtem Zugriff zu schützen sind. Es erfolgt eine Tagessicherung.
§ 8 Schlussvorschriften
Sollte eine in dieser Dienstvereinbarung enthaltene Regelung unwirksam sein, so tritt an ihre Stelle die entsprechende gesetzliche Regelung. Die Wirkung der Dienstvereinbarung insgesamt bleibt davon unberührt.
§ 9 Laufzeit und Kündigung
Diese Dienstvereinbarung wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und tritt sofort in Kraft. Sie kann durch schriftliche Erklärung mit einer Frist von 3 Monaten gekündigt werden und gilt dann bis zum Abschluss einer neuen Dienstvereinbarung fort.
Ort, Datum Unterschriften
