22.03.2019

Mitbestimmung bei der Urlaubsgewährung: Sorgen Sie für die perfekte Urlaubsplanung 2019

Jetzt geht es wieder los: Die Kolleginnen und Kollegen planen ihren Sommerurlaub 2019. Denn die Ferienzeit rückt näher. Ihr Arbeitgeber ist grundsätzlich verpflichtet, Ihren und den Urlaubswünschen Ihrer Kollegen nachzukommen. Da er allerdings nicht alle Arbeitnehmer zur selben Zeit entbehren kann, darf er einen Urlaubsantrag unter bestimmten Voraussetzungen auch ablehnen. Wann das der Fall ist, lesen Sie im Folgenden. Außerdem erfahren Sie, was Sie tun können, damit die Urlaubsplanung in Ihrem Betrieb möglichst reibungslos abläuft. 

Sie als Betriebsrat dürfen bei der betrieblichen Urlaubsplanung mitbestimmen, so besagt § 87 Abs. 1 Nr. 5 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Und zwar unabhängig davon, ob es um Erholungs-, Sonder- oder Bildungsurlaub geht. Ihr Mitbestimmungsrecht erfasst die Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrundsätze und eines Urlaubsplans. Zudem dürfen Sie mitreden, wenn Ihr Arbeitgeber sich mit einem Ihrer Kollegen nicht auf einen Urlaubstermin einigen kann. Das kommt in der Praxis immer wieder vor. 

Nur mit Zustimmung des Arbeitgebers 

Ihren Urlaub dürfen Sie und Ihre Kollegen so oder so nur antreten, wenn Sie ihn vorher mit Ihrem Arbeitgeber abgestimmt haben. Denn wer wann in den Urlaub geht, entscheidet er. Dabei muss er sich aber an Ihren Wünschen orientieren. 

Das heißt: Ihr Arbeitgeber muss den Urlaub möglichst so legen, wie Sie es gerne hätten (§ 7 Abs. 1 Satz 1 BUrlG). Die Regelung hat allerdings auch zur Folge, dass er – wenn es die Situation im Betrieb nicht erlaubt – auch mal einen Urlaubsantrag ablehnen kann. 

Wann Ihr Arbeitgeber Nein sagen kann 

Bei der Ablehnung eines Urlaubsantrags sind Ihrem Arbeitgeber allerdings enge Grenzen gesetzt. Eine Ablehnung ist nur in 2 Ausnahmefällen möglich: 

  • wenn der Gewährung des Urlaubs dringende betriebliche Gründe entgegenstehen (etwa Unterbesetzung im Betrieb wegen eines besonders hohen Krankenstands) und 
  • wenn der Gewährung Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer entgegenstehen, denen unter Berücksichtigung von sozialen Gesichtspunkten ein Vorrang zukommt. 

Achtung! Einmal genehmigter Urlaub kann nicht widerrufen werden
Hat Ihr Arbeitgeber den Urlaub eines Kollegen einmal ausdrücklich genehmigt, kann er ihn in der Regel nicht ohne dessen Einverständnis widerrufen (Bundesarbeitsgericht, 20.6.2000, Az. 9 AZR 404/99 und Az. 9 AZR 405/99). 

Mindestens 12 Tage im Jahr sind zusammenhängend zu gewähren

Zudem muss Ihr Arbeitgeber den Urlaub zusammenhängend gewähren (eine abweichende Vereinbarung ist möglich). Eine Teilung ist nur bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen zulässig. Ein Urlaubsteil pro Urlaubsjahr sollte aber zumindest 12 aufeinanderfolgende Werktage umfassen. 

Sinnvoll in die Planung eingreifen 

Als Betriebsrat können Sie die Initiative ergreifen und Ihren Arbeitgeber auffordern, einen Urlaubsplan aufzustellen (§ 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG). Dabei geht es um eine Regelung, die die exakte Festlegung des Urlaubs der einzelnen Arbeitnehmer und deren Vertretung beinhaltet. 

Urlaub mit Urlaubsliste planen 

In der Regel lässt Ihr Arbeitgeber dazu Anfang des Jahres eine Liste herumgehen, in die jeder Arbeitnehmer seine Urlaubswünsche eintragen kann. Bei Überschneidungen kann so schon frühzeitig versucht werden, eine Klärung herbeizuführen. Ist eine Einigung nicht herzustellen, sollte ein Kompromiss gesucht werden. Diese Gespräche sind grundsätzlich Sache Ihres Arbeitgebers. Erst wenn er auch keine Kompromisslösung aushandeln kann, sind Sie gefragt. Denn in diesem Fall entscheiden Sie als Betriebsrat (§ 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG). 

Kommen Sie mit Ihrem Arbeitgeber gar nicht überein, können Sie sowohl in Sachen Urlaubsplanung als auch hinsichtlich der Grundsätze die Einigungsstelle anrufen. Voraussetzung dafür ist, dass Sie zunächst versucht haben, sich gütlich zu einigen. 

Ihr Mitbestimmungsrecht erstreckt sich auch auf die Urlaubsgrundsätze 

Ihr Mitbestimmungsrecht in § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG erstreckt sich zudem auf die Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrundsätze. Dabei geht es darum, Richtlinien über die Reihenfolge, nach der die Urlaubswünsche Ihrer Kollegen berücksichtigt werden sollen, sowie eine Regelung zu der Teilung des Urlaubs und seiner Übertragung zu finden. Am besten schließen Sie mit Ihrem Arbeitgeber eine Betriebsvereinbarung zu dem Thema. 

Muster-Schreiben: Verbindlicher Urlaubsplan 

An die Geschäftsleitung 

Urlaubsplan für das kommende Jahr 

Sehr geehrte Frau …, / Sehr geehrter Herr …, 

nachdem es jedes Jahr wieder in der Urlaubsfrage zu Kontroversen zwischen einzelnen Arbeitnehmern und der Unternehmensleitung kommt, hat sich der Betriebsrat entschlossen, zur Einhaltung des Betriebsfriedens von seinem Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG Gebrauch zu machen. 

Wir schlagen Ihnen vor, die Urlaubsplanung ab sofort mittels einer Urlaubsliste durchzuführen. Dazu müsste kurzfristig eine Urlaubsliste angefertigt werden, aus der dann im Anschluss ein verbindlicher Urlaubsplan zu erstellen ist. Die Einzelheiten, wie etwa dass Unstimmigkeiten mit uns zu beraten sind, möchten wir gern mit Ihnen in einer entsprechenden Betriebsvereinbarung festlegen. 

Deshalb bitten wir Sie, uns einen zeitnahen Gesprächstermin vorzuschlagen, an dem wir das Thema gemeinsam erörtern können. Wir gehen davon aus, dass auch Sie im Interesse der Gleichbehandlung aller Arbeitnehmer an einer einvernehmlichen Regelung interessiert sind. 

Mit freundlichen Grüßen
Unterschrift Betriebsratsvorsitzende(r) 

Muster-Betriebsvereinbarung

Zwischen der … (Name des Unternehmens) und dem Betriebsrat der … (Name des Unternehmens) wird die folgende Betriebsvereinbarung über die Urlaubsgrundsätze geschlossen: 

§1 Geltungsbereich 

Diese Vereinbarung gilt für alle Arbeitnehmer der … (Name des Betriebs). 

§2 Gewährung des Urlaubs 

Der Erholungsurlaub ist jedem Arbeitnehmer unter Beachtung der gesetzlichen bzw. tariflichen und falls gegeben auch einzelvertraglichen Bestimmungen zu gewähren. Die Interessen des Arbeitnehmers werden dabei vorrangig berücksichtigt; sie sind allerdings mit den betrieblichen Interessen abzuwägen. 

Für jedes Kalenderjahr wird in Abstimmung mit dem Betriebsrat ein Urlaubsplan für alle Arbeitnehmer erstellt. Jeder Arbeitnehmer hat grundsätzlich das Recht, einmal im Kalenderjahr zusammenhängend 4 Wochen Urlaub zu nehmen. 

Dabei erhalten Arbeitnehmer mit schulpflichtigen Kindern bzw. einem Ehepartner im Schuldienst bevorzugt während der Schulferien Urlaub. Sollte ein Beschäftigter mit schulpflichtigen Kindern bzw. einem im Schuldienst tätigen Ehepartner aus betrieblichen Gründen in einem Jahr während der Sommerferien keinen Urlaub nehmen können, hat er im folgenden Jahr Vorrang vor vergleichbaren Mitarbeitern. 

Allen Beschäftigten, deren Lebenspartner ebenfalls berufstätig ist, wird der Urlaub nach Möglichkeit jeweils so gewährt, dass sie zusammen Urlaub machen können. Auszubildende erhalten ihren Urlaub nach Möglichkeit während der Berufsschulferien. 

§3 Verfahren 

Im Januar jedes Kalenderjahres sind in allen Arbeitsbereichen Urlaubslisten für das laufende Kalenderjahr auszulegen bzw. in Umlauf zu setzen. In diese Urlaubslisten tragen die Arbeitnehmer ihre Urlaubswünsche für das bevorstehende Jahr so weit wie möglich ein; zumindest längere Urlaube müssen zu diesem Zeitpunkt bekannt gegeben werden. 

Die Arbeitnehmer stellen einen Urlaubsantrag durch Eintragung in die Urlaubsliste. 

Versäumt ein Arbeitnehmer, seinen Urlaubswunsch im Januar mitzuteilen, so kann er seine Wünsche auch später in die Liste eintragen. Die bis Ende Januar eingetragenen Urlaubsanträge haben allerdings Vorrang. 

Im Monat Februar werden in Verhandlungen zwischen der Personalleitung, dem Abteilungsleiter und den einzelnen Arbeitnehmern die Urlaubswünsche aufeinander abgestimmt. Die Betroffenen haben die Möglichkeit, zu diesen Gesprächen ein Betriebsratsmitglied hinzuzuziehen. 

Die Urlaubsanträge werden vom Arbeitgeber nach Ablauf der Frist geprüft. Die Arbeitnehmer erhalten spätestens Ende Februar eine schriftliche Benachrichtigung über die Entscheidung. Geschieht dies nicht, gilt nach Ablauf dieser Frist der Urlaub als genehmigt. 

§4 Einspruchsmöglichkeit 

Ist ein Arbeitnehmer mit der Entscheidung über seinen Urlaubsantrag nicht einverstanden, so kann er dagegen binnen 14 Tagen schriftlich bei der Personalabteilung oder beim Betriebsrat Einspruch einlegen. Über den Einspruch wird binnen weiterer 14 Tage entschieden. Und zwar durch eine paritätische Urlaubskommission. Diese besteht aus je einem Vertreter der Personalabteilung und des Betriebsrats. 

§5 Verlegung der Urlaubszeit 

Erteilter Urlaub kann durch den Arbeitgeber nur mit Zustimmung des Betriebsrats widerrufen werden. Zudem ist der Arbeitgeber ver- pflichtet, dem Arbeitnehmer den durch den Urlaubswiderruf entstandenen Schaden zu ersetzen. 

§6 Unbezahlter Urlaub 

Unbezahlter Urlaub kann bei Vorliegen besonderer Gründe in Einzelfällen gewährt werden. Dazu wird stets eine schriftliche Vereinbarung darüber geschlossen, ab wann und für welchen Zeitraum der unbezahlte Urlaub gewährt wird. 

§7 Betriebsferien 

Ist es aus betrieblichen Gründen notwendig oder zweckmäßig, können unter Berücksichtigung der Interessen der Arbeitnehmer für den ganzen Betrieb für maximal 3 Wochen jährlich Betriebsferien festgesetzt werden. 

§8 Resturlaub 

Im September macht die Personalabteilung den Arbeitnehmern Vorschläge für die zeitliche Lage des zu diesem Zeitpunkt noch nicht verplanten Resturlaubs. Die Resturlaubstage sind grundsätzlich bis zum Jahresende zu nehmen; ist dies aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht möglich, können sie noch bis zum 31.3. des Folgejahres genommen werden. 

§9 Schlussbestimmungen 

Diese Betriebsvereinbarung tritt mit Wirkung zum … in Kraft. Sie kann mit einer Frist von 3 Monaten zum Jahresende gekündigt werden. Bis zum Abschluss einer neuen Vereinbarung zu diesem Thema wirkt sie nach. 

Ort, Datum, Unterschriften 

Weitere Beiträge zu diesem Thema

 

23.10.2017
Wegfall einer Hierarchieebene: betriebsbedingte Kündigung dennoch unwirksam

Auf eine betriebsbedingte Kündigung darf Ihr Arbeitgeber nur zurückgreifen, wenn es keine weniger einschneidende Möglichkeit gibt. Das geht auch aus einer kürzlich veröffentlichten Entscheidung des Landesarbeitsgerichts (LAG)... Mehr lesen

23.10.2017
TVöD: Meister darf weniger verdienen als Gesellen?!

Viele von Ihnen kennen sicher noch den Bundesangestelltentarifvertrag (BAT). Dieser wurde vom Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) abgelöst. Alle Beschäftigungsverhältnisse mussten vom BAT in den TVöD... Mehr lesen

23.10.2017
Ist das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz eine Farce?

Soeben habe ich in einem Forum eine interessante Meinung gelesen. Dort wurde das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz so dargestellt, als wäre es quasi überflüssig. Was ist eigentlich genau in dem Gesetz geregelt? Mehr lesen