Schon bei der Telefonnummer eines Mitarbeiters kann es schwierig werden. Da sollten auch Sie als Personalrat sich gut auskennen. Denn es gehört auch zu Ihren Aufgaben, die Einhaltung der Datenschutzgesetze, insbesondere der neuen Datenschutz Grundverordnung (DSGVO), zu überwachen.
Das Landesarbeitsgericht (LAG) Thüringen musste sich mit der Frage beschäftigen, ob der Dienstherr einen Anspruch auf Bekanntgabe der privaten Mobilfunknummer von Mitarbeitern hat (16.5.2018, Az. 6 Sa 442/17 und Az. 6 Sa 444/17).
Bei einem Dienstherrn, einem kommunalen Gesundheitsamt, gab es einen Notdienst und eine Rufbereitschaft. Der Dienstherr änderte das seit langer Zeit funktionierende System. Deshalb wollte er die private Mobilfunknummer seiner Mitarbeiter bekommen, um sie außerhalb des Bereitschaftsdienstes im Notfall erreichen zu können. Ziel der Umstellung des Rufbereitschaftssystems war es sicherzustellen, dass die Rettungskräfte die Arbeitnehmer an Werktagen in Notfällen direkt anrufen könnten. Die Auswahl des Angerufenen sollte durch das Zufallsprinzip erfolgen.
2 Mitarbeiterinnen waren damit nicht einverstanden, wehrten sich dagegen und gaben lediglich die privaten Festnetznummern an den Dienstherrn. Dieser akzeptierte das allerdings nicht und erteilte wegen der Weigerung Abmahnungen. Dagegen klagten die 2 Betroffenen und forderten den Dienstherrn auf, die Abmahnung wieder aus der Personalakte zu entfernen.
Die Abmahnungen waren nicht gerechtfertigt, da das Thüringer Landesdatenschutzgesetz dem Herausgabeverlangen des Dienstherrn entgegenstand: Wenn ein Arbeitnehmer die Pflicht zur Herausgabe seiner privaten Mobilfunknummer hätte, würde dieses einen erheblichen Eingriff in das Recht der informationellen Selbstbestimmung darstellen. Dieser Eingriff muss durch ein berechtigtes Interesse des Dienstherrn gerechtfertigt sein. Insbesondere muss das Herausgabeverlangen der Mobilfunknummer angemessen sein. Und das war es hier nicht.
Der Arbeitnehmer kann sich aufgrund der dann bestehenden ständigen Erreichbarkeit dem Arbeitgeber ohne Rechtfertigungsdruck nicht mehr entziehen. So kann er gar nicht mehr zur Ruhe kommen. Dabei kam es für die Richter nicht darauf an, ob der Arbeitnehmer im Notfall überhaupt herangezogen worden wäre. Der Arbeitgeber hatte die Probleme selbst herbeigeführt und ihm standen andere Möglichkeiten zur Verfügung.
Fazit: Auch zur Absicherung eines Notfalldienstes ist ein Arbeitnehmer nicht in jedem Fall verpflichtet, dem Dienstherrn seine private Mobilfunknummer mitzuteilen.
Am 25.5.2018 sind gleichzeitig die DSGVO und das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in Kraft getreten. Das bedeutet für Sie als Personalrat, aber insbesondere auch für Ihren Dienstherrn, dass Sie bei der Arbeit mit personenbezogenen Daten beide gesetzlichen Vorschriften grundsätzlich gleichzeitig beachten müssen.
Art. 88 Abs. 1 DSGVO erlaubt den Mitgliedstaaten, durch Rechtsvorschriften oder Kollektivvereinbarungen spezifischere Vorschriften zum Schutz der Rechte und Freiheiten für personenbezogene Beschäftigtendaten im Beschäftigungskontext zu schaffen. Dies ist durch die Neuregelung des § 26 BDSG geschehen. Die Vorschrift ersetzt den alten § 32 BDSG, ergänzt ihn aber auch.
Nach der Gesetzeslage gilt als wichtigster Grundsatz im Beschäftigtendatenschutz das „Verbot mit Erlaubnisvorbehalt“. Das heißt: Das Erheben, Speichern und Verarbeiten von Daten der Mitarbeiter sind grundsätzlich verboten. Aber es gibt Ausnahmen.
§ 26 Abs. 1 BDSG legt fest, dass personenbezogene Daten eines Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden dürfen, wenn dies erforderlich ist
Eine weitere Möglichkeit zur Datenerhebung ist eine freiwillige schriftliche Einwilligung der Mitarbeiter. Dann muss Ihr Dienstherr Ihre Kolleginnen und Kollegen aber auch über ein Widerrufsrecht zur Einwilligung aufklären.
Ihr Dienstherr darf also mit den Daten Ihrer Kolleginnen und Kollegen arbeiten, die für die Durchführung seiner Aufgaben erforderlich sind. Was genau „erforderlich“ ist, sagt der Gesetzestext allerdings nicht.
Zahlreiche Fälle sind durch die Gerichte geklärt. Danach und nach dem Gesetz ist unbestritten, dass Stammdaten von Arbeitnehmern erhoben werden dürfen.
Zu diesen Stammdaten gehören:
Bei der Telefonnummer, der Mobilfunknummer und der E-Mail-Adresse wird es schwieriger. Fangen wir mit dem Einfachsten an: Die E-Mail-Adresse ist in den allermeisten Beschäftigungsverhältnissen nicht zwingend erforderlich, sodass der Dienstherr eine besondere Einwilligung des Arbeitnehmers benötigen wird.
Bei der Telefonnummer und der Mobilfunknummer wird Gleiches gelten müssen. Die Bekanntgabe der Nummern führt dazu, dass der Arbeitnehmer für den Dienstherrn ständig erreichbar ist. Genau das wollen die Gesetze aber verhindern. Somit wird davon auszugehen sein, dass der Dienstherr auch dafür eine besondere Einwilligung des Arbeitnehmers benötigt. Aber: Der Arbeitnehmer muss die Einwilligung nicht erteilen!
Die vorbezeichneten Grundsätze zur Telefonnummer und Mobilfunknummer gelten eben nur grundsätzlich und es gibt sicherlich eine Vielzahl von Ausnahmen. Die gelten immer dann, wenn die Interessen Ihres Dienstherrn höher zu bewerten sind als die des Kollegen.
Als „Verwerter“ von Mitarbeiterdaten gelten für Ihren Dienstherrn die in der DSGVO festgelegten Grundregeln der Transparenz für die Arbeit mit allen personenbezogenen Daten. Das bedeutet: Er ist verpflichtet, jedem betroffenen Kollegen im Vorfeld einer Datenerhebung Auskunft zu geben über den Zweck der Datenverarbeitung, Verantwortliche und Beteiligte, Dauer und sein Recht zur Berichtigung. Die Auskünfte müssen in präziser, verständlicher, leicht zugänglicher Form und einer einfachen sowie klaren Sprache erfolgen.
Die Einwilligung sollte für jeden Fall individuell formuliert werden. Stets ist folgender Inhalt verpflichtend:
So könnte eine Einwilligung formuliert werden:
Ich, Doris Adelmann, willige ein, dass mein Dienstherr meine Mobilfunknummer erhält, speichert und verarbeiten kann.
Die Daten werden nur behördenintern gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben, auch nicht an Server, die außerhalb der EU stehen.
Die folgenden Rechte habe ich:
Ich bin nach § 34 BDSG jederzeit berechtigt, gegenüber meinem Dienstherrn um umfangreiche Auskunftserteilung zu den von mir gespeicherten Daten zu ersuchen.
Nach § 35 BDSG kann ich jederzeit gegenüber meinem Dienstherrn die Berichtigung, Löschung und Sperrung einzelner personenbezogener Daten verlangen.
Ich kann darüber hinaus jederzeit ohne Angabe von Gründen von meinem Widerspruchsrecht Gebrauch machen und die erteilte Einwilligungserklärung mit Wirkung für die Zukunft abändern oder gänzlich widerrufen. Ich kann dabei den Widerruf entweder postalisch, per E-Mail oder per Fax an meinen Dienstherrn übermitteln.
Ort, Datum …
Unterschrift Doris Adelmann
1. Pflichtinformationen
Diese Informationen zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses müssen Arbeitnehmer dem Dienstherrn geben (nicht zu verwechseln mit Bewerbungsgesprächen!):
2. Informationen nur mit besonderer Einwilligung, sofern nicht ausnahmsweise zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses zwingend erforderlich
