Neues zu Ihrer Personalakte – das sollten Sie wissen – Teil 2

Über die Führung von Personalakten gibt es immer wieder Streit. Hier lesen Sie heute in einem 2. Teil das Wichtigste zu diesem Thema:

1.Sind Sie mit der Aufnahme bestimmter Dokumente in Ihre Personalakte nicht einverstanden, können Sie dazu eine Gegendarstellung schreiben. Sie haben das Recht, dass Ihre Sachverhaltsdarstellung ebenfalls zur Personalakte genommen wird. Dies wird bei unberechtigten Abmahnungen in der Praxis äußerst interessant.  
2. All dieses gilt entsprechend auch bei der digitalen Personalakte. Dabei handelt es sich letztendlich um nichts anderes, als um eine Software. Nach § 32 Bundesdatenschutzgesetz dürfen personenbezogene Daten eines Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erhoben, verarbeitet oder genutzt werden. Das gilt aber nur, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung des Arbeitsverhältnisses oder für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist.

3. Bei Straftaten dürfen personenbezogene Daten eines Arbeitnehmers nur dann erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn tatsächliche Anhaltspunkte für einen Verdacht vorliegen. Der Verdacht muss sich darauf beziehen, dass sich der Arbeitnehmer im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen hat. Die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung muss zur Aufdeckung erforderlich sein. Das schutzwürdige Interesse des Arbeitnehmers darf nicht überwiegen.

4. Werden erstmalig personenbezogenen Daten ohne Kenntnis des Betroffenen gespeichert, hat Ihr Arbeitgeber den Arbeitnehmer von der Speicherung, der Art der Daten, der Zweckbestimmung der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung und der Identität der verantwortlichen Stelle zu benachrichtigen.
5.Sie können jederzeit Auskunft über Ihre digitale Personalakte verlangen, insbesondere über

• die zu Ihrer Person gespeicherten Daten,
• Empfänger und Kategorien von Empfängern, an die Daten weiter gegeben werden und
• den Zweck der Speicherung.

Tipp: Nutzen Sie dieses Recht!