17.05.2019

Personaleinsatzplanung: Wie Sie sich richtig für Ihre Kolleginnen und Kollegen einsetzen

Eine gute Personaleinsatzplanung ist wichtig, damit in allen Betriebsbereichen jeweils die ausreichende Anzahl von Kolleginnen und Kollegen mit den erforderlichen Qualifikationen zur Verfügung steht. Dabei reden Sie als Betriebsrat mit. Wie, das habe ich für Sie in diesem Beitrag zusammengestellt. 

Ziel der Personaleinsatzplanung 

Ziel der Personaleinsatzplanung ist es sicherzustellen, dass alle Mitarbeiterkapazitäten kurz-, mittel- und langfristig gedeckt sind. Als Teil der Unternehmensplanung sorgt die Personalplanung dafür, dass die erforderlichen Personalressourcen jederzeit tatsächlich vorhanden sind, um übergeordnete Unternehmensziele erreichen zu können. Das setzt voraus, dass die richtige Anzahl an Kolleginnen und Kollegen mit den richtigen Qualifikationen zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Einsatzort vorhanden ist. 

Die Personaleinsatzplanung zielt darauf ab, das Auftragsvolumen des Unternehmens mit den Arbeitszeiten der Kollegen bzw. den Mitarbeiterkapazitäten zu synchronisieren. Personalengpässe sollen dadurch aktuell und in Zukunft vermieden werden. 

Der Dienstplan – das wichtigste Instrument

Im Arbeitsvertrag einigt sich Ihr Arbeitgeber mit den jeweiligen Kollegen auf eine bestimmte Anzahl an Arbeitsstunden. Mittels Direktionsrechts kann er die zeitliche Lage der Arbeitszeit festlegen. Die Koordinierung der Einsatzzeiten der Kolleginnen und Kollegen wird gewöhnlich in Dienstplänen geregelt. 

Allerdings kann Ihr Arbeitgeber nicht vollkommen frei entscheiden, wann genau er Ihre Kollegen einsetzt. Einschränkungen können sich vor allem aus dem Arbeitsvertrag, einem anwendbaren Tarifvertrag, gesetzlichen Schutzvorschriften, bestehenden Betriebsvereinbarungen sowie Ihren Mitbestimmungsrechten ergeben. 

So reden Sie bei Dienstplänen mit 

Als Betriebsrat haben Sie nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ein umfassendes Mitbestimmungsrecht bei der Lage und Verteilung der Arbeitszeit. Deshalb reden Sie mit, wenn es um Dienstpläne geht. Im Hinblick auf Dienstpläne greift zudem häufig Ihr Mitbestimmungsrecht bei Überstunden nach § 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG. 

Ihre Mitbestimmungsmöglichkeiten bei der Personaleinsatzplanung 

Arbeitszeit: Vor der Festlegung von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit besteht Ihr erzwingbares Mitbestimmungsrecht. 

Bereitschaftsdienste: Bei der Einführung und Gestaltung oder Änderung von Bereitschaftsdiensten sind Sie grundsätzlich zu beteiligen. Das Mitbestimmungsrecht zu der Frage, ob Bereitschaftsdienste im Betrieb eingeführt werden, ergibt sich aus § 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG. Hinsichtlich des Ob haben Sie allerdings nur dann ein Mitbestimmungsrecht, wenn der Bereitschaftsdienst außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit liegt und damit zu vorübergehenden Verlängerungen der betriebsüblichen Arbeitszeit führt. 

Dienstpläne: Ihr Mitbestimmungsrecht er- fasst die Aufstellung von Dienstplänen sowie deren Änderung. Sind Fragen in Bezug auf die Schichtarbeit zu klären, erstreckt es sich nicht nur auf die Frage, ob in Ihrem Betrieb in mehreren Schichten gearbeitet werden soll, sondern auch auf die Festlegung der einzelnen Schichten und die Abgrenzung des Personenkreises, der die Schichtarbeit zu leisten hat. 

Mitbestimmungspflichtig sind also insoweit nicht nur der Schichtplan und dessen nähere Ausgestaltung. Auch bei der Zuordnung der Arbeitnehmer zu den einzelnen Schichten und bei Änderungen von bereits aufgestellten Dienstplänen reden Sie mit. 

Pausen: Auch wenn es um Pausen geht, bestimmen Sie als Betriebsrat mit. Und zwar bei der Frage, auf wann die Pausen gelegt werden und wie lang sie dauern sollen. 

Rufbereitschaft: Die Ausgestaltung und die Anordnung von Rufbereitschaftsdiensten unterliegen ebenfalls Ihrer Mitbestimmung. Ob Ihr Arbeitgeber Rufbereitschaft einführt oder nicht, entscheidet er jedoch im Zweifel allein. 

Schichtarbeit: Sie bestimmen mit, wenn Ihr Arbeitgeber Schichtarbeit einführen möchte. Hat er z. B. die Idee, einen neuen Dienstplan einzuführen, der das 2-Schicht-System vorsieht, hat er sich nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG zunächst mit Ihnen auseinanderzusetzen. Sie haben ein zwingendes Mitbestimmungsrecht. 

Ihre Mitbestimmung umfasst allerdings nicht nur die Einführung von Schichtarbeit. Sie reden zudem mit, wenn Ihr Arbeitgeber ein bestehendes Schichtsystem ausweiten oder einschränken möchte. Und zwar auch dann, wenn es um die Ausgestaltung des Schichtsystems im Detail geht, z. B. in wie viele Schichten die Belegschaft aufzuteilen ist und welche Kollegen wie einzuteilen sind. Gleiches gilt, wenn Ihr Arbeitgeber den Schichtplan oder den Beginn oder das Ende der Schichten ändern möchte. 

Wie Sie sehen, sind Ihre Mitbestimmungsrechte bei der Schichtarbeit umfangreich. Mit der folgenden Checkliste können Sie schnell prüfen, ob Ihr Arbeitgeber Ihre Rechte gewahrt hat oder nicht. 

Checkliste: Mitbestimmungsrechte bei der Schichtarbeit gewahrt? 

  • Ausweitung eines bestehenden Schichtsystems 
  • Änderung eines bestehenden Schichtplans 
  • Aufstellung eines neuen Schichtplans, der den Einsatz der einzelnen Arbeitnehmer regelt 
  • Einschränkung eines bestehenden Schichtsystems 
  • Absage von bereits eingeplanten Schichten 
  • Regelung zum Beginn und Ende der Schichten 
  • Festlegung von allgemeinen Grundsätzen über die Aufstellung von Schichtplänen 
  • Schichtwechsel eines einzelnen Arbeitnehmers, der eine Versetzung darstellen könnte 

Wenn Sie die Punkte bejaht haben, hat Ihr Arbeitgeber Sie richtig beteiligt. 

Überstunden: Als Betriebsrat bestimmen Sie nach § 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG mit, wenn es darum geht, ob überhaupt und wie viele Überstunden notwendig sind und welche Mitarbeiter Überstunden leisten sollen. Deshalb kann Ihr Arbeitgeber Überstunden nicht einseitig per Dienstplan für Ihre Kolleginnen und Kollegen anordnen. 

Verteilung der Arbeitszeit: Auch bei Fragen der Verteilung der Arbeitszeit reden Sie umfassend mit. So hat Ihr Arbeitgeber sich mit Ihnen auseinanderzusetzen, wenn er festlegen will, ob in einer 4-, 5- oder 6-Tage-Woche gearbeitet werden soll. Gleiches gilt für die Bestimmung der einzelnen Wochentage. Das heißt, ob eine 5-Tage-Woche z. B. an den Tagen Montag bis Freitag stattfinden soll. 

Zuweisung von Tätigkeiten: Als Betriebsrat haben Sie kein Mitbestimmungsrecht im Hinblick auf die Zuweisung der während eines Arbeitstags zu erledigenden Aufgaben. Und zwar auch dann nicht, wenn Ihr Arbeitgeber die entsprechende Festlegung bereits im Dienstplan trifft, z. B. indem er eine Einteilung der Kolleginnen und Kollegen an die jeweiligen Maschinen vornimmt. Schließlich betrifft die Art der Tätigkeit weder unmittelbar noch mittelbar die zeitliche Lage der Arbeitszeit. 

Wenn Ihr Arbeitgeber Ihre Mitbestimmungsrechte ignoriert

Ihre Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 Nr. 2, 3 BetrVG zählen zu den erzwingbaren. Erstellt Ihr Arbeitgeber einen Dienstplan, ohne Sie ordnungsgemäß beteiligt zu haben, ist die Anweisung unwirksam. Ihre Kolleginnen und Kollegen müssen sich nicht an die Anweisung halten. 

Schichtarbeit: keine normale Arbeitszeit 

Bei der Schichtarbeit werden Arbeitnehmer nach einem bestimmten Zeitplan sukzessiv 

an denselben Arbeitsstellen eingesetzt. Sie erledigen dabei ihre Arbeit innerhalb einer täglich oder wöchentlich definierten betrieblichen Rahmenarbeitszeit zu verschiedenen Tages- und Nachtzeiten. 

Schichtarbeit kann in den verschiedensten Formen eingeführt werden. Die häufigsten Modelle in der Praxis sind:

  • das 2-Schicht-System mit einem Wechsel zwischen Früh- und Spätschicht an 5 Werktagen pro Woche,
  • das 3-Schicht-System (Früh-, Spät- und Nachtschicht) an 5 Werktagen von Montag bis Freitag und
  • der vollkontinuierliche Schichtbetrieb mit 24 Stunden Arbeit an 7 Tagen in der Woche. 

Bei der Schichtarbeit arbeitet immer ein Teil der Arbeitnehmer, während der andere Teil arbeitsfrei hat. Die Beschäftigung regelt sich nach einem Schichtplan. 

Auf Schichtarbeit setzen Arbeitgeber immer dann, wenn die Maschinen aus finanziellen oder zeitlichen Erwägungen voll durchlaufen müssen bzw. ein Betrieb wie etwa ein Krankenhaus oder Pflegeheim rund um die Uhr besetzt sein muss. 

Einführung von Bereitschaftsdiensten: Das müssen Sie wissen

Viele Arbeitgeber fordern von ihren Mitarbeitern zudem Bereitschaftsdienste. Ein Bereitschaftsdienst ist dann gegeben, wenn sich ein Kollege 

  • außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitszeit 
  • an einer von Ihrem Arbeitgeber bestimmten Stelle 
  • innerhalb oder außerhalb des Betriebs aufhalten muss, 
  • um bei Bedarf unverzüg 

Bereitschaftsdienste zählen zur bezahlten Arbeitszeit. Ihr Arbeitgeber ist deshalb verpflichtet, alle gesetzlichen Voraussetzungen auch im Hinblick auf die Bereitschaftsdienste einzuhalten. So z. B., dass die gesetzlich geregelte Arbeitszeit nicht überschritten wird und die Ruhepausen eingehalten werden. 

Tipp: Achten Sie auf die Einhaltung Ihrer Rechte. Selbst wenn Ihre Kolleginnen und Kollegen arbeitsvertraglich verpflichtet sind, Bereitschaftsdienste zu leisten, darf Ihr Arbeitgeber diese im Dienstplan nur anordnen, wenn er sich hierüber zuvor mit Ihnen geeinigt hat. 

Das kennzeichnet Rufbereitschaft 

Rufbereitschaft ist eine Form der Arbeit, die gar nicht als Arbeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes gilt. Denn währenddessen kann sich der Kollege an einem von ihm selbst gewählten Ort außerhalb des Betriebs aufhalten. Er ist allerdings verpflichtet, innerhalb eines bestimmten Zeitraums nach einem Anruf am Arbeitsplatz zu erscheinen. 

Bei der Rufbereitschaft zählt als Arbeitszeit nur die Zeit, während derer der Kollege zur Arbeit herangezogen wird. Für die Zeit, in der er sich nur bereithält, kann Ihr Arbeitgeber eine geringere Pauschale leisten. 

Betriebsvereinbarung schafft Rechtsklarheit und Sicherheit

Ihr Arbeitgeber ist grundsätzlich gehalten, jeden Dienstplan einschließlich der einzelnen Festlegungen von Schicht- und Bereitschaftsdiensten mit Ihnen abzustimmen. Es kann deshalb sinnvoll sein, Ihre Mitbestimmungsrechte bei der Dienstplangestaltung im Rahmen einer Betriebsvereinbarung festzulegen. Der folgenden Checkliste können Sie entnehmen, welche Punkte diese unbedingt enthalten sollte: 

Checkliste: Wichtige Regelungspunkte für eine Betriebsvereinbarung zur Personaleinsatzplanung 

  • Anwendungsbereich festlegen (Beispiel: Nennung der Abteilungen, in denen Schicht- bzw. Bereitschaftsdienst geleistet wird) 
  • Schicht- und Bereitschaftszeiten festlegen 
  • Einsatzplanung (Die tatsächliche Einsatzplanung, wer wann arbeitet, ist Sache Ihres Arbeitgebers, Sie überwachen nur.) 
  • Schweigen als Zustimmung (Regelung, wie in Eilfällen vorzugehen ist). Im Zweifel wird Ihr Arbeitgeber darauf bestehen, dass er in dringenden Fällen (Krankmeldung) ohne Ihre Zustimmung handeln darf, wenn Sie nicht binnen einer bestimmten Frist zustimmen. 
  • Turnusmäßige Austauschgespräche (Einigen Sie sich mit Ihrem Arbeitgeber auf regelmäßige Gespräche zum Austausch.)

Weitere Beiträge zu diesem Thema

 

23.10.2017
Betriebsverfassungsgesetz – Ihre Rechte als Betriebsrat – Heute: Die Beteiligung von Arbeitnehmern am Unternehmen

Betriebsräten kommt eine zentrale Rolle im Arbeitsalltag zu. Das Betriebsverfassungsrecht regelt die Zusammenarbeit zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern im Betrieb und schränkt die Weisungsbefugnisse des Arbeitgebers ein.... Mehr lesen

23.10.2017
Sozialversicherungsausweis – Ihre Rechte Ihre Pflichten

Müssen Sie einem neuen Arbeitgeber den Sozialversicherungsausweis überreichen? Was ist überhaupt ein Sozialversicherungsausweis? Hier das Wichtigste in Kürze: Durch den Sozialversicherungsausweis können Sie sich als Mitglied... Mehr lesen

23.10.2017
Rechtsirrtümer des Arbeitsrechts – Teil 12

Irrtum: Urlaub wird immer in das nächste Kalenderjahr übertragen Heute und in den nächsten Tagen werde ich Ihnen die in der Praxis am häufigsten vorkommenden Rechtsirrtümer im Arbeitsrecht vorstellen: Damit Sie die Fehler... Mehr lesen