08.06.2018

Was ist eine Vertrauensfrau? Sorgen Sie für die richtige Ausstattung

Wie sind Vertrauensfrauen auszustatten? Dazu ist in den Frauengleichstellungsgesetzen des Bundes und der Länder nichts geregelt. Hier die Überlegungen hierzu …

Vertrauensfrauen sind Vermittlerinnen

Vertrauensfrauen sind nach den Frauengleichstellungsgesetzen des Bundes und der Länder regelmäßig als Vermittlerinnen eingesetzt. Sie sollen den Kontakt zwischen der Gleichstellungsbeauftragten und den beschäftigten Frauen herstellen und als Ansprechpartnerin vor Ort fungieren. Hierfür sind sie beispielsweise nach dem Bundesgleichstellungsgesetz auch freizustellen bzw. zu entlasten.

Vertrauensfrauen brauchen Diskretionsräume

Für gewöhnlich nehmen die bestellten Vertrauensfrauen ihre Tätigkeit als solche an ihrem Arbeitsplatz wahr. Es wird ihnen häufig kein Diskretionsraum zur Verfügung gestellt oder gar ein eigenes Büro mit separatem Telefonanschluss und separater E-Mail-Adresse.

Vertrauensfrauen müssen Verschwiegenheit wahren

Vertrauensfrauen unterliegen aber auch wie Sie als Gleichstellungsbeauftragte der Verschwiegenheitspflicht. Es muss sichergestellt sein, dass Beschäftigte sie ungestört und ohne Zuhören Dritter beispielsweise anrufen können. Außerdem darf auch niemand Zugriff auf E-Mails haben, die ihnen in ihrer Funktion als Vertrauensfrau zugesandt wurden.

Dies kann ein echtes Problem in der Praxis darstellen. Verständlich ist es, dass die Dienststellen nicht jeder Vertrauensfrau nun auch noch ein eigenes Büro für diese Arbeit zur Verfügung stellen wollen.

Allerdings muss Ihr Arbeitgeber alles tun, um die Vertraulichkeit und Verschwiegenheit auch tatsächlich zu ermöglichen. So wird er der Vertrauensfrau zumindest ein Einzelbüro zur Verfügung stellen müssen und gleichermaßen einen eigenen E-Mail-Account und auch Telefonanschluss für diese Tätigkeit.

Das können Sie als Gleichstellungsbeauftragte tun

Sie als Gleichstellungsbeauftragte sind hier gefragt, die Weichen in Bezug auf die Ausstattung Ihrer Vertrauensfrauen zu stellen. Suchen Sie zunächst das Gespräch mit Ihrem Dienststellenleiter und schildern Sie ihm die Problematik hinsichtlich der Vertraulichkeit und Verschwiegenheit.

Anschließend können Sie gemeinsam nach einer Lösung suchen. Klappt dies nicht, stellen Sie einen formalen Antrag. Wird der abgelehnt, haben Sie die Möglichkeit, Ihre weiteren Rechte zu nutzen. Sie können also einen Einspruch bzw. einen Widerspruch erheben oder eine Beanstandung einlegen.

Verbinden Sie Ihren Antrag auf Ausstattung mit der Bestellung

Sie können aber auch Ihren Antrag auf Ausstattung der Vertrauensfrau durchaus mit dem Antrag auf ihre Bestellung verbinden. Das folgende Muster-Schreiben können Sie hierfür nutzen:

Muster-Schreiben (Bundesbehörde): Bestellung und Ausstattung der Vertrauensfrau

Die Gleichstellungsbeauftragte im Hause

An die Dienststellenleitung im Hause

Bestellung und Ausstattung der Vertrauensfrau Frau M

 

Sehr geehrte Frau …,

nachdem ich mit vielen Beschäftigten in der Dienststelle gesprochen habe, hat sich Frau M bereit erklärt, die Aufgaben der Vertrauensfrau in ihrer Dienststelle … wahrzunehmen.

Ich bitte Sie daher, Frau M umgehend zur Vertrauensfrau für die Dienststelle … zu bestellen.

Aufgrund der hohen Beschäftigtenzahlen ist Frau M mit 25 % freizustellen, um ihre Aufgaben als Vertrauensfrau angemessen wahrnehmen zu können. Ich bitte Sie daher, Frau M zu 25 % von ihren Hauptleistungspflichten aus dem Arbeitsvertrag bereits mit der Bestellung zu entbinden.

Frau M wird im Wesentlichen dafür zuständig sein, als Ansprechpartnerin für die Beschäftigten vor Ort zu fungieren. Daher benötigt sie einen Raum, in dem sie ungestört Gespräche führen, Telefonate entgegennehmen kann etc.

Deshalb bitte ich Sie zu veranlassen, dass Frau M eine weitere Telefonnummer sowie eine eigene E-Mail-Adresse für ihre Funktion als Vertrauensfrau erhält und ihr ein Raum mit der üblichen Ausstattung von Interessenvertretungen in unserem Hause (eigener Kopierer, Drucker, Büroausstattung) möglichst umgehend eingerichtet wird.

Diesen Antrag habe ich mit Frau M besprochen; sie ist mit einem Umzug in ein Einzelbüro einverstanden.

Bitte teilen Sie mir doch mit, bis wann die Einrichtung des Büros realisierbar ist, und übersenden Sie mir bitte eine Kopie der Bestellungsurkunde von Frau M.

Selbstverständlich stehe ich gern für ein persönliches Gespräch zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

Die Gleichstellungsbeauftragte

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