14.05.2019

Rückzahlung von Fortbildungskosten

Fortbildungen sind sowohl im Interesse Ihres Dienstgebers als auch Ihrer Kolleginnen und Kollegen. Beispielsweise gibt Art. 9 Grundordnung des kirchlichen Dienstes den Mitarbeitenden einen Anspruch auch berufliche Fort- und Weiterbildung. Hierfür wenden Dienstgeber oft erhebliche Geldbeträge auf. Ob und wann ggf. Mitarbeiter diese Kosten zurückzahlen müssen, lesen Sie in diesem Beitrag.

Rückzahlungsverpflichtung vereinbaren Voraussetzungen für Rückzahlung 

In den Arbeitsvertragsrichtlinien (AVR) ist geregelt, wie ein Dienstgeber einen Mitarbeiter an den Fortbildungskosten beteiligen kann (§ 10a Abs. 2 AVR). Die Regelung ermöglicht den Abschluss einer Fortbildungsvereinbarung mit Rückzahlungsverpflichtung für den Fall, dass die Fortbildung 

  • auf Veranlassung des Dienstgebers 
  • im Rahmen der Qualitätssicherung oder des Personalbedarfs erfolgt und 
  • der Dienstgeber die Kosten der Fortbildung vollständig trägt sowie 
  • der Mitarbeiter für die Dauer der Fortbildung unter Fortzahlung der Bezüge freigestellt wird. 

Keine Rückzahlung bei Ausbildung nach BBiG 

Eine wirksame Vereinbarung über eine Rückzahlung kann Ihr Dienstherr nicht schließen, wenn es sich bei der geplanten Maßnahme um eine Ausbildung handelt, die unter das Berufsbildungsgesetz (BBiG) fällt. Dies ergibt sich aus § 12 BBiG. 

Rückzahlung nur, wenn Mitarbeiter Vorteil von der Fortbildung hat 

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat hier bereits ausführlich entschieden, dass eine Beteiligung auch generell nur möglich ist, wenn die Fort- und Weiterbildung für den Mitarbeiter einen messbaren Mehrwert hat. Sei es durch Erhöhung der Arbeitsmarktchancen oder höhere Einstufung nach der Fortbildung (BAG, 14.1.2009, Az. 3 AZR 900/07). 

Fortbildung im Rahmen der Qualitätssicherung oder des Personalbedarfs 

Personalbedarf ist hier dahin gehend zu verstehen, dass innerhalb eines 3-jährigen Bindungszeitraums mit einiger Wahrscheinlichkeit höherwertige Stellen zu besetzen sind, für die die Mitarbeiter entsprechend qualifiziert werden. 

Tipp: Nicht zwingend nur eine Fortbildung. Es ist aber zulässig, dass Ihr Dienstgeber auch mehrere Kolleginnen und Kollegen weiterbildet, obwohl nur eine Stelle voraussichtlich zu besetzen ist. 

Freistellung der Mitarbeiter 

Die Kolleginnen und Kollegen sind für die Fortbildung unter Fortzahlung der Bezüge von der Arbeitsleistung zwingend freizustellen, wenn eine Rückzahlungsverpflichtung bestehen soll. Fortzahlung der Bezüge bedeutet hier aber lediglich die Zahlung der Dienstbezüge gemäß Abschnitt II Anlage 1 AVR. 

Übernahme der Kosten der Fortbildung 

Hier liegt für die Dienstgeber in der Praxis die größte Schwierigkeit. Das BAG fordert, dass der Dienstherr für die Mitarbeiter vollständig und nachvollziehbar schriftlich zeigt, welche konkreten Beträge er für ihre Fortbildung aufgewendet hat und welchen Betrag sie zurückzahlen müssten, wenn sie das Dienstverhältnis unmittelbar nach Erreichen des Ziels der Fortbildung bzw. innerhalb von 36 Monaten beenden würden (Landesarbeitsgericht Nürnberg, 20.8.2014, Az. 4 Sa 96/14). 

Rechtsfolge bei wirksamer Vereinbarung 

Soweit Dienstgeber und Mitarbeiter eine wirksame Fortbildungsvereinbarung mit Rückzahlungsverpflichtung im Sinne von § 10a AVR geschlossen haben, ist der Mitarbeiter verpflichtet, die fortbildungsbedingten Aufwendungen zu erstatten, wenn 

  • er das Dienstverhältnis selbst innerhalb von 36 Monaten nach Ende der Fortbildung beendet oder 
  • ihm aus einem von ihm zu vertretenden Grund gekündigt wird. 

Der Erstattungsbetrag vermindert sich um 1/36 für jeden Monat, den das Dienstverhältnis nach Ende der Fortbildung andauert. 

Ausnahme: Eine Rückzahlungspflicht besteht nicht, wenn die Mitarbeiterin in den letzten 3 Monaten vor Kündigung/Beendigung des Dienstverhältnisses ein Kind geboren hat. Die Mitarbeiterin kann während der Schwangerschaft und ab dem Zeitpunkt der Geburt innerhalb von 3 Monaten das Dienstverhältnis wegen Schwangerschaft/Geburt beenden, ohne irgendetwas zurückzahlen zu müssen, egal, in welcher Phase der Fortbildung/ Rückzahlungsfrist sie gerade ist. 

Ihr Beteiligungsrecht als MAV 

Bei der Auswahl der Mitarbeiter, die fort- oder weitergebildet werden sollen, steht Ihnen als MAV ein Anhörungs- und Mitberatungsrecht gemäß § 29 Abs. 1 Ziff. 5 MAVO zu. Wenn der Dienstgeber die Maßnahme nicht selbst durchführt, finanziell und personell aber maßgeblich beeinflusst, erstreckt sich das Mitberatungsrecht auch auf die Durchführung der Maßnahme, § 29 Abs. 1 Ziff. 6 MAVO. Als MAV haben Sie im Rahmen Ihrer Beteiligungsrechte darauf zu achten, dass sämtliche Mitarbeiter gleich berücksichtigt werden. Dies bedeutet, dass befristet Beschäftigten, Teilzeitbeschäftigten sowie insbesondere auch Schwerbehinderten und Gleichgestellten die Teilnahme an Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen ermöglicht wird. 

Fazit: Transparenz muss sein 

Soweit Sie als MAV den Dienstgeber zu Weiterbildungen beraten und es um Vereinbarungen zu Rückzahlungen geht, raten Sie ihm, entsprechende Vereinbarungen so ausführlich und transparent wie möglich zu formulieren, um in einem Streitfall die Anforderungen der Gerichte zu erfüllen. 

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